Conheça as vantagens de usar o tarifador para administrar seus gastos em telefonia fixa

Você sabia que telefonia é, estatisticamente, a maior fonte de gastos que uma empresa pode ter? É comum que as corporações se preocupem com as despesas em água e energia elétrica, suprimentos de pessoal, material de escritório, entre muitas outras, mas deixem passar despercebidas as ligações telefônicas, você já pensou em utilizar um tarifador?

Esse problema pode ser fatal para qualquer empresa, porque ela fica condenada a gastar a maior parte do seu capital nas faturas telefônicas, e não nos negócios. Quer evitar que isso aconteça no local onde você trabalha? Então, continue acompanhando este texto e saiba mais informações sobre como fazer a gestão de custos com telefonia da sua empresa.

Os problemas

Para início de conversa, sabemos que o Brasil tem um dos serviços de telefonia mais caros do planeta. Além disso, para que um gestor consiga administrar bem os gastos com telefonia, é preciso que saiba quais setores da empresa usam mais e quais usam menos, quando, qual a duração de cada chamada, se são feitas mais chamadas DDD ou DDI, etc.

A maioria dessas informações não vem nas faturas, que apenas apontam sua realização, dia, hora e tempo de duração. Assim, é frequente que aconteçam erros, e que os valores cobrados não correspondam à realidade. Calcula-se que a margem de diferença entre os cálculos da operadora e os do usuário podem chegar a 7% – taxa de erro muito alta.

O jeito de controlar esse gasto seria fazendo uma planilha, para anotar os dados manualmente, outra maneira de incorrer em erro. E, para completar, os administradores só ficam sabendo sobre os gastos com telefone tarde demais, quando chega a conta, depois que acaba o mês e eles dependem desses dados para tomar decisões sobre redução de custos.

A solução

Não seria ótimo se, ao invés disso, o administrador pudesse:

• saber em tempo real sobre qualquer chamada, e pudesse, no mesmo dia, chamar a atenção do funcionário que abusou do tempo previsto para tratar de assuntos pessoais?
• saber com precisão qual a função do telefone em cada setor, em vez de ter que abrir toda uma sindicância interna?
• diminuir o tempo do rateio das faturas, além de poder mostrar provas incontestáveis à operadora?
• poder usar esses dados para negociar planos mais condizentes com a realidade da empresa, que ofereçam todos os serviços que ela efetivamente utiliza, e sem ter que pagar por opções inúteis?
• negociar para que setores que usam mais disponham de mais tempo a preços mais baixos, e que chamadas de linhas fixas para linhas de celular ou PABX (pertencentes a uma central telefônica) sejam automaticamente completadas com a rota de menor custo?
• estipular o tempo máximo para cada funcionário usar o telefone?

A solução que reúne tudo isso e muito mais é o chamado tarifador telefônico, ou de chamadas, que é um software que vai registrando as chamadas realizadas a cada mês, gerando relatórios que mostram quanto cada setor gasta por mês em telefonia, inclusive destacando os pontos de desperdício e os que precisam de mais investimento. O que permite programar ações para otimizar o uso do orçamento, reduzindo custos e gastando no que realmente mais importa e precisa.

De cara, a maior vantagem que um software desses pode oferecer é a organização de todas as chamadas e das consequentes cobranças numa mesma plataforma, o que permite não apenas que a empresa veja se o que a operadora está cobrando e o serviço que está oferecendo são justos, mas também que possa negociar com ela planos que atendam melhor às suas reais necessidades.

Por exemplo, se seu uso é menor do que o que seu plano atual cobre, pode trocar para outro mais simples e barato; se for o contrário, pode adquirir um pacote que permita mais ligações ou maior duração para compensar pagando menos. Imagine que o seu setor comercial precisa muito mais de comunicação telefônica do que o setor administrativo; porém esse também deve ter a sua cota mínima de necessidade respeitada, para não diminuir a sua eficiência diária.

Além disso, o tarifador telefônico permite acompanhar em tempo real quando cada ligação foi feita, o que possibilita planejar ainda antes do fechamento da fatura mensal como reduzir os gastos com telefonia. Eles costumam ser fáceis de usar, e ainda fazem gráficos que enumeram diversos detalhes ao mesmo tempo, mostrando as variadas características do consumo de cada setor e como elas podem ser melhoradas.

Melhoras após a implantação do Tarifador:

• Melhoria da comunicação em todos os setores da empresa;
• Muitas corporações ainda hoje usam um departamento para validar as contas e outro para pagá-las. Uma gestão de telecom eficiente centraliza esses processos, já que eles passam a ser automatizados – o tarifador de chamadas realiza o controle e as auditorias numa única plataforma;
• Conhecimento pela corporação do seu poder de compra, para poder negociar com ele, por exemplo, comprando de um fornecedor a menores custos ou em condições de pagamento mais vantajosas;
• Planejamento de orçamentos mais realistas, sobretudo para telefonia;
• A empresa consegue detectar se tem funcionários de mais ou de menos em seu call center;
• Identificação de funcionários que estão ocupando as linhas corporativas para tratar de assuntos pessoais, em vez dos referentes ao trabalho;
• Melhora no atendimento aos clientes, que não caem em linhas ociosas, correndo o risco de não serem atendidos;
• Verificar se há linhas que não estão funcionando e consertá-las ou eliminá-las;
• Ajuda no planejamento caso seja necessário aumentar o número de linhas, ou em decisões como todos aderirem ao celular corporativo;
• Mais de um gestor pode acompanhar os dados coletados, através da conexão em rede;
• Tudo isso traz como principal consequência um aumento na produtividade.

Agende sua reunião e sabia como otimizar os seus processos de telecom 

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