Comece o ano reduzindo custos de Telecom com auditoria de contas

Vivemos um mundo de negócios cada vez mais competitivo, com mais concorrentes e mais qualificados, e focar as estratégias apenas na produção, no marketing e nas vendas não é suficiente para gerar resultados. É preciso olhar para o outro lado da balança: os custos, onde podemos ganhar rentabilidade com medidas de gestão.

Em uma economia como a brasileira, onde os momentos de crise ou recessão são infelizmente comuns, e com uma concorrência cada vez maior – e mais qualificada – em todos os segmentos, os negócios precisam colocar uma lupa sobre todas as linhas dos seus orçamentos.

Gerir os custos e despesas de todas as áreas da empresa tornou-se uma tarefa tão estratégica quanto as vendas. Afinal, da segunda parte do orçamento podem sair ganhos extras e o melhor: que dependem exclusivamente de ações internas, ao contrário das receitas, que são disputadas no mercado que nem sempre está em um momento favorável.

Os custos de Telecom são complexos e exigem atenção especial

Há algumas décadas, as empresas gastavam apenas com telefonia fixa e não havia uma concorrência de operadoras para melhorar os preços, a economia se fazia apenas no controle de consumo.

Com a chegada da internet a as muitas tecnologias que se seguiram, o mundo hoje está hiperconectado, as empresas pode fazer negócios com o mundo todo em segundos e otimizar seus resultados. Porém, isso criou um custo de Telecom muito mais complexo para gerenciar.

As características do custo de Telecom na sua empresa

O custo de Telecom desafia uma gestão corporativa, por alguns motivos:

• Está presente em todas as áreas da empresa e cada uma trata o custo de Telecom com mais ou menos ênfase;
• As telefonias fixa, móvel e de dados exigem formas de controle distintas;
• O custo com aparelhos é altamente relevante;
• O detalhamento das faturas é de difícil compreensão, com muitos termos técnicos;
• Dificilmente a empresa tem alguém que seja especializado na gestão de Telecom;
• As operadoras são empresas com muita burocracia e não conseguem atender os contratos corporativos com a agilidade que as empresas precisam.

Com uma gestão eficiente, os custos de Telecom podem render bons resultados de economia, mas vão exigir uma dedicação grande.

Quais as estratégias de uma gestão eficiente de custos de Telecom?

Sua empresa pode implementar uma gestão de Telecom eficiente a partir das estratégias abaixo e obter uma redução de custos importante.

Visibilidade total do inventário de Telecom

Conhecer o parque de aparelhos (móveis e fixos), linhas e planos para evitar as linhas e aparelhos ociosos e avaliar se os perfis de conta são compatíveis com os usuários.

Negociação periódica de contratos

O mercado de operadoras é altamente agressivo e as contas corporativas são muito cobiçadas pela quantidade e longa duração de contratos. É importante não só discutir valore mas também atualizar os itens contemplados – por exemplo substituir o SMS, se for pouco eficiente na comunicação com os clientes, por outro produto ou simplesmente retira-lo.

Instituição de boas práticas

Conscientizar os colaboradores sobre o uso, limitar recursos por linhas, incentivar o uso das tecnologias em telefones móveis para substituir ligações e outras medidas.

Implementação de uma solução de sistema

Toda o conjunto de dados gerados pelo uso de recursos de Telecom precisam de uma forma centralizada, organizada e clara de leitura, comparação histórica e métricas. Uma solução de sistema como o NSB TEM – Telecom Expense Management é a ideal para avaliar os custos de Telecom de forma global para obter informações integradas e tomar decisões.

Auditorias de contas

Visa apontar e recuperar cobranças indevidas. É um item que pode surpreender a gestão de Telecom, pois não é um trabalho feito na maioria das empresas.

Auditoria de contas: onde a sua empresa pode obter uma redução de custos significativa

Um centavo de real sempre parece pouco. Mas imagine uma redução de R$ 0,01 em cada ligação de telefonia fixa e de celular que a sua empresa fizer durante um mês.

Certamente será uma economia considerável e que vai melhorar o resultado. E se houver reduções ainda maiores e permanentes? Neste ponto, a auditoria de contas cumpre um papel fundamental na gestão de custos de Telecom.

As operadoras de telefonia e dados seguem sendo um dos segmentos com maior número de reclamações em portais de defesa do consumidor, chegando em 2017 a 48% das reclamações no portal do consumidor do Ministério da Justiça.

A importância da auditoria de contas de Telecom se apoia em algumas situações:

• Segundo estudos no setor, os erros de cobrança das operadoras representam, em média, 7% do valor total mensal cobrado;
• Os planos de telefonia corporativa são personalizados e se compõem de diversos itens, as operadoras têm dificuldades operacionais de cobrar exatamente o que foi acordado;
• A auditoria também avalia práticas indevidas de usuários – onde pode estar uma boa fatia de economia futura ao cobrar mudanças de comportamento.

Auditoria de contas: muitos benefícios além da recuperação de valores

Com a auditoria de contas, os benefícios para a sua empresa são muitos:

Recuperação de valores

Este é o benefício imediato; você pode avaliar as contas, identificar cobranças indevidas e abrir processos de contestação junto às operadoras. Um controle de auditoria e contestação como o existente no NSB TEM – Telecom Expense Management ajuda bastante na eficiência destes processos.

Mudança de comportamentos

Muitas cobranças não são indevidas das operadoras, mas são práticas que estão fora do que a empresa permite ou espera – ligações telefônicas em horários de alto custo ou feitas por uma linha que não justifica este uso, por exemplo.

Com a auditoria, é possível alertar as equipes para as práticas indevidas e até instituir uma Política de Uso, caso não exista. Isso pode representar uma queda contínua nos valores.

Renegociação de contratos

A auditoria tem um papel fundamental em uma análise que vai além da cobrança indevida: a linha está usando um perfil adequado? Poderia estar contemplado o serviço cobrado dentro do plano e pagando menos? Uma série de questões surgem com o alerta de cobranças inesperadas.

Restruturação de inventário

Quantas vezes a empresa encontra contas de linhas que estão paradas e pagando o valor básico? A auditoria permite cruzar os dados de consumo com a situação da linha no inventário e assim é possível cancelar linhas e vender ou remanejar aparelhos.

Conforme vimos acima, a auditoria de contas tem um papel fundamental no dia a dia da gestão de custos de Telecom e pode representar uma economia mensal substancial para a sua empresa.

A NSB é uma Consultoria em Telecom, formada por profissionais com ampla experiência nas melhores práticas de gestão de Telecom e que pode analisar as características do seu negócio e propor as melhores soluções.

Quer conhecer as boas ideias da NSB  para esta gestão? Marque uma reunião e assuma o controle das despesas de telecomunicações da sua empresa.

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