Gestão de Telefonia Corporativa: quais as práticas fundamentais desse processo?

Por não representar uma parte tão significativa do orçamento da companhia, muitos gestores acabam deixando de lado a gestão de telefonia corporativa. Isso pode ser um erro, dependendo da sua área de atuação, impactando negativamente nos lucros e podendo até afastar clientes da sua empresa quando não executada de maneira eficiente.

Ela pode ser trabalhosa, isso é fato, mas não é desculpa para ser ignorada. Com o auxílio de ferramentas e práticas testadas e comprovadas, é possível economizar com esse setor do seu negócio. Para ajudá-lo, elaboramos um guia com as práticas fundamentais desse processo, de forma que você comece a otimizar a telefonia corporativa hoje mesmo. Confira!

Atualização do inventário

A primeira etapa para conseguir elaborar uma gestão de telefonia eficiente é saber exatamente quais são os equipamentos e programas já utilizados pela empresa. Essa será a parte mais complicada, pode ter certeza, mas mesmo assim é simples.

Reserve um tempo do seu dia para catalogar todos os equipamentos. Elabore uma ficha técnica constando as seguintes informações:

• Tipo de equipamento;
• Função;
• Data de aquisição;
• Última manutenção;
• E, por fim, uma descrição detalhada.

Em pouco tempo você terá em mãos informações valiosas para saber há quanto tempo um equipamento está operando, quando é necessária uma nova manutenção, para que ele é utilizado e quais pessoas fazem uso.

Dessa maneira, evitam-se gastos excessivos com hardwares que não funcionam corretamente, e é possível identificar problemas antes mesmo que eles apareçam. Para facilitar consultas e atualizações futuras, conte com a ajuda de um software especializado, que fornece um feedback em tempo real da qualidade da sua rede de telefonia.

Gestão de contratos

Essa é uma das principais alternativas para a redução de custos. Gerir contratos corretamente significa revisá-los, consultá-los com frequência e se engajar naqueles que realmente são favoráveis à sua empresa.

Com a gestão de contratos você possui controle de prazos e taxas, evitando que juros sejam acumulados na hora de efetuar o pagamento, ou até mesmo no mal-uso do serviço contratado. Na maior parte das vezes, há uma multa por rescisão contratual, e você não quer pagar por isso, certo? Depende.

Às vezes, é muito mais vantajoso para o seu serviço romper o acordo com a operadora do que seguir adiante. Nesses casos, é necessário ter clareza dos seus propósitos, e analisar o quanto isso impacta na telefonia da sua empresa.

Esse processo pode ser um pouco complicado quando não se possui conhecimento total da área, uma vez que envolve, além de custos, legislação. É válido procurar por uma consultoria Telecom para auxiliá-lo a tomar as melhores decisões.

Adoção de políticas internas e automatização de processos

As políticas internas de uma empresa dizem muito sobre o seu método de fazer negócios, e elas devem estar presentes em todos os setores. Essa é a única maneira de garantir que todos os processos sejam realizados de maneira automática e padronizada.

Adotar tais políticas e práticas é definir como a gestão irá se comportar em determinadas situações. Por exemplo, se os seus funcionários utilizam telefones particulares, em que situações serão reembolsados pelo gasto? Quando o uso de um telefone corporativo é ideal? Quando se recomenda a adoção de um celular corporativo?

Todas essas questões devem ser previamente analisadas, descritas, e solucionadas em um documento único, disponível para a consulta de todos os seus colaboradores. Tais práticas irão servir como um guia, mas é claro, dando liberdade para o serviço ser efetuado da maneira que o funcionário se sai melhor.

Ainda, avalie individualmente os usuários que mais necessitam do telefone. Por exemplo, a sua secretária. É necessário que ela possua um pequeno roteiro para guiá-la no atendimento de ligações, de maneira que possa dar o máximo de informações ao cliente, gastando o menor tempo possível no telefone. Ela precisa conseguir agendamentos e visitas, mas se não estiver sendo guiada por processos automatizados, poderá apenas perder tempo que poderia ser investido em outras tarefas.

O telefone é uma ferramenta poderosa para qualquer empresa, e deve ser utilizado com muita sabedoria.

Implante a governança corporativa

Quando se fala em telefonia, estamos falando em comunicação. A governança corporativa possui tantas definições que é difícil compreender a sua totalidade, mas trata-se de uma forma de gestão em que os administradores e executivos trabalham de acordo com os interesses da companhia.

Em outras palavras, os acionistas, funcionários, clientes e consultores independentes são ouvidos para que as melhores práticas sejam realizadas visando o bem comum e o crescimento da empresa.

Grandes companhias já deram esse passo para melhorar a forma como são geridas, pois isso resulta, além de maior engajamento de toda a comunidade, em uma chance reduzida de tomar decisões equivocadas, uma vez que diversos pontos de vista são levados em consideração.

É dessa forma que se constrói políticas internas eficientes, e se automatizam processos sem retirar do colaborador a sua liberdade. É, ainda, através dela que se consegue encontrar formas mais eficientes de utilizar recursos e combater gastos.

Relatórios periódicos

É absolutamente essencial para qualquer empresa, em qualquer setor, ter relatórios consistentes sobre o dia a dia da companhia. Na telefonia, isso serve para informar quais práticas estão surtindo o efeito desejado, se determinados equipamentos continuam servindo seus propósitos, e o que deve ser alterado imediatamente para garantir o sucesso no mercado e garantir a melhor gestão de custos.

Baseando-se nesses relatórios elaborados por equipes especializadas, o gestor tem em mãos dados que dirão como os recursos estão sendo utilizados. Neles, é investigado o pacote de dados contratado, perfil do usuário, tempo gasto com chamadas e resultados obtidos com tais esforços. Essa é a chance de ouro para reduzir custos no setor.

A gestão de telefonia corporativa não é tão simples por contar com diversos detalhes sutis, como os equipamentos utilizados, contratos assinados, políticas internas e processos envolvidos. Cada empresa possui um jeito único de utilizar tais recursos para o seu crescimento, mas com essas práticas básicas, você já terá meio caminho andado.

A NSB acredita que, com o aperfeiçoamento contínuo, as melhores práticas são incorporadas para garantir o uso mais eficiente dos recursos de TI na gestão da telefonia corporativa. Há mais de 15 anos no mercado, contamos com soluções modernas para a sua empresa, entre em contato com a nossa consultoria em Telecom para saber mais.

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