3 dicas para ser mais produtivo com a gestão de faturas da sua empresa

Você está cansado de perder tempo checando faturas da operadora de telefonia da sua empresa?

Temos acompanhado que esse é um problema muito comum no cotidiano de diversas empresas. Com razão, afinal, viver em uma sociedade tão acelerada como a nossa, que valoriza o tempo, desperdiçá-lo é, de certo modo, é um problema que precisa ser corrigido.  Se você já ouviu falar na expressão “tempo é dinheiro”, sabe exatamente o que queremos dizer!

A boa notícia é que estamos aqui para te ajudar a resolver essa demanda tão frequente que acaba sendo uma “dor de cabeça”. Isso porque não basta checar a fatura, você sabe que a gestão de custos é um processo e quanto antes automatizarmos essa tarefa, será melhor para se beneficiar de mais tempo disponível e dinheiro.

Vamos às dicas?

1. Adote o software de gestão Optmize TEM — Telecom Expense Management

Não poderíamos começar a lista de dicas sem falar, primeiro, do software de gestão especificamente voltado para a administração em telecom: o Optmize TEM — Telecom Expense Management, software criado pela NSB. Ele é, sem exagero algum, a solução perfeita para quem deseja parar de perder tempo baixando faturas na operadora de telefonia.

Se você ainda não ouviu falar, precisa conhecê-lo. Ele vai mudar a sua realidade e a realidade da gestão em telecom de sua empresa.

Trata-se de um sistema completo no que diz respeito à administração e ao controle de telefonia. Além de importar e gerenciar faturas, ele conta ainda, com as seguintes funcionalidades:

a) Gestão de tarifas e de contratos;

b) Auditoria automatizada, que permite o confronto de informações entre o contrato e os valores cobrados em fatura, facilitando assim o processo de gestão;

c) Sistema de inventário;

d) Gestão de contestação, que permite gerenciar a contestação de valores junto às operadoras, assim como também as devoluções;

e) Rateio;

f) Sistema que permite aos gestores visualizarem as informações para auxiliá-los na tomada de decisão;

g) Possibilidade de integrar outros softwares, como o tarifador e o MDM.

Com um software como esse à sua disposição, você não vai mais perder tempo. Garanta eficiência, produtividade e rapidez na gestão de telefonia de sua empresa e evite, a partir de agora, dores de cabeça com downloads de faturas.

2. Mapeie, organize suas contas e defina ciclos para o pagamento

Outra forma de evitar perda de tempo baixando faturas na operadora telefônica é mapeando as faturas existentes, organizando-as e definindo ciclos para o seu pagamento, se for o caso. Geralmente, esta última ação é recomendada quando se tem débitos ativos.

Com isso, você evita que elas se acumulem e até mesmo que sejam perdidas, algo que é muito comum nas empresas (principalmente naquelas que possuem uma rotina mais estressante, demandando mais dos profissionais).

Agindo dessa maneira, você pode readequar o vencimento e até mesmo criar ciclos para o seu pagamento, obtendo, dessa maneira, pleno controle sobre a gestão de telefonia. Ruim mesmo, vale mencionar, é quando a fatura é perdida ou quando não se tem gestão sobre ela, o que acarreta perda de tempo operacional e dores de cabeça, tendo o profissional que acionar a operadora telefônica para o envio da segunda via.

Além disso, esse tipo de situação gera prejuízo para a organização, uma vez que ela terá que pagar juros de mora e outras cobranças decorridas da falta de pagamento da fatura. Quando a empresa administra com eficiência a sua telefonia, ela não só evita isso, como também economiza.

3. Organize os arquivos da empresa e crie um modelo de gestão com base nos vencimentos das faturas

A gestão da fatura é iniciada antes mesmo dela chegar até a sua empresa. É preciso criar o hábito de guardá-las em um lugar pensado especificamente para esse fim.

Antes de colocá-las em algum arquivo, organize-as em uma pasta com divisórias. O ideal é sinalizar as divisórias, levando em consideração os 12 meses do ano e estabelecendo, para cada um, a data máxima para o pagamento da fatura a vencer, para que assim você consiga ter total controle sobre ela.

Exemplo: as faturas do mês de abril, você coloca na divisória “Abril de 2018” e, ao lado, você pode sinalizar “Efetuar pagamento até o dia 25 do referido mês”.

Veja que se trata de uma pasta de consulta corrente, ou seja, ela precisará ficar perto de sua mesa de trabalho, pois assim você lembrará dos pagamentos que deverão ser feitos. Ao final de cada ano, você pode solicitar o escaneamento das faturas e guardá-las na nuvem, para futuras consultas, caso seja preciso. E, a partir disso, iniciar novamente o processo de controle das faturas do ano posterior.

Ao guardar na nuvem, você permite uma gestão colaborada e evita superlotamento de arquivos em salas de sua empresa.

Conclusão

Essas são as principais maneiras para deixar de perder tempo baixando faturas com a operadora. Tenha em mente que adotar um software de gestão e consultoria, a exemplo do Optmize TEM — Telecom Expense Management – é, entre as alternativas apresentadas, a melhor opção. Quer saber por quê? Nós explicamos!

O Optmize TEM é um software especializado na gestão em telecom, ou seja, foi criado exclusivamente para auxiliar em tudo que diga respeito à telefonia. Trata-se, assim, de um sistema automatizado, dispensando, de certo modo, o esforço operacional que é exigido, por exemplo, nas duas outras opções.

Não perca mais tempo! Entre em contato com a NSB e fale com um de nossos consultores. Juntos, podemos desenhar a melhor solução para fazer com que a sua empresa nunca mais precise perder tempo baixando faturas de telefonia. Até a próxima!

[related_posts_by_tax format=”thumbnails” image_size=”large” posts_per_page=”3″ link_caption=”true” ]