6 práticas modernas para reduzir custos com Telefonia na sua empresa

Os custos de Telefonia, por sua característica de onipresença na empresa, são um dos mais difíceis de gerir e reduzir. Mas bem longe de ser impossíveis. Algumas ações simples podem reverter uma situação de gasto sem controle em lucros extras. Vamos falar de algumas medidas que podem ser implementadas rapidamente para reduzir custos de Telecom na sua empresa.

Telefones corporativos. Celulares corporativos. Linhas, Planos de dados. Planos de voz. Erros em faturas. Negociar com as operadoras.

Certamente esses termos, juntos, tiram o sono da maioria dos gestores e empreendedores das empresas brasileiras. Representam um dos custos mais difíceis de administrar: os custos de Telefonia.

No entanto, representam um caminho por onde uma boa parte do lucro da empresa pode escoar continuamente, pela falta de uma gestão focada e de medidas que possam reduzir e controlar permanentemente os gastos.

É o 4º custo das empresas em volume. Não há como ignorar o potencial de economia que há nessa caixa preta.

Que fatores prejudicam a gestão de Telefonia no Brasil?

A gestão de custos de Telefonia é indispensável para a performance do negócio, mas historicamente sofre com alguns problemas estruturais e culturais das empresas:

É um custo com importâncias diversas na mesma organização

Em uma empresa comercial e na área de Vendas, o custo de Telefonia impacta no resultado de venda. Enquanto isso, ele é administrativo na área de RH ou Financeiro.

Podemos ver que a Telefonia tem pesos diferentes conforme a sua importância em cada área, e isso dificulta bastante as ações corporativas de gestão de contratos e o controle específico por área.

É custo de difícil leitura

Quantas vezes analisamos uma fatura telefônica, tivemos a impressão de estar pagando mais, porém não conseguimos entender o bastante para questionar. Podemos imaginar esta dificuldade para 10, 12 gestores de uma empresa com 500, 600 colaboradores.

Relacionamento com as empresas prestadoras de serviço

Sem dúvida é um dos maiores entraves para melhorar os gastos. São poucos e grandes players do mercado, com estruturas complexas e altamente burocratizadas em vários processos com os clientes.

Orçar ou renegociar um contrato pode ser uma tarefa complexa, especialmente para negócios que não tem um setor ou profissional dedicado à gestão de Telefonia – e que possa centralizar as diversas necessidades das áreas.

Quais as práticas modernas que podem reduzir os custos de Telefonia da sua empresa?

Soluções inovadoras e uso das tecnologias mais populares podem trazer uma economia considerável de Telefonia para o seu negócio.

1 – Implementar o uso do VoIP

O VoIP é o protocolo de tráfego de ligações de voz através dos canal de dados do plano associado ao telefone corporativo (fixo). Desta forma, sua empresa usa o consumo de dados, que é menor que o pacote de voz e com franquia maior. Basta o aparelho estar conectado a um acesso de internet.

A economia com este recurso é visível e com duas vantagens: as ligações entre ramais de filiais diferentes têm custo zero e você pode gravar as ligações.

2 – Reforçar o uso dos e-mails

Esta é uma solução tão moderna quanto simples: os e-mails, além de serem gratuitos em qualquer quantidade usada, são uma forma de documentar e controlar assuntos, o que não é possível com os contatos telefônicos – ou vai gerar um trabalho de registrar.

É uma mudança forte de cultura, mas que os colaboradores tendem e aceitar bem, já que é uma forma mais segura de conduzir negociações com clientes e fornecedores.

3 – Instalar atendimentos eletrônicos

O menu eletrônico permite que o cliente possa resolver quase todos os seus assuntos sem precisar da interferência humana e o chatbot é outro excelente – e muito recente – recurso, funciona nos moldes do menu eletrônico, mas com uma versatilidade maior – a empresa pode configurar o máximo de assuntos e respostas.

Com estes recursos, a empresa pode reduzir a necessidade de ligações de retorno.

4 – Implementar a cultura de uso da tecnologia no celular corporativo

Muitas pessoas praticamente não sabem mais como fazer uma ligação de voz no celular corporativo, tamanha a facilidade de comunicação de voz e dados por aplicativos como o Whatsapp, o Telegram e o Zoom.

Estes recursos usam a franquia de dados e são gratuitos para instalar – e de código aberto, portanto legalmente podem ser usados por empresas. Um grande efeito colateral neste uso é a redução das visitas a clientes e viagens a filiais, usando as reuniões virtuais.

Outro recurso cada dia mais usado é a versão Business do Whatsapp: é possível configurar mensagens automáticas e usar o aplicativo para envio e recebimento de documentos.

5 – Use um sistema de gestão completa dos custos de Telecom

Para um custo tão complexo de gerir, uma excelente opção é implementar um sistema de gestão específico como o Optmize TEM desenvolvido pela NSB.

O Optmize TEM é uma ferramenta completa para gerir todos os aspectos dos seus gastos com Telecom na empresa. Sua empresa poderá:

• Ter a visão de todo o ativo de Telefonia e Dados da empresa – aparelhos fixos e móveis, linhas associadas, planos, colaborador usuário e o setor dele;
• Pesquisar por aparelhos e linhas ociosas – desta forma poderá cancelar ou remanejar para áreas com falta de linhas;
• Receber eletronicamente todas as faturas de celular e telefone corporativo, eliminando a inclusão manual que normalmente não tem todos os dados;
• Gerir o consumo de cada linha, e de um grupo de linhas em um setor ou equipe de trabalho (vendedores, por exemplo);
• Acompanhar todos os detalhes de consumo – tipos de ligações feitas (local, DDI), horários e comparando com o expediente do colaborador, histórico de gasto;
• Fazer a gestão de contratos com as operadoras;
• Gerar relatórios e consultas com riqueza de detalhes.

Com esta solução de sistema, você não precisa mais de controles paralelos de áreas para consolidar e avaliar os resultados – tudo estará reunido, com facilidade de leitura para que os gestores da empresa analisem e tomem as decisões.

O Optmize TEM também está preparado para a integração com outras duas ótimas soluções de gestão da NSB: o Optmize Tarifador (para análise individual de ligações) e o Optmize MDM (para gestão de telefonia móvel).

Em um formato web, o software dispensa instalação de programas, tem as suas versões atualizadas automaticamente e configurações simples para receber e distribuir os dados da sua empresa pelas diversas visões. Depois, é só cadastrar os acessos de colaboradores autorizados e o uso está liberado. Todo o processo é muito rápido.

Sem dúvidas, é um software que dará confiabilidade, rapidez e versatilidade à gestão, para se traduzir nas melhores decisões para a redução de custos de Telefonia da sua empresa.

6 – Crie uma gestão de Telefonia com o apoio de uma Consultoria

Uma Gestão de custos de Telefonia é o conjunto de planos, metas e formas de controle para os custos e que pode ser extremamente eficiente no dia a dia, usando as ferramentas e premissas definidas pela organização.

Para auxiliar na implementação, o ideal é a contratação de uma consultoria especializada em gestão de custos de Telefonia como a NSB, que possui grande experiência no assunto e equipe de profissionais qualificados para entender as características de cada negócio.

Conforme vimos acima, as soluções de sistemas da NSB Consultoria em Telecom, são alternativas modernas e sintonizadas com o mundo de TI e Telecom, proporcionando uma eficiência muito maior na gestão.

Quer conhecer mais sobre as soluções de tecnologia que a NSB  oferece?

Marque uma reunião e assuma o controle das despesas de telecomunicações da sua empresa.

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