Gestão de Contratos Telefônicos: por que é importante gerenciar?

Os contratos assinados por uma empresa são sempre um aspecto delicado de sua operação. As cláusulas que envolvem parcerias ou prestação de serviços tendem a ser complexas e demandam muita atenção. Não raro, e dificultando ainda mais a vida de empresários e administradores, esses documentos vêm envoltos em “juridiquês”.

É verdade que um contrato claro e bem redigido não gera ruídos entre as partes interessadas. Sabemos, no entanto, que a prática não costuma seguir essa regra. Uma área conhecida pelos problemas contratuais que pode trazer para as organizações é a dos serviços telefônicos.

Entre as muitas letras miúdas e entrelinhas estabelecidas nos documentos fornecidos por essas operadoras, encontram-se cláusulas pouco conhecidas. Com o tempo é comum que a empresa perca o controle sobre o plano contratado. E esse problema só costuma ser percebido como tal no momento em que os gastos com telecomunicações se tornam excessivos.

Veja neste artigo por que é importante gerenciar seus contratos. Afinal, não são apenas aborrecimentos que você evita, mas também o desperdício de recursos. Quer saber mais? Siga na leitura.

A situação acima mencionada é bastante comum. As contas de telefonia excedem o esperado e, de repente, a organização sente que perdeu o controle sobre o plano contratado. É a partir daí que começam as dores de cabeça. Visto que ao tentar resolver essa situação as empresas perdem um tempo precioso tentando negociar com as operadoras.

Na gestão de contratos é onde entra, por exemplo, o RFP, sigla para Request For Proposal. Esse documento formal detalha os serviços que a sua organização pretende obter das operadoras. Assim a gestão vai facilitar a análise de requisitos e permitir um planejamento eficaz de RFP. Com isso o processo que costuma ser longo e demorado torna-se mais simples e melhora a elaboração dos contratos de serviço. Também será incrementada a capacidade de negociação da sua empresa. Sua organização poderá ainda ter uma melhor visibilidade dos valores negociados com as operadoras.

Com essa breve exposição ainda estamos longe de cobrir todas as razões que demonstram por quais motivos é importante gerenciar seus contratos. Pois de uma forma geral implantar essa ferramenta no seu negócio irá refletir não apenas nas contas. Também o crescimento da sua organização será beneficiado pela prática. É importante dizer ainda que a sua gestão de telecom não deve apenas ser implantada, mas também otimizada.

Em outros tempos bastava manter um acervo de planilhas e arquivar documentos em papel até perder de vista. Atualmente saem de cena os almoxarifados e tornam-se necessários os serviços de gestão, sejam estes sistemas informatizados ou consultorias. Em termos funcionais é a gestão efetiva que transforma por completo a forma como a sua empresa lida com documentos. A dúvida de muitos administradores e empresários é exatamente como isso acontece.

Para começar é possível fazer uma melhor organização dos seus contratos físicos. O cumprimento de prazos e o controle de gastos se tornam muito mais eficaz dessa forma. No aspecto de gastos, por exemplo, a organização pode determinar onde estão as maiores despesas. Esses dados poderão ser categorizados por localidade e centro de custo.

Um dos resultados deste processo é que a empresa passa a ter maior transparência na sua relação com as operadoras de telefonia. Evitam-se assim as auditorias, assim como a dor de cabeça de renegociar valores cobrados de forma indevida. Vale o parêntese para lembrar que essa é a situação que mais frequentemente causa atritos entre empresas e operadoras. Contudo se os seus contratos foram bem revisados, você já conhecerá as cláusulas que determinam as cobranças. Bem preparada, a sua organização evita surpresas.

Mas é claro que lidar com os custos acrescidos pelos pacotes de telecomunicação pode não ser uma tarefa fácil. Sobretudo para quem adota modelos mais antigos de gestão de contratos. É importante que a sua empresa tenha sempre controle dos reajustes contratuais. Assim como é preciso que você entenda de onde vêm as taxas acrescidas e se elas estão previstas em contrato.

Uma boa gestão de contratos manterá a sua organização sempre bem informada dessas mudanças citadas. Para saber melhor como agir nessa hora, confira o nosso artigo sobre como lidar com os custos acrescidos nos pacotes de telecomunicações.

Voltando à gestão de contratos, se o que foi exposto até aqui for analisado, uma conclusão simples pode ser tirada. Esse serviço implantado de forma completa e otimizada na sua organização traz como efeito a redução de custos. Veja, por exemplo, que podem ser analisadas as quantidades de linhas e aparelhos ativos na sua empresa. O que vai permitir atualizar o seu inventário e descartar o que estiver sendo pago sem uso.

É comum também que contratos fiquem desatualizados com o tempo, incluindo serviços não utilizados. Outro problema corriqueiro é que planos mais antigos podem praticar tarifas maiores do que as vigentes. Uma consultoria em telecom pode facilitar esta análise e ainda ajudar a implantar uma gestão de contratos na sua empresa. De quebra o nível das suas atividades operacionais será impactado positivamente.

Você pode saber mais sobre esse serviço em nosso blog. Entenda as razões completas por que uma consultoria especializada em telefonia ou TEM é importante para o seu negócio.

A essa altura você já percebeu que uma organização eficaz também depende de contratos adequados. O perfil da sua empresa tem que nortear a escolha dos planos de telecomunicação. Contudo há inúmeros exemplos comprovando que reiteradamente as organizações assinam por serviços de que não precisam. Quando percebem que há problemas no orçamento essas empresas se veem obrigadas a alocar recursos para verificação dos contratos.

Esta é uma situação que pode ser evitada. Através de um serviço de consultoria e praticando uma gestão otimizada de contratos, a sua relação com as operadoras melhora. A prestação de serviços telefônicos não precisa mais ser uma fonte de aborrecimentos. Além do mais, a gestão de contratos vai permitir que as contas e atividades da sua organização funcionem melhor. Pesando essas informações fica claro que cuidar atentamente dos contratos de telefonia só tem benefícios para agregar ao seu negócio.

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