Não subestime a importância da Gestão de Contas para seu negócio

Fazer verificação de dados manualmente é um grande desafio para muitas empresas, ainda mais quando se fala na importância da Gestão de Contas. Além dos processos se tornarem mais lentos, é comum ocorrerem perdas, uma vez que os documentos transitam entre funcionários e áreas. O resultado são etapas de trabalho ineficientes afetando o processo como um todo.

Um sistema de gestão de contas eficiente ajuda a cuidar das atividades da empresa. Ele é uma solução que tem como objetivo facilitar as atividades do dia a dia, automatizando o máximo de processos possível.

A modernização é um processo que exige mudança e nem todo mundo lida bem com elas. Um dos papéis mais importantes da gestão é saber acompanhar tendências do mercado e liderar o time em direção às mudanças que vão otimizar o desempenho.

Quando se fala em automatizar processos, estamos falando em mais eficiência, menos custos e melhor aproveitamento do tempo, por meio da integração de sistemas e da substituição de atividades humanas por automáticas.

Qual a importância da Gestão de Contas?

Todo gestor, se ainda não enfrentou esse desafio, passará pela necessidade de tornar o processo de pagamentos de contas da sua companhia menos manual e mais automatizado.

Ao investir em processos de gerenciamento das contas, você não corre o risco de perder o controle, tão pouco sofrerá duplicidade nos pagamentos. A automatização das tem como principal função o alinhamento e padronização dos processos, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Ao criar indicadores e passar a acompanhar seus resultados, diversas vantagens podem ser observadas:

• Maior visibilidade;
• Redução de riscos como erros de digitação e atraso no pagamento de faturas;
• Redução de tempo e burocracia nas etapas dos processos;
• Uma gestão mais organizada;
• Maior eficiência;
• Padronização de processos;
• Menos erros humanos;
• Um ambiente de trabalho mais produtivo;
• Decisões mais assertivas, uma vez que os Dashboards apontam seus gastos.

Gestão X Produtividade

A automação de processos é um dos principais fatores que contribuem para o aumento da produtividade nas empresas. Ao aplicar a tecnologia no seu negócio, você ajuda os colaboradores a fazer mais em menos tempo, o que os torna muito mais produtivos. As soluções digitais oferecem as ferramentas necessárias para simplificar ações no dia a dia da empresa.

Ao optar por usar um sistema de gestão automatizado sua empresa consegue eliminar um retrabalho desnecessário. Esse retrabalho nada mais é que uma tarefa que já foi executada, mas que precisa ser refeita em todas as áreas do seu negócio.

Com isso você passa a permitir que seus funcionários gastem muito menos tempo em tarefas administrativas, obtendo mais eficiência e resultados. Dessa maneira, é possível reduzir os custos internamente, gerando um aumento indireto das suas margens de lucro.

Gestão X Redução de custos

Algumas empresas têm resistência para implementar a automação de processos por achar que é uma ação que custa caro para o negócio. Por falta de recursos, preferem continuar realizando atividades de forma manual, burocrática e lenta.

A importância da Gestão de Contas faz você encarar esse processo como um investimento. A partir dele, a redução de custos operacionais fica muito clara. Além disso, a mão de obra pode ser reduzida devido à eficácia dos sistemas utilizados, o que permite uma gestão mais assertiva.

As antigas planilhas passam a servir apenas como suporte e deixam de ser a principal fonte de informação, antes alimentadas manualmente, dando lugar a um sistema automático que conserva os dados por período ilimitado.

Quando esse controle é feito de maneira manual, as chances de cometer erros humanos no processo existem, e as consequências destes erros podem ser prejuízos que a empresa não contava com a possibilidade de ter que lidar.  Além disso, o trabalho manual, pela sua lentidão, exige um número maior de funcionários para executar as atividades. Ao implantar essa solução, o gestor pode repensar o quadro funcional e ajustar as funções conforme o perfil de cada colaborador.

Gestão X Controle Financeiro

Um sistema de gestão automatizado ajuda no acompanhamento e controle de contratos, no pagamento das faturas, no rateio das cotas, além de oferecer o controle das datas de vencimentos. Assim, a empresa poderá ter uma melhor ideia de valores e quais custos deverão ser cobertos por ela, tornando o controle das operações ainda mais eficaz.

Não será preciso delegar a nenhum funcionário a tarefa de preparar relatórios, por exemplo. Uma boa solução emite relatórios e gráficos, bastando apenas parametrizar e configurar as informações que precisam constar na análise.

O controle financeiro e de contas, que costumam gerar grande dor de cabeça quando um valor não é identificado, passarão a um processo rápido e dinâmico.

Gestão X Visibilidade

Ao investir na gestão automatizada você vai perceber que o gerenciamento e as informações passam a estar mais visíveis. Dessa forma, perde-se a necessidade de ficar horas tentando compreender planilhas ou relembrando trabalhos passados.

O sistema automático fornece todas as informações de forma prática, facilitando a visão do gestor sobre todas as faturas e contratos.

Conclusão

Automatizar não se resume a criar uma série de planilhas de Excel. As planilhas são uma importante ferramenta, mas deve-se, acima de qualquer coisa, guardar dados, garantir que eles serão imputados sem erros e estabelecer parâmetros para que as informações fiquem disponíveis para um maior controle, evitando que tarefas manuais consumam muito tempo e acabem, muitas vezes, gerando falhas que podem causar grandes problemas. Por isso que temos uma grande importância da gestão de contas.

Possuir um sistema de gestão automatizado pode diminuir, e muito, o tempo usado nas atividades relacionadas à gestão administrativa da sua empresa. Ao escolher uma solução de automação para gestão de contas corporativas, é importante pensar no armazenamento desses dados, na integração total com seu ERP e na sua eficiência.

A NSB oferece o CM360 ITSM Facilities, onde você tem acesso a indicadores de consumo, juros, multa, datas de vencimento, pagamentos, valores e outros campos parametrizáveis de suas contas, obtendo total visibilidade dos gastos, evitando erros de digitação e colocando todo esforço operacional no core business.

O CM360 ITSM Facilities faz a gestão de contratos, faturas e controle de gastos, tudo isso com dashboards interativos, onde informações podem ser cruzadas e rateadas entre departamentos, centros de custos e funcionários da sua empresa. Uma solução completa que visa tornar a gestão de Contas de sua empresa mais efetiva e produtiva!

Quer saber mais sobre nossa solução de Gestão de Contas? Entre em contato e teremos satisfação te contar mais! A NSB possui soluções inteligentes, que proporcionam a melhor performance financeira e visibilidade para o seu negócio.

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