O Planejamento Estratégico é o instrumento de gestão mais importante de uma empresa, independente do seu segmento ou porte. É através dele que são definidos os objetivos, cenários, condições e os recursos necessários para o cumprimento. Um objetivo muito presente em um Planejamento Estratégico são as metas de gastos das diversas áreas, como sustentação para operar e também como fonte de recursos para atingir objetivos. Nesse ponto, a Gestão de Contas cumpre um papel decisivo!
Com uma Gestão de Contas eficiente, a empresa terá a visibilidade e o controle de um objetivo comum a todas as áreas em um Planejamento Estratégico: a eficiência nos gastos.
E aqui podemos falar de gastos com dois objetivos:
- Os custos de produção. O mais conhecido são os insumos para fabricação ou os produtos acabados para a venda;
- Os custos administrativos, ligados ao funcionamento de cada setor e da empresa como um todo. Os gastos com Telefonia e Aluguéis são bons exemplos.
Um dos principais fatores críticos de cada meta dentro de um Planejamento Estratégico é quanto podemos investir para atingir as metas específicas e gastar para que as estruturas funcionem com eficiência e suportem o atingimento das metas.
Como os investimentos e gastos destinados às metas de produção e venda são muito específicos de cada setor, nesse artigo vamos focar os custos administrativos e operacionais, que são comuns a todas as empresas e obedecem formas muito similares de gestão, independente do produto ou serviço.
Você sabe o que é o Planejamento Estratégico?
O termo Planejamento Estratégico normalmente está associado, para a maioria das pessoas, a um processo extremamente longo e complexo para definir metas e que não tem utilidade prática.
É uma visão equivocada e podemos dizer que ela seja uma das principais causas da alta mortalidade das empresas com 5 anos no Brasil.
Sem um Planejamento Estratégico, a empresa dificilmente alcançará seus maiores objetivos – conquistar mercado, clientes e vender – pois não haverá a articulação necessária para dar suporte a eles. Ou alcançará com baixa qualidade – faturamento com lucratividade menor ou custos operacionais maiores que o esperado.
Por esse motivo, é fundamental implementar um Planejamento Estratégico e ter o engajamento de todas as áreas, cada uma com seus objetivos próprios e esses ligados à própria existência do negócio – conquista de mercado, metas de faturamento, despesas, receitas e lucro em um determinado período.
É um grande quebra-cabeça de:
- Metas: o que queremos atingir;
- Prazos: quando queremos atingir cada meta;
- Recursos: o que temos à disposição para atingir a meta no prazo definido;
- Métricas: como avaliaremos o ritmo e o resultado de cada objetivo.
Quais são os fatores de sucesso do Planejamento Estratégico?
A empresa deve seguir esses fatores para gerar um processo bem-sucedido e com maiores chances de atingimento das metas.
Engajamento
Todas as áreas da empresa devem participar ativamente do Planejamento Estratégico, tendo metas próprias e não apenas as áreas comercial e de produção, como é comum na maioria dos casos.
Como exemplos típicos dos efeitos negativos de não termos um Planejamento Estratégico corporativo, podemos não atingir a meta de faturamento se TI não tiver uma meta de performance no e-commerce ou a lucratividade ficar muito abaixo do projetado porque a Logística não tem metas de gastos com transporte e embalagem.
Realismo
As metas devem ser definidas com o maior realismo possível, pois toda a organização vai trabalhar a partir delas. Metas superavaliadas podem gerar esforços (e custos) desnecessários e frustração por não atingir; metas subavaliadas não deixam espaços para algum gasto extraordinário e podem limitar o crescimento.
Relevância nos custos
É comum definir metas a partir do quanto custa diretamente atingi-las – o melhor exemplo é o volume de compras de insumos e gastos com fretes para metas de produção e faturamento. Porém, temos um universo de despesas e custos em cada setor e que precisam ser considerados.
Alguns exemplos são o custo de Telefonia ou de Energia Elétrica, que têm muita relevância na área comercial e normalmente é tratado como um item menor na contabilidade, que por sua vez não tem metas de faturamento. Porém, é uma visão equivocada; todo custo impactará nos resultados local e global.
Mas como a empresa pode definir metas no Planejamento Estratégico relacionadas aos seus custos e conseguir gerenciar os resultados? A Gestão de Contas é o caminho!
Como a Gestão de Contas contribui para a eficiência do Planejamento Estratégico
Para definirmos metas realistas e que abrangem toda a empresa, conhecer os custos e despesas é fundamental. Afinal, eles vão influenciar decisivamente no resultado:
- De forma positiva se forem bem controlados e dimensionados;
- De forma negativa se não soubermos o volume real e o impacto que podem ocasionar.
Espalhadas por vários setores e contas, o resultado final delas pode prejudicar as metas mais importantes – faturamento, lucro. Por outro lado, uma Gestão de Contas é a oportunidade de ter visibilidade e controle para estabelecer as metas mais factíveis.
Vamos falar de como a Gestão de Contas pode ajudar a empresa a definir o seu Planejamento Estratégico.
1 – É uma excelente base de dados para criar o Planejamento Estratégico
O Planejamento Estratégico é uma ferramenta cíclica, geralmente anual e é fundamental que tenhamos uma base histórica completa e confiável dos custos e despesas para que as metas sejam mantidas ou revistas.
2 – Será a base de medição ao longo do processo
Além do histórico, a Gestão de Contas permite acompanhar os resultados e apontar, com precisão e rapidez, se um determinado custo está fugindo do controle e poderá prejudicar a meta.
3 – Confiança para os gestores
Definir metas é sempre confiar em dados e muitas vezes o setor não tem uma fonte segura para analisar o comportamento das contas. Com a Gestão de Contas, isso é resolvido.
4 – É uma política com controle orçamentário
Mais do que fornecer dados para custos e despesas ligados a metas do Planejamento Estratégico, a Gestão de Contas é o instrumento de controle orçamentário, distribuído pelos diversos grupos de trabalho que o setor possua. Portanto, existem duas camadas de acompanhamento.
Para atingir um alto grau de eficiência nas análises e, consequentemente, validar ou revisar metas, ter um Sistema de Gestão de Contas é fundamental.
Sistema de Gestão de Contas: aliado na segurança no Planejamento Estratégico
As contas de custos e despesas são muitas em uma empresa e os sistemas tradicionais como o contábil ou financeiro não possuem uma visão gerencial que auxilie na gestão delas.
Diante disso, é imprescindível investir em um Sistema de Gestão de Contas como o da NSB – é um software que trará inúmeras vantagens para o negócio.
1 – Ter visibilidade total
Com um sistema como o Gestão de Contas da NSB, é o fim dos controles paralelos que não se falam: em um lugar só, você tem a visão completa de todas as contas cadastradas, analisando os resultados e comparando com o orçamento – e esse resultado é uma ótima base para o Planejamento Estratégico.
2 – Analisar o comportamento dos custos e despesas
Cada setor pode gerir suas contas, perceber movimentos anormais, investigar e tomar as melhores decisões, se for o caso. Isso é extremamente útil para um Planejamento Estratégico futuro, que poderá contar com resultados e revisões feitos periodicamente e usar s e usando dados seguros.
3 – Monitorar limites de gastos
O setor define limites inferior e superior para cada conta e configura alarmes. Dessa forma, saberá se uma conta está com saldo acima do limite superior ou abaixo do limite inferior, investigar e tomar as medidas necessárias. Esse monitoramento confere uma assertividade ainda maior para as contas, transmitindo segurança para o Planejamento Estratégico.
Como podemos ver, um Planejamento Estratégico pode se beneficiar muito de uma Gestão de Contas para definir suas metas com mais segurança sobre o impacto que as despesas e custos podem ter ao longo do período.
A NSB é especialista em apresentar resultados e tecnologias que dão visibilidade e proporcionam maior performance de gestão para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.
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