Gestão de Contas: aliada da sua empresa para gerar lucros

Gestão de Contas: aliada da sua empresa para gerar lucros
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Muitos gestores, quando ouvem a expressão gestão de contas, pensam imediatamente em reduzir custos. Não é um pensamento errado, mas esse conceito vai muito além de ver o valor de uma conta cair. A Gestão de Contas é uma estratégia empresarial que envolve todos os colaboradores com o objetivo de gastar melhor – o que, em muitos casos, significa manter o volume atual porque é absolutamente necessário. Resumindo: é preciso buscar economia sem perder a eficiência.

A Gestão de Contas reduz custos e não a produtividade da empresa

Outra ideia ainda presente em muitas organizações é de que a redução de custos sacrifica a qualidade das operações e dos produtos e serviços, o que acaba sendo um grande equívoco.

Existem várias contas – e são a maioria – que podem ser monitoradas e reduzidas sem prejuízo à operação, o processo produtivo ou o trabalho de vendas.

Bons exemplos são as contas de Energia e Telefonia. Mal administradas, elas podem consumir boa parte do lucro e os ganhos com a redução podem evitar o desperdício, sem afetar a empresa.

Evidentemente, alguns gastos como o de Pessoal e de Matéria-prima, por exemplo, precisam ser bem analisados antes de uma decisão de redução, um erro pode atingir a performance de pilares essenciais do negócio.

Gestão de Contas deve ser uma política corporativa – e não um sinal vermelho

Em tempos de caixa cheio, empresas e famílias não se preocupam muito com os gastos, o que pode ser um grande erro – imprevistos acontecem e nem sempre é rápido implementar um corte de gastos para ter os resultados necessários.

Por esse motivo, a Gestão de Contas deve existir como uma política na empresa, com organização, metas, responsabilidades, o patrocínio de todos os gestores e da diretoria e o engajamento dos colaboradores.

Desta forma, evitamos a confusão entre gestão de custos e corte de gastos, que acontece em tempos de crise ou quando a situação financeira da empresa requer mais atenção.

Controlando sempre, os cortes podem não acontecer ou serão menores, porque o caixa não estará vazio.

A Gestão de Contas é um trabalho contínuo, sem data de vencimento, porque visa transformar, a todo instante, desperdícios em novas receitas no resultado da empresa.

A Gestão de Contas pode ser aliada da lucratividade da empresa. Você sabe como?

Existem os tempos difíceis de mercado e os resultados ficam muito aquém da sua expectativa. Nesse momento, o lucro pode ser prejudicado, por um volume reduzido de vendas ou por preços de venda menores para não perder negócios.

Para manter a lucratividade do negócio – ou não haver uma queda substancial – é na Gestão de Contas que podemos encontrar a economia que fará sobrar mais dinheiro no final do mês.

Vamos falar de algumas medidas importantes que toda empresa pode implementar.

Conheça o comportamento e as opções de cada conta

A melhor forma de encontrar alternativas de economia é conhecer o comportamento da conta a longo de um período – quando é normalmente mais alta, se é possível evitar e quais alternativas podemos usar para reduzir.

Um bom exemplo é o gasto com Impressão, que pode ser substituído pela digitalização de documentos na maioria dos casos.

Além disso, os custos operacionais e administrativos devem ser constantemente avaliados em busca de alternativas para economizar – a troca de fornecedor, por exemplo.

Fazer um orçamento realista e buscar um resultado agressivo

Parece contraditório? Á primeira vista sim, mas quando analisamos mais a fundo, estamos falando de prever os gastos com cada conta:

  • Sem contar com uma economia que não esteja planejada previamente;
  • Considerando fatores que podem reduzir o valor originalmente orçado.

Tomando os custos de Telecom como exemplo, se não tivermos um cenário que preveja uma redução – por exemplo, a renegociação dos pacotes – devemos considerar o que é realista, mas tendo em vista que uma série de medidas práticas podem reduzir os custos de Telefonia.

Manter uma agenda de pagamentos simples e atualizada

Uma das maiores dificuldades na gestão financeira das empresas é ter uma ferramenta de sistema onde os pagamentos podem ser agendados de forma simples e rápida.

A maioria das opções é parte de grandes soluções de gestão, com pouca flexibilidade de mudança e excesso de dados. O resultado é o uso mínimo, que compromete a qualidade das informações que os gestores devem usar para analisar resultados e tomar decisões rápidas de redução.

Soluções simples e totalmente focadas na gestão de pagamentos e custos, como o Facilities da NSB, proporcionam agilidade de uso tanto para registrar quanto gerir contas.

Faça contratos sempre pensando na mudança

O mercado atual é bastante competitivo em todos os segmentos, e certamente você sente isso em seus negócios.

Com seus fornecedores não é diferente, eles precisam repensar preços e custos o tempo todo para não perder clientes, especialmente os mais seguros como as empresas. Então por que firmar contratos de longa duração?

Você pode estar perdendo dinheiro quando um valor acordado é ótimo hoje mas o contrato é de 3 anos, a multa de rescisão é alta e o produto está com preços em queda no mercado. Os melhores exemplos são os custos de Telefonia, de Frota Alugada e de Fretes, onde os preços oscilam bastante por conta da concorrência agressiva e das interferências da economia.

O ideal é uma gestão de contratos de menor duração, até o limite mínimo que não mude bastante o preço acordado – ou pagar um pouco mais e ter a liberdade de buscar outro fornecedor.

Um sistema de gestão é a base para a eficácia na economia

Para que o planejamento e a ação estruturada na Gestão de Contas obtenha sucesso, é imprescindível que a empresa invista em um sistema especializado.

Mais do que apenas registrar os pagamentos a vencer, uma solução com qualidade deve fornecer mais opções de gestão, ser abrangente nas informações e de fácil entendimento. Você pode encontrar ótimas soluções como o Facilities da NSB.

O Facilities da NSB é um software destinado ao orçamento, registro, análise e gestão das contas da sua empresa com uma série de funcionalidades que diferem totalmente dos tradicionais – e muito básicos – sistemas de controle de gastos.

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Entre elas estão:

  • Você define as contas a ser administradas e estabelece o orçamento anual ou mensal, com o comparativo com os valores reais e em tempo real;
  • Uma agenda de pagamentos com uma série de funcionalidades que impedem atrasos e multas;
  • Monitoramento de limites mínimo e máximo para cada conta, de forma que o gestor pode avaliar gastos abaixo do mínimo – que pode levar a revisão da meta – e acima do máximo – que pode ser causado por uso indevido ou valor mal orçado.
  • Informações para análise do histórico de gastos das contas, avaliando tendências de crescimento ou fatos isolados e tomar as decisões necessárias.

Com um sistema especializado e adotando a Gestão de Contas como uma política empresarial, é possível gerar economia em larga escala, transformando em uma fonte de receita que potencializará os lucros do seu negócio.

Neste artigo, mostramos como a Gestão de Contas é fundamental para impedir o desperdício, o mau gasto e aumentar a rentabilidade da sua empresa.

Neste exato momento, você pode estar deixando de economizar até 40% na sua conta de telefone. O que você está esperando para economizar?

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2019-10-11T12:45:22-02:00