Entenda como uma boa Gestão de Contratos pode aumentar a produtividade e a rentabilidade da sua empresa

Quantos contratos sua empresa possui? Você é capaz de numerar todos eles? Difícil, não é mesmo? Negociações para prestação de serviços, como telefonia, e/ou produtos, inclusive matéria-prima e equipamentos, fazem parte do dia a dia do ambiente empresarial, já que dificilmente uma empresa é capaz de fazer tudo por conta própria. Quer entender como uma boa Gestão de Contratos pode aumentar a produtividade e a rentabilidade da sua empresa? Então continue acompanhando este texto.

Os aspectos mais “básicos” da empresa como os citados acima são comumente “terceirizados” para empresas ou plataformas que já tem um “know-how”, para fornecer o necessário adequadamente sem que o contratante tenha que investir do zero. Assim, você pode focar a sua preocupação no seu negócio, e se dedicar em ter ideias e inovar, o que é o cenário perfeito para um empreendimento poder crescer e ter sucesso.

Por isso, não basta ter uma gestão de custos gerais, é essencial ter uma equipe e ferramentas responsáveis pela gestão dos contratos, se não quiser que esse fardo sobre para o empreendedor. Afinal, uma boa gestão em contratos é capaz de transformar a empresa, deixando tudo em ordem para que ela possa funcionar no ápice de sua produtividade e rentabilidade, sem desperdício no orçamento ou erros contratuais que atrasem o projeto.

Essa regra vale para qualquer tipo de contrato que sua empresa firma: sem controle sobre suas cláusulas e prazos, você pode sair prejudicado e corrigir os erros será ainda mais trabalhoso e custoso. O gestor de contratos, seja um indivíduo ou uma equipe, fica responsável por controlar todas as etapas relativas ao contrato. Não apenas durante a assinatura do papel, mas também todo o processo de negociação anterior para chegar naqueles termos, assim como a vigilância para cumprimento dos mesmos.

Ele garante que os termos sejam adequados estrategicamente para a empresa e, em contrapartida, que o pagamento ao contratado seja efetuado corretamente. Em seguida, suas avaliações permitem que o serviço prestado siga o acordo e que possa cobrar qualquer descumprimento, durante todo o período de vigência do contrato. Toda a papelada também deve ser armazenada corretamente, desde o contrato até as notas fiscais, atas, comprovantes, etc. Assim terá registrado o cumprimento do serviço ou então terá ferramentas para recorrer legalmente, se chegar nesse ponto.

Dessa forma, ter um sistema de gestão de contratos bem organizado facilita e muito essa administração, afinal, são múltiplos contatos que se deve observar. Se essa função não for exercida adequadamente, a equipe administrativa não será capaz de fazer essa logística completamente e será mais fácil deixar um erro passar, o que pode ter grandes consequências. Um erro pode significar a quebra de um contrato, ficando o contratante sem o que necessita para seu trabalho. Isso trará custos extras para a empresa, além de atrasar projetos, o que é má notícia quando se busca maior produtividade.

E como a gestão de contratos impacta na minha empresa?

Por outro lado, uma boa gestão de contratos é capaz de impulsionar toda a empresa. Isso porque ela garante que boa parte dos seus serviços essenciais esteja funcionando de acordo. Permite que os demais setores não encontrem obstáculos extras em seus projetos, e que a empresa seja capaz de otimizar seus orçamentos sem ter que arcar com despesas desnecessárias.

Imagine que seu negócio use muitas ligações para outros estados e até países e que isso já tenha sido previsto, mas no final do mês se depara com uma conta que ultrapassou limites por cláusulas mal explicadas. Com uma gestão de contratos correta, o acordo teria sido melhor elaborado, sem armadilhas e com todas as cobranças esclarecidas antes de surgir o problema. Ou, se for um caso inevitável, a equipe administrativa será capaz de renegociar com uma facilidade maior por conhecer bem o acordo.

A  gestão de contratos de telecom tem outros benefícios para a sua produtividade. Quanto maior sua empresa, mais tipos de serviços você vai necessitar e cada função vai precisar de contratos com cláusulas específicas. Tem o telefone corporativo fixo, o celular corporativo e mesmo o serviço de internet, que costuma ser da mesma operadora. E mais: pode ser que resolva fazer pacotes diferentes dependendo da demanda do profissional responsável pela linha.

Assim evita-se pagar a mais por um pacote com mais ligações internacionais, para um funcionário que só utiliza contatos locais; contratar uma internet móvel inferior ao que outro colaborador precisa, ou então continuar pagando pela linha de um ex-funcionário por erro no inventário de telefonia.

Essa diferenciação torna a gestão mais complexa, mas é refletida na qualidade do serviço, uma vez que a personalização fará com que os contratos sejam melhores utilizados. Além de, claro, otimizar o orçamento e a redução de custos, excelente para a sua rentabilidade. Toda a empresa se beneficia da gestão de contratos, mesmo que a maioria não perceba.

Outros setores da empresa podem presenciar efeitos similares com uma boa gestão de contratos. Na TI, por exemplo, os vários sistemas e plataformas em que rodam uma empresa também são resultados de contratos. Quando eles são executados sem dificuldades, isso evita desgaste dos funcionários para resolver problemas com potencial de interromper o trabalho.

Além disso, a própria empresa pode ganhar reconhecimento pela seriedade com que leva seus contratos, destacando seu profissionalismo e facilitando futuras negociações. Quem controla bem seus contratos, controla bem o seu negócio. Negligenciar essas utilidades atrasará a sua empresa e você pode facilmente perder o poder sobre o que acontece nela.

Para ter uma gestão de contrato de qualidade é necessário focar em todas as etapas. Tudo começa com a definição detalhada de uma demanda da empresa e na análise das propostas dos fornecedores. Um é escolhido e é feito um acordo minucioso entre as duas partes até que ambas estejam satisfeitas. Durante a execução, a observação guiará o trabalho de forma que tudo siga conforme o planejado. A produção de relatórios, que podem inclusive ser feitos automaticamente com uma ferramenta de gestão, reduzindo as preocupações do gestor, registra o seguimento do acordo mês a mês. Esse processo segue até que o contrato seja encerrado.

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