Como alinhar a Gestão de Contas e o Planejamento Estratégico

Como alinhar a Gestão de Contas e o Planejamento Estratégico
Como alinhar a Gestão de Contas e o Planejamento Estratégico

O Planejamento Estratégico é o instrumento de gestão mais importante de uma empresa, independente do seu segmento ou porte. É através dele que são definidos os objetivos, cenários, condições e os recursos necessários para o cumprimento. Um objetivo muito presente em um Planejamento Estratégico são as metas de gastos das diversas áreas, como sustentação para operar e também como fonte de recursos para atingir objetivos. Nesse ponto, a Gestão de Contas cumpre um papel decisivo!

Com uma Gestão de Contas eficiente, a empresa terá a visibilidade e o controle de um objetivo comum a todas as áreas em um Planejamento Estratégico: a eficiência nos gastos.

E aqui podemos falar de gastos com dois objetivos:

  • Os custos de produção. O mais conhecido são os insumos para fabricação ou os produtos acabados para a venda;
  • Os custos administrativos, ligados ao funcionamento de cada setor e da empresa como um todo. Os gastos com Telefonia e Aluguéis são bons exemplos.

Um dos principais fatores críticos de cada meta dentro de um Planejamento Estratégico é quanto podemos investir para atingir as metas específicas e gastar para que as estruturas funcionem com eficiência e suportem o atingimento das metas.

Como os investimentos e gastos destinados às metas de produção e venda são muito específicos de cada setor, nesse artigo vamos focar os custos administrativos e operacionais, que são comuns a todas as empresas e obedecem formas muito similares de gestão, independente do produto ou serviço.

Você sabe o que é o Planejamento Estratégico?

O termo Planejamento Estratégico normalmente está associado, para a maioria das pessoas, a um processo extremamente longo e complexo para definir metas e que não tem utilidade prática.

É uma visão equivocada e podemos dizer que ela seja uma das principais causas da alta mortalidade das empresas com 5 anos no Brasil.

Sem um Planejamento Estratégico, a empresa dificilmente alcançará seus maiores objetivos – conquistar mercado, clientes e vender – pois não haverá a articulação necessária para dar suporte a eles. Ou alcançará com baixa qualidade – faturamento com lucratividade menor ou custos operacionais maiores que o esperado.

Por esse motivo, é fundamental implementar um Planejamento Estratégico e ter o engajamento de todas as áreas, cada uma com seus objetivos próprios e esses ligados à própria existência do negócio – conquista de mercado, metas de faturamento, despesas, receitas e lucro em um determinado período.

É um grande quebra-cabeça de:

  • Metas: o que queremos atingir;
  • Prazos: quando queremos atingir cada meta;
  • Recursos: o que temos à disposição para atingir a meta no prazo definido;
  • Métricas: como avaliaremos o ritmo e o resultado de cada objetivo.

Quais são os fatores de sucesso do Planejamento Estratégico?

A empresa deve seguir esses fatores para gerar um processo bem-sucedido e com maiores chances de atingimento das metas.

Engajamento

Todas as áreas da empresa devem participar ativamente do Planejamento Estratégico, tendo metas próprias e não apenas as áreas comercial e de produção, como é comum na maioria dos casos.

Como exemplos típicos dos efeitos negativos de não termos um Planejamento Estratégico corporativo, podemos não atingir a meta de faturamento se TI não tiver uma meta de performance no e-commerce ou a lucratividade ficar muito abaixo do projetado porque a Logística não tem metas de gastos com transporte e embalagem.

Realismo

As metas devem ser definidas com o maior realismo possível, pois toda a organização vai trabalhar a partir delas. Metas superavaliadas podem gerar esforços (e custos) desnecessários e frustração por não atingir; metas subavaliadas não deixam espaços para algum gasto extraordinário e podem limitar o crescimento.

Relevância nos custos

É comum definir metas a partir do quanto custa diretamente atingi-las – o melhor exemplo é o volume de compras de insumos e gastos com fretes para metas de produção e faturamento. Porém, temos um universo de despesas e custos em cada setor e que precisam ser considerados.

Alguns exemplos são o custo de Telefonia ou de Energia Elétrica, que têm muita relevância na área comercial e normalmente é tratado como um item menor na contabilidade, que por sua vez não tem metas de faturamento. Porém, é uma visão equivocada; todo custo impactará nos resultados local e global.

Mas como a empresa pode definir metas no Planejamento Estratégico relacionadas aos seus custos e conseguir gerenciar os resultados? A Gestão de Contas é o caminho!

Como a Gestão de Contas contribui para a eficiência do Planejamento Estratégico

Para definirmos metas realistas e que abrangem toda a empresa, conhecer os custos e despesas é fundamental. Afinal, eles vão influenciar decisivamente no resultado:

  • De forma positiva se forem bem controlados e dimensionados;
  • De forma negativa se não soubermos o volume real e o impacto que podem ocasionar.

Espalhadas por vários setores e contas, o resultado final delas pode prejudicar as metas mais importantes – faturamento, lucro. Por outro lado, uma Gestão de Contas é a oportunidade de ter visibilidade e controle para estabelecer as metas mais factíveis.

Vamos falar de como a Gestão de Contas pode ajudar a empresa a definir o seu Planejamento Estratégico.

1 – É uma excelente base de dados para criar o Planejamento Estratégico

O Planejamento Estratégico é uma ferramenta cíclica, geralmente anual e é fundamental que tenhamos uma base histórica completa e confiável dos custos e despesas para que as metas sejam mantidas ou revistas.

2 – Será a base de medição ao longo do processo

Além do histórico, a Gestão de Contas permite acompanhar os resultados e apontar, com precisão e rapidez, se um determinado custo está fugindo do controle e poderá prejudicar a meta.

3 – Confiança para os gestores

Definir metas é sempre confiar em dados e muitas vezes o setor não tem uma fonte segura para analisar o comportamento das contas. Com a Gestão de Contas, isso é resolvido.

4 – É uma política com controle orçamentário

Mais do que fornecer dados para custos e despesas ligados a metas do Planejamento Estratégico, a Gestão de Contas é o instrumento de controle orçamentário, distribuído pelos diversos grupos de trabalho que o setor possua. Portanto, existem duas camadas de acompanhamento.

Para atingir um alto grau de eficiência nas análises e, consequentemente, validar ou revisar metas, ter um Sistema de Gestão de Contas é fundamental.

Alinhar gestão de contas e o planejamento estratégico

Sistema de Gestão de Contas: aliado na segurança no Planejamento Estratégico

As contas de custos e despesas são muitas em uma empresa e os sistemas tradicionais como o contábil ou financeiro não possuem uma visão gerencial que auxilie na gestão delas.

Diante disso, é imprescindível investir em um Sistema de Gestão de Contas como o Facilities da NSB – é um software que trará inúmeras vantagens para o negócio.

1 – Ter visibilidade total

Com um sistema como o NSB Facilities, é o fim dos controles paralelos que não se falam: em um lugar só, você tem a visão completa de todas as contas cadastradas, analisando os resultados e comparando com o orçamento – e esse resultado é uma ótima base para o Planejamento Estratégico.

2 – Analisar o comportamento dos custos e despesas

Cada setor pode gerir suas contas, perceber movimentos anormais, investigar e tomar as melhores decisões, se for o caso. Isso é extremamente útil para um Planejamento Estratégico futuro, que poderá contar com resultados e revisões feitos periodicamente e usar s e usando dados seguros.

3 – Monitorar limites de gastos

O setor define limites inferior e superior para cada conta e configura alarmes. Dessa forma, saberá se uma conta está com saldo acima do limite superior ou abaixo do limite inferior, investigar e tomar as medidas necessárias. Esse monitoramento confere uma assertividade ainda maior para as contas, transmitindo segurança para o Planejamento Estratégico.

Como podemos ver, um Planejamento Estratégico pode se beneficiar muito de uma Gestão de Contas para definir suas metas com mais segurança sobre o impacto que as despesas e custos podem ter ao longo do período.

A NSB é especialista em apresentar resultados e tecnologias que dão visibilidade e proporcionam maior performance de gestão para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.

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2019-10-11T12:45:12-02:00