Com muita concorrência (e qualificada) e cenários de crise de consumo,
não podemos esperar ganhos apenas com as vendas.
Gastar com eficiência é fundamental para os resultados.
Vamos falar do desafio e dos benefícios da Gestão de Despesas!
Podemos dizer que toda empresa com cinco anos de existência no Brasil já vivenciou pelo menos uma crise econômica ou suas vendas caíram por questões específicas, como o posicionamento da marca, novos concorrentes e crises setoriais.
Essas situações já são suficientes para colocar em xeque a performance financeira do negócio e exigir medidas emergenciais para salvar seus resultados, o que pode resolver financeiramente a curto prazo, mas provoca efeitos negativos importantes:
- Comprometimento da qualidade de produtos, serviços e atendimento;
- Impacto no clima organizacional – desmotivação e incertezas;
- Reinvestimentos no momento de retomada – que custam muito caro.
Depois da queda e ascensão, fica a pergunta: todo o esforço de apertar o cinto era realmente necessário? Não era possível evitar reduções de custos que acabam prejudicando a qualidade de processos, produtos e atendimento?
Um número crescente de empresas está descobrindo que, na parte de baixo do orçamento, existem linhas – as despesas – onde é possível agir proativamente e, consequentemente, gerar uma rentabilidade melhor.
Sim, é possível com uma Gestão de Despesas.
É um processo estruturado e contínuo de controle, evitando erros de planejamento, gastos desnecessários e desperdícios.
Porque gastar melhor também produz rentabilidade e a melhor performance financeira. Mesmo em tempo de crises!
Sempre dependeremos das vendas e das margens para atingir o resultado planejado, mas esperar o mercado não ajudar para melhorar a gestão dos gastos é colocar o negócio em risco, com impactos que podem ser imprevisíveis!
Qual é a prioridade de uma Gestão de Despesas na empresa?
A Gestão de Despesas é mais do que um conjunto de medidas que tomamos em tempos difíceis e são logo abandonadas quando as vendas voltarem a crescer.
É um processo estruturado de acompanhamento e controle de tudo que a empresa gasta, mas com foco maior nas despesas administrativas. E por qual razão?
São gastos presentes em toda a organização (ou grande parte dela) e exigem atenção de cada gestor ou de colaboradores para serem controladas. Os custos de produção, em tese, já possuem uma gestão que nasceu com a própria ideia dos produtos e serviços.
E nas despesas administrativas está o grande desafio: vencer a dificuldade de acompanhar, estabelecer limites, cobrar atingimento de metas e buscar soluções.
Basta imaginarmos o volume de ligações telefônicas mensais, em setores onde elas são fundamentais (comercial) ou apenas de suporte (contabilidade).
Sem uma gestão estruturada, um lucro potencial fica pelo caminho!
O que precisamos para implementar uma Gestão de Despesas eficiente?
Podemos afirmar que uma gestão eficiente de despesas exige os pontos abaixo para obter o sucesso contínuo e otimizar os resultados da empresa.
Comitê de gestão
Ele será responsável pelo plano de ação, o acompanhamento de resultados e a revisão de metas e estratégias. Pode variar de tamanho conforme a empresa e, nas micro e pequenas, pode ser formado apenas pelo dono do negócio.
O importante é que o comitê seja o grande patrocinador da importância que a empresa vai dar ao controle de tudo que gasta e que transmita claramente a mensagem a todos os seus colaboradores.
Plano de ação
É o instrumento de definição de todas as estratégias relacionadas à Gestão de Despesas:
- Quais parâmetros serão usados para definir orçamento para cada despesa;
- Indicadores e formas de medição por tipo de despesa;
- A política de monitoramento – sistema, cronograma e responsáveis;
- Pontos (períodos) de checagem para avaliar tendências e antecipar problemas;
- Gestores em cada área e os dados móveis: metas e prazos.
Ferramentas de gestão
Nada pode ser feito em uma empresa, hoje em dia, sem o auxílio de uma ferramenta de gestão adequada. A tecnologia deve ser a maior aliada do monitoramento e análise de resultados.
A Gestão de Despesas estruturada e eficiente produz um grande volume de dados e um sistema de alta performance é fundamental para que esses dados sejam:
- Confiáveis, visto que foram recebidos ou gerados corretamente;
- Acessíveis, para que os gestores possam tomar decisões ágeis;
- Transparentes, refletindo a real situação para decisões assertivas.
Um sistema que controle todos os dados relacionados às despesas da empresa é fundamental para o sucesso da gestão.
É preciso ter agilidade, confiabilidade e precisão na geração de resultados.
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3 benefícios de uma Gestão de Despesas para a sua empresa
Gastar menos e gastar melhor já são dois benefícios que logo lembramos quando o assunto é Gestão de Despesas. Porém, o que fizermos para alcançá-los também vai gerar outros ganhos, num ciclo virtuoso para o negócio.
1 – Melhorar a qualidade dos produtos e serviços
Muitas vezes, a empresa precisa economizar em matérias-primas ou em custos de produção e atendimento porque o resultado está abaixo do necessário para investimentos.
Uma saúde financeira melhor, a partir das despesas controladas, permite que você invista mais em desenvolvimento e qualidade dos seus produtos ou serviços e aumente a sua competitividade.
2 – Fazer um preço de venda mais competitivo
Além de ter mais recursos para melhorar o core business, reduzir despesas também pode permitir que você melhore seu preço de venda, mantendo a mesma previsão de margem.
Isso pode ser especialmente importante em épocas de vendas em baixa, quando precisamos ser mais agressivos com os preços, e para aumentar a visibilidade do negócio.
3 – Aumentar a possibilidade de sucesso do negócio
Aqui falamos de consequências de uma boa gestão de despesas aliada ao melhor atendimento e mais competitividade – aumentar as chances de sucesso e de uma performance financeira superior.
4 medidas onde a Gestão de Despesas reduz o custo de Telecom da empresa
Dentre as inúmeras despesas que compõem o desafio dos gestores de controlar melhor no dia a dia, evitando a perda de rentabilidade, Telecom é dos mais importantes e onde o uso de estratégias pode significar ganhos substanciais.
O potencial de ganhos está ligado diretamente a dois grandes fatores:
- A onipresença de Telecom na empresa – está em todas as meses e setores, consumindo recursos financeiros diariamente;
- O desconhecimento da grande maioria dos administradores sobre o que pode realmente ser feito para reduzir custos de telefonia e dados – o que leva às empresas a obter resultados tão surpreendentes quanto impensáveis se não houver uma gestão focada.
Quando implementamos uma Gestão de Despesas de Telecom, a economia pode chegar, segundo vários estudos de caso, a 40% do gasto anual corrente.
É um número excepcional, se ainda pensarmos que pode ser permanente e não apenas um pacote emergencial. Diferentemente dos ganhos em despesas eventuais ou sazonais, como as de viagens ou com marketing, as medidas de gestão na Telecom atuam continuadamente.
Vamos falar de algumas das ações que geram redução de despesas com Telecom custos imediata e mudanças estruturais
1 – Revisar todos os planos e contratos de Telecom
Nenhum ponto é melhor pra começar uma gestão de despesas do que saber como a empresa gera os seus gastos. Em Telecom, o começo de tudo está nos planos e contratos.
Basicamente – porque existem outros pontos de melhoria – a Gestão de Telecom vai revisar todos os contratos para condições atualizadas e favoráveis para a empresa, eliminando condições defasadas – o que é muito comum no setor.
Para os planos, é fundamental avaliar a relação colaborador-plano, eliminando excessos (que geram desperdícios) e faltas (que geram pagamentos de valor mais alto).
Após revisar todos os planos de contratos, é importante ter uma ferramenta para monitorar o consumo e encontrar divergências rapidamente.
Isso pode fazer uma grande diferença no valor da fatura. Clique ao lado e veja como o Tarifador Telefônico pode ajudar seus gestores nessa tarefa!
2 – Auditar o histórico de consumo
Se existe algo quase inerente à nossa relação com as operadoras de telefonia e dados no Brasil é a cobrança indevida. Infelizmente ainda é uma realidade, o que aumenta a necessidade de gerir mais de perto essas despesas.
Caso contrário, vamos colar em média 7% do gasto anual nas contas das operadoras e sem usar! Auditar o histórico detalhado de consumo de cada linha e comparar com as condições contratadas é um ótimo passo para encontrar divergências e reclamar ressarcimentos.
Visite a página da NSB no Linkedin e veja mais conteúdos para ajudar na sua decisão de contar com a parceria de uma Consultoria em Telecom.
3 – Promover a tecnologia embarcada
Esse será um passo diretamente ligado à modernização do inventário – disseminar na empresa o uso de recursos nos dispositivos móveis.
Smartphones permitem instalar inúmeros aplicativos e programas de voz, vídeo e dados que reduzem ou eliminam as ligações de voz tradicionais – o custo mais alto da telefonia. Com planos de dados bem dimensionados, o ganho será consistente.
Outro ponto importante é incentivar o uso de e-mails para os contatos com clientes e fornecedores, que além de reduzir o custo de ligações, permite documentar os assuntos.
4 – Implementar uma ferramenta de gestão
As despesas de Telecom tem uma forma muito específica de serem geridas – a linguagem dos produtos nas faturas, as diversas tarifas e planos, os gastos com serviços não contratados em plano, vencimentos, contratos e uma série de outros dados.
É fundamental que a empresa tenha um sistema de gestão de Telecom onde todas essas informações podem ser visualizadas, comparadas e gerar as análises que vão ajudar os gestores e tomar decisões sobre os gastos de cada setor – e da empresa como um todo.
O TEM (Telecom Expense Management) da NSB é uma solução de alta performance e abrangente em toda a cadeia de valor de Telecom na sua empresa. Clique e conheça o seu futuro!
O que uma Consultoria pode fazer pela sua Gestão de Telecom?
Como vimos até aqui, reunir e estruturar tantas decisões importantes (e falamos de algumas apenas), que vão gerar novos lucros, é um trabalho complexo e que, muitas vezes, esbarra na falta de conhecimento e de tempo da empresa com o mundo telecom.
Para implementar uma Gestão de Telecom eficiente e que gere resultados no menor prazo possível, é fundamental a parceria de uma Consultoria em Telecom – uma empresa especializada em tudo que envolve o uso de telefonia e dados nas empresas.
A Consultoria em Telecom possui a expertise necessária para:
- Mapear todas as operações e a importância de Telecom em cada uma;
- Apontar oportunidades de ganho financeiro e de performance;
- Avaliar riscos potenciais e como eliminá-los;
- Oferecer um Plano de Telecom de acordo com o porte, o perfil de negócio, os canais de comunicação e as metas da empresa.
Outro objetivo importante é otimizar e automatizar processos, de colaboradores e gestores. Com isso, é possível implementar a melhor gestão, ganhar em produtividade e em gastos.
Agora, a decisão por mais produtividade, menos custos e mais lucro é sua!
A NSB é especialista em tecnologias que proporcionam visibilidade e maior performance financeira para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.
Venha nos conhecer e criar uma parceria para o seu sucesso!
Neste exato momento, você pode estar deixando de economizar até 40% na sua conta de telefone. O que você está esperando para economizar?
Acabe com isso!
Solicite agora mesmo uma avaliação da sua Gestão de Telecom e economize ainda mais na sua empresa ou negócio.
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