Consultoria de Telecom: os passos que a sua empresa precisa seguir para evitar gastos desnecessários

Consultoria de Telecom: os passos que a sua empresa precisa seguir para evitar gastos desnecessários
Consultoria de Telecom: os passos que a sua empresa precisa seguir para evitar gastos desnecessários

A redução de despesas e aumento dos lucros é o objetivo de qualquer empresa. Entretanto, para atingir este estágio, é necessário percorrer um longo caminho. Para muitas companhias, as contas de telefone são as principais vilãs, gerando custos desnecessários.

Diante de todos os recursos tecnológicos que temos à nossa disposição, as organizações não precisam mais viver com estes gastos extras. Dentre tais recursos, encontra-se a gestão de Telecom. Trata-se de uma grande aliada no equilíbrio das despesas mensais, evitando gastos dispensáveis com a utilização de telefones, celulares e até mesmo link de dados.

Tanto campanhas educativas para os colaboradores quanto a instalação de softwares são boas formas de solucionar o problema de gastos excessivos. Mas existem outros procedimentos que a companhia deve adotar, para fechar o mês com uma economia significativa.

Neste artigo, nós elencamos 10 passos para sua empresa diminuir os custos e evitar gastos desnecessários, além de assegurar de forma definitiva que a telefonia deixe de ser uma dor de cabeça para a organização, passando a ser um modelo de solução em gestão.

Os 10 passos que a sua empresa deve seguir para evitar despesas desnecessárias na telefonia

1 – Sistematize o seu inventário

Você sabe dizer ao certo quantos aparelhos em sua empresa estão capacitados a realizar ligações telefônicas? Se você não sabe, considere efetuar um inventário de todas as linhas móveis e fixas disponíveis na corporação.

O objetivo em criar um inventário é dar início a uma visão geral, para somente depois preparar a empresa e compreender quanto cada departamento gasta com a telefonia.

2 – Busque por um plano adequado

Boa parte das corporações paga além do que deveria em suas contas telefônicas. O motivo? A falta de conhecimento de um plano mais apropriado às suas necessidades. Muitos gestores acreditam que, ao assinar um plano mais caro, terão mais vantagens. Acontece que, em teoria, isso não acaba acontecendo, se a bonificação proveniente do pacote não é usufruída pela empresa.

O correto é buscar um plano telefônico adequado para a companhia, evitando os pacotes prontos.

3 – Se atente aos termos contratuais

A partir do momento que você está confiando a gestão em telefonia para uma consultoria, certifique-se que tudo o que foi negociado verbalmente esteja nos termos contratuais de forma clara e objetiva. Principalmente, garanta que os termos estejam ajustados à necessidade da sua companhia.

Os preços devem condizer à condição financeira da empresa, evitando, desta forma, que o acordo não seja suportado posteriormente. Além disso, as multas do contrato devem ser cuidadosamente analisadas. Tenha em mente que ter conhecimento total do contrato é de extrema importância, não só para assegurar de que o mesmo está sendo exercido, mas para que se evitem desvios.

É válido destacar que não basta o setor jurídico da companhia conhecer os termos, o responsável pela administração e operação do componente do contrato também.

4 – Pague apenas por aquilo que a empresa deve

Provavelmente os números da sua conta estão errados. Isso dá ao fato de que a maioria das faturas de telefone acaba fazendo a cobrança de maneira errada os seus clientes. O pior é que sem um programa específico ou o suporte de uma empresa especializada na gestão de Telecom, você dificilmente irá descobrir isso.

O Optmize TEM — Telecom Expense Management, software desenvolvido pela NSB, é a solução ideal para garantir que as linhas da sua empresa estejam sendo faturadas de forma correta, sem erros nos valores e/ou serviços cobrados.

5 – Aprimore os procedimentos

Após seguir o passo de organizar seu inventário, é chegado o momento de compreender quem gera mais e menos custos, e o porquê estas maiores despesas acontecem. Ao compreender as distinções de cada um dos procedimentos você é capaz de realizar melhorias pontuais, reduzindo os gastos desnecessários a médio e longo prazo.

6 – Divida os gastos por unidades

A organização e o aprimoramento de procedimentos proporcionam outro resultado: A percepção de que determinados departamentos da empresa estão utilizando os serviços de telefonia de modo inadequado.

Isso possibilita que você desative as linhas em inatividade ou até mesmo remaneje as linhas existentes para departamentos onde elas possam ser mais bem utilizadas e produtivas.

7 – Regulamente a utilização da telefonia dos colaboradores

Quando a empresa não propõe campanhas educativas ou certas regras aos seus colaboradores, alguns deles acabam vendo a telefonia como uma espécie de benefício.

Quando isso acontece, é comum que alguns deles façam uso das linhas telefônicas para realizar ligações pessoais. É importante pontuar que o objetivo com a regulamentação não é punir o funcionário que se beneficia do telefone, mas conscientizá-lo em relação aos custos extras que as ligações telefônicas podem gerar à empresa.

8 – Faça uso de softwares de gestão e centrais telefônicas

Dentre todas as medidas que você pode adotar para reduzir os custos de telefonia, duas delas são consideradas essenciais, pois obterão melhores resultados.

A NSB é especializada em desenvolver soluções e tecnologias que otimizam e geram maior performance para o seu negócio, oferecendo serviços gestão e consultoria em Telecom. Com eles, o gestor da rede possui controle absoluto sobre cada ligação feita, por exemplo.

9 – Se atente às operadoras dos celulares dos funcionários

Outro fator que é deixado de lado por boa parte das empresas, mas que pode impactar negativamente as despesas no final do mês é o “cobilling”.

Isso ocorre quando os funcionários possuem celulares de operadoras distintas à da organização. O que isso significa? Na hora de ligar para um deles, o custo acaba sendo maior, somente pelo fato de o telefonema ser para outra operadora.

Nestes casos, o que pode ajudar na diminuição dos custos é usar o CSP da operadora contratada ao fazer ligações com DDD.

10 – Os colaboradores não precisam de celulares corporativos de alto custo

Qual modelo de aparelho celular sua companhia fornece aos funcionários? De modo geral, o uso do celular corporativo está ligado apenas a ligações e mensagens de textos. Desta forma, não existe a necessidade de comprar um dispositivo que tenha custo superior a mil reais, já que seu uso será exclusivamente comercial. O ideal é buscar por um aparelho que apresente um bom custo-benefício.

Para obter a redução de custos desnecessários em telefonia de forma eficiente e com qualidade, é necessário investir na contratação de uma Consultoria em Telecom. Entre em contato com a NSB,  e agende uma reunião conosco.  Estamos esperando por você!

Neste exato momento, você pode estar deixando de economizar até 40% na sua conta de telefone. O que você está esperando para economizar?

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2019-11-21T15:18:55-02:00