Conheça os principais erros que você não pode cometer na gestão de telefonia

Conheça os principais erros que você não pode cometer na gestão de telefonia
Conheça os principais erros que você não pode cometer na gestão de telefonia

Como diz Djalma de Pinho, autor de várias obras na área de administração, a boa gestão é aquela que considera toda e qualquer forma de possibilidade de redução de custos, de modo que, com isso, a empresa consiga evoluir e coordenar de forma eficiente seu financeiro, podendo aplicá-lo em setores estratégicos visando a sua expansão.

Mas por que estamos dizendo isso? Apesar de ser um grande erro, muitas empresas não incluem a gestão de telefonia em suas prioridades e, por conta disso, deixam de economizar. Tanto como qualquer setor da empresa, a gestão de telefonia deve receber a mesma atenção.

Só para você ter noção, segundo uma pesquisa realizada pela NSB, 7% dos valores de faturas emitidas pelas empresas de telefonia apresentam erros, como cobranças indevidas ou inclusão de serviços que não solicitamos. Você já imaginou o que significa esses 7% do total da conta da telefonia de sua empresa? Não? Pois vamos ajudar você a visualizar como esses 7% podem fazer uma grande diferença, veja:

Digamos que você pague ao mês R$ 10.000 só com telefonia. Se você aplicar esse percentual aos R$ 10.000, você terá uma redução de R$ 700. Ou seja, ao invés de pagar esse valor, poderá pagar R$ 9.300. De início, a diferença pode não ser tanta, mas multiplique os R$ 700 por 12 ou 24 meses e você vai ver que estará pagando quase dois meses a mais, somente de cobranças indevidas – fora as mensalidades que habitualmente fazem parte de seu orçamento.

Agora que você sabe a importância de se fazer a gestão de telefonia em sua empresa, veja a seguir os principais erros que você não pode cometer em tal administração. Vamos conferir?

1. Não contar com uma política de administração de telefonia

Toda e qualquer empresa que necessita ou possui um sistema de telefonia, para fazê-la funcionar de forma adequada, deve contar uma política de administração de telefonia, que contemple ações estratégicas, como, por exemplo:

a) Avaliação de desempenho do serviço prestado pela empresa de telefonia;

b) Auditoria das faturas, visando identificar possíveis cobranças indevidas;

c) Análise de contrato de telefonia, buscando verificar se existem cláusulas abusivas; etc.

Adotar uma política de gestão de telefonia possibilita aos gestores priorizarem suas ações em busca de um serviço de qualidade, a um custo justo para ambas as partes.

2. Adotar instrumentos como planilhas em vez de softwares de gestão

Ainda que seja algo habitual nas empresas, o que é um erro, as planilhas se apresentam, hoje, como um instrumento de gestão pouco eficiente. Sinceramente, qual empresa deseja que seu colaborador passe horas e horas preenchendo planilhas que, a qualquer momento podem ser corrompidas, colocando todos os dados ali inseridos em perigo?

Qualquer empresa que preze pela eficiência e pelo trabalho produtivo e célere, vai escolher, sem dúvidas, um software de gestão para auxiliar o seu colaborador a administrar a telefonia. Muitos desses softwares, a exemplo do Optmize TEM, contam com uma série de recursos para garantir controle completo na gestão de telecom, veja alguns deles:

a) Auditoria automatizada;

b) Gestão de tarifas e contratos;

c) Possibilidade de baixar a fatura pelo sistema;

d) Inventário;

e) Tarifador para reduzir os custos com a telefonia.

3. Não estudar a sua real necessidade de consumo na hora de fechar contrato com a operadora de telefonia

É primordial que a empresa estude a sua real necessidade de consumo de telefonia e de dados para que, assim, possa escolher o contrato que mais se adeque ao seu perfil, ou seja, que a faça pagar um valor justo pelo serviço consumido.

Se uma empresa consome telefonia e dados abaixo do serviço que lhe é oferecido, os gestores precisam estudar um novo contrato que condiga com o perfil da organização. Do contrário, recursos financeiros estarão sendo gastos de forma irracional.

4. Não avaliar o desempenho e qualidade do serviço contratado

Sem sombras de dúvidas, se você pesquisar em sites de reclamação, vai encontrar dezenas, senão milhares, de reclamações dirigidas às empresas de telefonia brasileira. A maioria delas tem relação com a compra de um determinado serviço de telefonia e de dados que, na prática, funciona de uma maneira totalmente distinta.

Em outras palavras, os consumidores compram um serviço por uma determina tarifa e a empresa de telefonia não cumpre com o que foi acordado em contrato.

Por isso, é muito importante que os gestores avaliem de maneira periódica o desempenho e a qualidade do serviço contratado, visando verificar se a empresa de telefonia está, de fato, cumprindo com as suas obrigações contratuais. Caso sejam encontrados problemas, deve a empresa contratante acionar a operadora de telefonia, para que a mesma busque corrigir os erros.

5. Não contratar uma empresa/consultoria telecom

Uma empresa especializada pode ajudar o seu empreendimento não só a encontrar possíveis problemas na fatura de telefonia, mas também auxiliar na realização de uma auditoria completa. Dessa forma é possível visualizar onde é necessário melhorar, se é, por exemplo, na redução de custos abrindo mão do celular corporativo ou telefone corporativo.

Além disso, fornece à sua empresa as melhores práticas de gestão em telecomunicação, fazendo com que ela aumente a sua produtividade e agilize os seus processos. Outra vantagem de se contratar uma consultoria especializada, como a NSB, diz respeito à sua capacidade de negociar com as operadoras de telefonias.

A NSB conta com profissionais altamente qualificados e preparados para negociar da melhor forma possível com as companhias de telefonia, visando conseguir para a sua empresa o melhor acordo. Para realizar esse serviço, os especialistas da consultoria analisam os serviços oferecidos e as informações contratuais e logo depois cruzam os dados, de modo que com isso seja possível verificar se realmente o serviço está sendo oferecido como deveria.

Conclusão

Como vimos, a administração de telefonia exige expertise e conhecimento. Somente um profissional capacitado e com uma larga experiência é capaz de conduzir essa tarefa com maestria, ajudando a sua empresa na gestão de custos e na gestão de contratos. Para obter um trabalho eficiente e de qualidade, que realmente possa trazer resultados, prefira contratar uma consultoria em telecom. Entre em contato com a NSB e receba o melhor atendimento.

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2018-07-19T10:43:32-03:00
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