Conheça os principais erros que você não pode cometer na gestão de telefonia

Como diz Djalma de Pinho, autor de várias obras na área de administração, a boa gestão é aquela que considera toda e qualquer forma de possibilidade de redução de custos, de modo que, com isso, a empresa consiga evoluir e coordenar de forma eficiente seu financeiro, podendo aplicá-lo em setores estratégicos visando a sua expansão.

Mas por que estamos dizendo isso? Apesar de ser um grande erro, muitas empresas não incluem a gestão de telefonia em suas prioridades e, por conta disso, deixam de economizar. Tanto como qualquer setor da empresa, a gestão de telefonia deve receber a mesma atenção.

Só para você ter noção, segundo uma pesquisa realizada pela NSB, 7% dos valores de faturas emitidas pelas empresas de telefonia apresentam erros, como cobranças indevidas ou inclusão de serviços que não solicitamos. Você já imaginou o que significa esses 7% do total da conta da telefonia de sua empresa? Não? Pois vamos ajudar você a visualizar como esses 7% podem fazer uma grande diferença, veja:

Digamos que você pague ao mês R$ 10.000 só com telefonia. Se você aplicar esse percentual aos R$ 10.000, você terá uma redução de R$ 700. Ou seja, ao invés de pagar esse valor, poderá pagar R$ 9.300. De início, a diferença pode não ser tanta, mas multiplique os R$ 700 por 12 ou 24 meses e você vai ver que estará pagando quase dois meses a mais, somente de cobranças indevidas – fora as mensalidades que habitualmente fazem parte de seu orçamento.

Agora que você sabe a importância de se fazer a gestão de telefonia em sua empresa, veja a seguir os principais erros que você não pode cometer em tal administração. Vamos conferir?

1. Não contar com uma política de administração de telefonia

Toda e qualquer empresa que necessita ou possui um sistema de telefonia, para fazê-la funcionar de forma adequada, deve contar uma política de administração de telefonia, que contemple ações estratégicas, como, por exemplo:

a) Avaliação de desempenho do serviço prestado pela empresa de telefonia;

b) Auditoria das faturas, visando identificar possíveis cobranças indevidas;

c) Análise de contrato de telefonia, buscando verificar se existem cláusulas abusivas; etc.

Adotar uma política de gestão de telefonia possibilita aos gestores priorizarem suas ações em busca de um serviço de qualidade, a um custo justo para ambas as partes.

2. Adotar instrumentos como planilhas em vez de softwares de gestão

Ainda que seja algo habitual nas empresas, o que é um erro, as planilhas se apresentam, hoje, como um instrumento de gestão pouco eficiente. Sinceramente, qual empresa deseja que seu colaborador passe horas e horas preenchendo planilhas que, a qualquer momento podem ser corrompidas, colocando todos os dados ali inseridos em perigo?

Qualquer empresa que preze pela eficiência e pelo trabalho produtivo e célere, vai escolher, sem dúvidas, um software de gestão para auxiliar o seu colaborador a administrar a telefonia. Muitos desses softwares, a exemplo do Optmize TEM, contam com uma série de recursos para garantir controle completo na gestão de telecom, veja alguns deles:

a) Auditoria automatizada;

b) Gestão de tarifas e contratos;

c) Possibilidade de baixar a fatura pelo sistema;

d) Inventário;

e) Tarifador para reduzir os custos com a telefonia.

3. Não estudar a sua real necessidade de consumo na hora de fechar contrato com a operadora de telefonia

É primordial que a empresa estude a sua real necessidade de consumo de telefonia e de dados para que, assim, possa escolher o contrato que mais se adeque ao seu perfil, ou seja, que a faça pagar um valor justo pelo serviço consumido.

Se uma empresa consome telefonia e dados abaixo do serviço que lhe é oferecido, os gestores precisam estudar um novo contrato que condiga com o perfil da organização. Do contrário, recursos financeiros estarão sendo gastos de forma irracional.

4. Não avaliar o desempenho e qualidade do serviço contratado

Sem sombras de dúvidas, se você pesquisar em sites de reclamação, vai encontrar dezenas, senão milhares, de reclamações dirigidas às empresas de telefonia brasileira. A maioria delas tem relação com a compra de um determinado serviço de telefonia e de dados que, na prática, funciona de uma maneira totalmente distinta.

Em outras palavras, os consumidores compram um serviço por uma determina tarifa e a empresa de telefonia não cumpre com o que foi acordado em contrato.

Por isso, é muito importante que os gestores avaliem de maneira periódica o desempenho e a qualidade do serviço contratado, visando verificar se a empresa de telefonia está, de fato, cumprindo com as suas obrigações contratuais. Caso sejam encontrados problemas, deve a empresa contratante acionar a operadora de telefonia, para que a mesma busque corrigir os erros.

5. Não contratar uma empresa/consultoria telecom

Uma empresa especializada pode ajudar o seu empreendimento não só a encontrar possíveis problemas na fatura de telefonia, mas também auxiliar na realização de uma auditoria completa. Dessa forma é possível visualizar onde é necessário melhorar, se é, por exemplo, na redução de custos abrindo mão do celular corporativo ou telefone corporativo.

Além disso, fornece à sua empresa as melhores práticas de gestão em telecomunicação, fazendo com que ela aumente a sua produtividade e agilize os seus processos. Outra vantagem de se contratar uma consultoria especializada, como a NSB, diz respeito à sua capacidade de negociar com as operadoras de telefonias.

A NSB conta com profissionais altamente qualificados e preparados para negociar da melhor forma possível com as companhias de telefonia, visando conseguir para a sua empresa o melhor acordo. Para realizar esse serviço, os especialistas da consultoria analisam os serviços oferecidos e as informações contratuais e logo depois cruzam os dados, de modo que com isso seja possível verificar se realmente o serviço está sendo oferecido como deveria.

Conclusão

Como vimos, a administração de telefonia exige expertise e conhecimento. Somente um profissional capacitado e com uma larga experiência é capaz de conduzir essa tarefa com maestria, ajudando a sua empresa na gestão de custos e na gestão de contratos. Para obter um trabalho eficiente e de qualidade, que realmente possa trazer resultados, prefira contratar uma consultoria em telecom. Entre em contato com a NSB e receba o melhor atendimento.

Estamos esperando por você!

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