Não subestime a importância da Gestão de Contas para seu negócio

Não subestime a importância da Gestão de Contas para seu negócio
Não subestime a importância da Gestão de Contas para seu negócio

Fazer verificação de dados manualmente é um grande desafio para muitas empresas, ainda mais quando se fala em controle de despesas. Além dos processos se tornarem mais lentos, é comum ocorrerem perdas, uma vez que os documentos transitam entre funcionários e áreas. O resultado são etapas de trabalho ineficientes afetando o processo como um todo.

Um sistema de gestão de contas eficiente ajuda a cuidar das atividades da empresa. Ele é uma solução que tem como objetivo facilitar as atividades do dia a dia, automatizando o máximo de processos possível.

A modernização é um processo que exige mudança e nem todo mundo lida bem com elas. Um dos papéis mais importantes da gestão é saber acompanhar tendências do mercado e liderar o time em direção às mudanças que vão otimizar o desempenho.

Quando se fala em automatizar processos, estamos falando em mais eficiência, menos custos e melhor aproveitamento do tempo, por meio da integração de sistemas e da substituição de atividades humanas por automáticas.

Quais são as vantagens em usar um sistema automatizado de gestão de contas?

Todo gestor, se ainda não enfrentou esse desafio, passará pela necessidade de tornar o processo de pagamentos de contas da sua companhia menos manual e mais automatizado.

Sistema de gestão de contas

Ao investir em processos de gerenciamento das contas, você não corre o risco de perder o controle, tão pouco sofrerá duplicidade nos pagamentos. A automatização das tem como principal função o alinhamento e padronização dos processos, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Ao criar indicadores e passar a acompanhar seus resultados, diversas vantagens podem ser observadas:

  • Maior visibilidade;
  • Redução de riscos como erros de digitação e atraso no pagamento de faturas;
  • Redução de tempo e burocracia nas etapas dos processos;
  • Uma gestão mais organizada;
  • Maior eficiência;
  • Padronização de processos;
  • Menos erros humanos;
  • Um ambiente de trabalho mais produtivo;
  • Decisões mais assertivas, uma vez que os Dashboards apontam seus gastos.

Gestão X Produtividade

A automação de processos é um dos principais fatores que contribuem para o aumento da produtividade nas empresas. Ao aplicar a tecnologia no seu negócio, você ajuda os colaboradores a fazer mais em menos tempo, o que os torna muito mais produtivos. As soluções digitais oferecem as ferramentas necessárias para simplificar ações no dia a dia da empresa.

Ao optar por usar um sistema de gestão automatizado sua empresa consegue eliminar um retrabalho desnecessário. Esse retrabalho nada mais é que uma tarefa que já foi executada, mas que precisa ser refeita em todas as áreas do seu negócio.

Com isso você passa a permitir que seus funcionários gastem muito menos tempo em tarefas administrativas, obtendo mais eficiência e resultados. Dessa maneira, é possível reduzir os custos internamente, gerando um aumento indireto das suas margens de lucro.

Gestão X Redução de custos

Algumas empresas têm resistência para implementar a automação de processos por achar que é uma ação que custa caro para o negócio. Por falta de recursos, preferem continuar realizando atividades de forma manual, burocrática e lenta.

É importante encarar esse processo como um investimento. A partir dele, a redução de custos operacionais fica muito clara. Além disso, a mão de obra pode ser reduzida devido à eficácia dos sistemas utilizados, o que permite uma gestão mais assertiva.

As antigas planilhas passam a servir apenas como suporte e deixam de ser a principal fonte de informação, antes alimentadas manualmente, dando lugar a um sistema automático que conserva os dados por período ilimitado.

Quando esse controle é feito de maneira manual, as chances de cometer erros humanos no processo existem, e as consequências destes erros podem ser prejuízos que a empresa não contava com a possibilidade de ter que lidar.  Além disso, o trabalho manual, pela sua lentidão, exige um número maior de funcionários para executar as atividades. Ao implantar essa solução, o gestor pode repensar o quadro funcional e ajustar as funções conforme o perfil de cada colaborador.

Gestão X Controle Financeiro

Um sistema de gestão automatizado ajuda no acompanhamento e controle de contratos, no pagamento das faturas, no rateio das cotas, além de oferecer o controle das datas de vencimentos. Assim, a empresa poderá ter uma melhor ideia de valores e quais custos deverão ser cobertos por ela, tornando o controle das operações ainda mais eficaz.

Gestão x Controle Financeiro

Não será preciso delegar a nenhum funcionário a tarefa de preparar relatórios, por exemplo. Uma boa solução emite relatórios e gráficos, bastando apenas parametrizar e configurar as informações que precisam constar na análise.

O controle financeiro e de contas, que costumam gerar grande dor de cabeça quando um valor não é identificado, passarão a um processo rápido e dinâmico.

Gestão X Visibilidade

Ao investir na gestão automatizada você vai perceber que o gerenciamento e as informações passam a estar mais visíveis. Dessa forma, perde-se a necessidade de ficar horas tentando compreender planilhas ou relembrando trabalhos passados.

O sistema automático fornece todas as informações de forma prática, facilitando a visão do gestor sobre todas as faturas e contratos.

Conclusão

Automatizar não se resume a criar uma série de planilhas de Excel. As planilhas são uma importante ferramenta, mas deve-se, acima de qualquer coisa, guardar dados, garantir que eles serão imputados sem erros e estabelecer parâmetros para que as informações fiquem disponíveis para um maior controle, evitando que tarefas manuais consumam muito tempo e acabem, muitas vezes, gerando falhas que podem causar grandes problemas.

Possuir um sistema de gestão automatizado pode diminuir, e muito, o tempo usado nas atividades relacionadas à gestão administrativa da sua empresa. Ao escolher uma solução de automação para gestão de contas corporativas, é importante pensar no armazenamento desses dados, na integração total com seu ERP e na sua eficiência.

A NSB oferece o CM360 ITSM Facilities, onde você tem acesso a indicadores de consumo, juros, multa, datas de vencimento, pagamentos, valores e outros campos parametrizáveis de suas contas, obtendo total visibilidade dos gastos, evitando erros de digitação e colocando todo esforço operacional no core business.

O CM360 ITSM Facilities faz a gestão de contratos, faturas e controle de gastos, tudo isso com dashboards interativos, onde informações podem ser cruzadas e rateadas entre departamentos, centros de custos e funcionários da sua empresa. Uma solução completa que visa tornar a gestão de Contas de sua empresa mais efetiva e produtiva!

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2019-11-14T09:59:23-02:00