Gestão de despesas: o grande desafio para as empresas!

Gestão de despesas: o grande desafio para as empresas!
Gestao de despesas o grande desafio para as empresas

Ainda vivemos momentos difíceis na economia e todos os mercados sofrem com os níveis baixos de consumo. O resultado é uma competição mais acirrada por um mercado menor, vendas com preços menores e sacrificando margens. Por outro lado, é preciso manter a lucratividade para que se possa reinvestir ou sustentar o negócio durante a tempestade. Controlar despesas é um caminho possível para isso, mas também um grande desafio para os gestores.

Pegar o orçamento da empresa e olhar para a parte de baixo, onde estão as despesas comerciais e administrativas, nunca é uma tarefa fácil. São muitas linhas, espalhadas por diversos setores e dependentes da forma como cada gestor de área controla e prioriza.

Na verdade, gerir despesas costuma ser o grande fantasma dos empreendedores e de suas equipes, sempre mais preocupados – e com justiça – com as operações ligadas aos clientes, mercados e vendas, que são a base para a existência do negócio.

Porém, com o tempo, essa atitude começa a cobrar um preço: a rentabilidade cada vez mais dependente das vendas e margens em um mercado que pode mudar de ritmo a qualquer momento e não só por questões macroeconômicas, mas também de mercado e dificuldades setoriais.

Como podemos, então, manter a lucratividade em tempos de crise?

Com uma boa gestão de custos e despesas de forma regular, como uma política empresarial no mesmo nível de importância das suas estratégias de mercado e vendas!

Gestão de Custos e Despesas: como potencializar o controle e os ganhos

A Gestão de Custos e Despesas na empresa é mais do que um conjunto de medidas que normalmente tomamos em tempos difíceis – e são logo abandonadas quando as vendas voltam a crescer.

Ela deve ser uma forma estruturada de acompanhamento e controle de tudo que a empresa gasta, em todos os níveis, mas principalmente nas despesas administrativas, pois são as mais pulverizadas na organização e não possuem processos específicos como os custos de produção.

Podemos basear uma boa gestão de despesas e custos em três pilares:

Comitê de gestão

Ele será responsável pelo plano de ação e o acompanhamento de resultados. Pode variar de tamanho conforme a empresa e, nas micro e pequenas, pode ser formado apenas pelo dono do negócio. O importante é que o comitê seja o grande patrocinador da importância que a empresa vai dar ao controle de tudo que gasta.

Plano de ação

É o momento de definir como os custos e despesas serão orçados, monitorados, medidos e revistos com base nas metas estabelecidas. No plano de ação são definidos os gestores em cada área, as metas e prazos, que instrumentos e períodos serão usados para as medições.

Acompanhamento e medição

Nesta etapa, serão avaliados os resultados usando as ferramentas que forem implementadas. É recomendável um sistema de gestão de despesas ágil, que permite visualizar metas e resultados de forma simples, avaliar históricos e, com isso, firmar ou rever as medidas que foram usadas até o momento.

Dentre tantos gastos que temos diariamente na empresa, as despesas de Telecom sempre são lembradas como uma das mais críticas para a gestão; estão presentes em toda a empresa, com alto grau de descontrole pela própria natureza e volume de uso e níveis diferentes de controle nos setores. Por isso, merecem uma atenção especial.

Despesas de Telecom: onde sua empresa pode gastar demais

Todo mês, você olha o resultado da empresa e tem a impressão de que as despesas de Telecom sempre são mais altas do que o necessário, não é mesmo?

Assim como você, muitos empreendedores de todos os segmentos enfrentam esse desafio: entender profundamente as despesas de Telecom e implementar uma redução de gastos eficaz. Porém, para o sucesso, é preciso conhecer as armadilhas que fazem sua empresa gastar demais com telefonia e dados.

1 – Planos de telefonia e dados incompatíveis com os usuários

Definir o plano de telefonia e dados de cada funcionário não é simples, cada um tem as suas necessidades diárias e com tantos perfis diferentes, a tendência é padronizar para facilitar o controle. Porém, isso tem dois efeitos negativos:

  • Planos subdimensionados, o que obriga os usuários a usarem serviços não cobertos pelas franquias e que têm custo unitário alto;
  • Planos superdimensionados, com serviços não usados, causando desperdício.

2 – Alto consumo de dados

Vivemos tempos tecnológicos, onde praticamente tudo se desenvolve através de sistemas entre empresas e com clientes. Com isso, o consumo de dados cresce a cada dia.

Além disso, o desenvolvimento web está cada dia mais complexo e sofisticado para aumentar a competitividade, o que aumenta ainda mais o consumo de dados.

3 – Aumento do uso do celular corporativo

Os celulares e smartphones são, hoje em dia, os equipamentos de tecnologia mais populares no país. Podemos executar todas as operações digitais através desses aparelhos.

Com isso, o uso da telefonia celular já é o meio mais usado nas operações online: quase metade (49%) dos usuários acessaram a internet exclusivamente pelo smartphone, contra 4% de uso exclusivo pelos computadores.

Evidentemente, este cenário chegaria às empresas, principalmente pela mobilidade para os negócios e pelo crescimento de aplicativos e ferramentas de negócios que antes tinha versões apenas para desktops e notebooks.

Como muitos funcionários continuam tendo telefone corporativo em suas mesas, além do telefone móvel, e combinando este crescimento de uso com os planos mal dimensionados e a grande quantidade de dados trafegados, temos um potencial risco de gastos desnecessários.

4 – Erros de cobrança das operadoras

Tanta complexidade de linhas, planos e perfis, para milhares de empresas e milhões de residência, tornam as operadoras extremamente ineficientes nos seus processos de gestão e cobrança de contas e contratos.

Estima-se que os erros de cobranças chegam, em média, a 7% do valor das faturas. É um número significativo para recuperar, quando já foram indevidamente cobrados, e para evitar com medidas de visibilidade do que foi contratado e o que é cobrado.

Despesas de Telecom: o que podemos fazer para conter os gastos

Dentro de um modelo eficaz de gestão de despesas de Telecom, com um plano de ação estruturado e um monitoramento eficaz de resultados, podemos encontrar uma série de ações que ajudam a colocar os gastos de Telecom nos níveis aceitáveis para o porte e o segmento da empresa.

São medidas que podem gerar até 40% de economia sobre os gastos atuais e com isso ajudar a gerar mais lucro quando as vendas estão estagnadas. Vamos falar de algumas.

Controle de despesas: Desafio para gestores

1 – Estabelecer as boas práticas do uso de Telecom

Por ser uma despesa individual, é uma tendência que cada funcionário tenha a sua forma de usar a Telecom e com isso começam a existir diversos padrões de comportamento – e muitos deles são prejudiciais.

Podemos citar as ligações internacionais fora dos horários de baixo custo, as ligações interurbanas pessoais e a instalação de aplicativos pessoas nos smartphones.

Criar um manual de boas práticas com alto patrocínio é uma forma eficaz de impedir o mau uso e orientar nas situações em que o funcionário desconhece a melhor forma de uso. É importante que haja uma comunicação clara e que reforce a importância para que todos colaborem e os resultados sejam os melhores.

2 – Revisar os planos de telefonia e dados dos colaboradores

Esse é um ponto onde os ganhos são importantes: cada funcionário deve usar o plano de telefonia e de dados mais alinhado com as necessidades do seu trabalho.

O objetivo ao revisar os planos é eliminar os excessos ou falta de recursos, que podem prejudicar o trabalho e gerar gastos desnecessários. Com isso, é possível implementar uma boa gestão de contratos com as operadoras será mais eficiente.

3 – Promover o uso da tecnologia embarcada

Esse será um passo diretamente ligado à modernização do inventário – disseminar na empresa o uso de recursos nos dispositivos móveis.

Smartphones permitem instalar inúmeros aplicativos e programas de voz, vídeo e dados que reduzem ou eliminam as ligações de voz tradicionais – o custo mais alto da telefonia. Com planos de dados bem dimensionados, o ganho será consistente.

Outro ponto importante é incentivar o uso de e-mails para os contatos com clientes e fornecedores, que além de reduzir o custo de ligações, permite documentar os assuntos.

4 – Implementar uma ferramenta de gestão

As despesas de Telecom tem uma forma muito específica de serem geridas – a linguagem dos produtos nas faturas, as diversas tarifas e planos, os gastos com serviços não contratados em plano, vencimentos, contratos e uma série de outros dados.

É fundamental que a empresa tenha um sistema de gestão de Telecom onde todas essas informações podem ser visualizadas, comparadas e gerar as análises que vão ajudar os gestores e tomar decisões sobre os gastos de cada setor – e da empresa como um todo.

O que uma Consultoria pode fazer pela sua Gestão de Telecom?

Como vimos até aqui, reunir e estruturar tantas decisões importantes (e falamos de algumas apenas), que vão gerar novos lucros, é um trabalho complexo e que, muitas vezes, esbarra na falta de conhecimento e de tempo da empresa com o mundo telecom.

Para implementar uma Gestão de Telecom eficiente e que gere resultados no menor prazo possível, é fundamental a parceria de uma Consultoria em Telecom – uma empresa especializada em tudo que envolve o uso de telefonia e dados nas empresas.

A Consultoria em Telecom possui a expertise necessária para:

  • Mapear todas as operações e a importância de Telecom em cada uma;
  • Apontar oportunidades de ganho financeiro e de performance;
  • Avaliar riscos potenciais e como eliminá-los;
  • Oferecer um Plano de Telecom de acordo com o porte, o perfil de negócio, os canais de comunicação e as metas da empresa.

Outro objetivo importante é otimizar e automatizar processos, de colaboradores e gestores. Com isso, é possível implementar a melhor gestão, ganhar em produtividade e em gastos.

Como podemos ver nesse artigo, Telecom é uma despesa desafiadora para todas a empresas, pela sua onipresença nos setores e alta complexidade. Porém, com um Plano de Telecom, medidas eficazes de contenção e a parceria de uma Consultoria em Telecom, é possível gastar apenas o necessário, ganhar performance e gerar lucros extras!

A NSB é especialista em apresentar resultados e tecnologias que dão visibilidade e proporcionam maior performance de gestão para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.

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Neste exato momento, você pode estar deixando de economizar até 40% na sua conta de telefone. O que você está esperando para economizar?

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2019-09-10T12:48:17-03:00