Veja como reduzir até 40% dos custos de Telecom da empresa

A gestão de custos é sempre uma tarefa complexa no dia a dia de uma empresa, exige muita dedicação e rotina. São os mais variados tipos de gastos, desde os indispensáveis para a produção e a venda dos produtos e serviços até aqueles que são essenciais para a operação das áreas e nem sempre são controlados com o foco necessário. Telecom é um deles e quando olhamos o valor da conta, entendemos que não deve ser assim.

Porque em tempos de muita concorrência e de grandes esforços para vender, segurar custos de produção e fazer margens menores para conquistar clientes, as despesas e custos devem ter um lugar de destaque na gestão empresarial.

É outra forma de gerar lucros: a redução de custos operacionais e administrativos.

São as linhas de orçamento onde, muitas vezes, os gestores não dedicam o tempo necessário, mais focados com vendas, gestão de pessoal e indicadores de performance, que são prioritários.

Porém, uma boa gestão de custos pode ser um método eficiente para gerar caixa e melhorar a saúde financeira da empresa.

Custos de Telecom: dá trabalho controlar, mas o resultado surpreende

Telecom costuma representar o 4º maior custo operacional na maioria das empresas e, sem dúvida, é um dos mais difíceis de controlar por algumas características particulares.

1. É um custo presente em toda a empresa, o que dificulta a implementação de uma gestão corporativa, que é fundamental para alcançar resultados contínuos.
2. Os serviços de Telecom são geridos com diferentes prioridades (e foco) em cada área; são um insumo no setor de Call Center, impactando diretamente no resultado, e uma despesa administrativa no Financeiro.
3. Os serviços de telecomunicações têm um nível de complexidade grande de informações, em contratos diferenciados para telefone corporativo fixo e celular corporativo. As faturas são de difícil entendimento por pessoas que não estão acostumadas com a linguagem das operadoras.
4. O orçamento de Telecom é feito com base em médias ou históricos, sem uma análise profunda e usando números inflados de cobranças incorretas das operadoras, práticas indevidas de funcionários e falta de orientações claras sobre o uso na empresa.

É um gasto que prejudica o resultado da empresa se não for controlado e auditado e, segundo a consultoria Gartner, com uma gestão constante, estruturada e que disponha das melhores ferramentas de controle, é possível reduzir de 15% a 40% os gastos com Telecom. E como isso pode ser alcançado?

Custos de Telecom: gestão focada e mudanças simples para reduzir gastos

Criar uma gestão estruturada para os custos de Telecom da sua empresa pode ser mais simples do que você imagina.

Com a parceria de uma consultoria em Telecom, como a NSB, algumas ações serão implementadas de forma planejada, avaliando todos os aspectos do seu negócio e propondo a melhor solução para cada um deles.

Vamos falar de algumas delas, dentre as várias que vão mudar totalmente a forma de controlar e visualizar os custos de Telecom do seu negócio.

1 – Instituir a Gestão de Telecom como política da empresa

Uma forma eficiente de demonstrar a importância e a prioridade que a empresa dará ao controle de gastos com Telecom, e buscar o engajamento dos funcionários, é instituir a Gestão de Telecom como uma política corporativa, com as boas práticas de uso, limitações e regras, metas e indicadores de desempenho.

Tudo isso deve partir de um Plano de Gestão com tarefas, responsáveis e prazos para que, no menor prazo possível, toda a empresa esteja falando a mesma língua sobre a importância do controle desses custos.

2 – Auditoria em todas as contas

Sabe a sua desconfiança de que a empresa gasta demais com telefone? Nessa etapa, boa parte da sua dúvida será respondida.

Por dados históricos, é possível obter cerca de 7% de economia auditando as faturas.

Portanto, é uma etapa que deve ser feita com muito critério, pois vai gerar ganhos e reforçar a importância do controle sobre as contas.

3 – Revisão geral de contratos e planos

Esse deve ser o primeiro passo: é preciso fazer uma gestão de contratos para avaliar se o valor de plano de cada linha fixa e móvel está compatível com a necessidade de uso do funcionário ou área.

É a oportunidade de adequar o plano ao consumo, gerando economia tanto reduzindo um plano superdimensionado quanto aumentando, de forma que os gastos excedentes, sendo necessários, passem a fazer parte do pacote.

4 – Centralize a gestão, mas personalize as metas

Como falamos anteriormente, todos os setores demandam os serviços de Telecom, porém cada um tem uma necessidade diferente de uso e nivelar metas sempre será prejudicial – com excesso onde não precisa e apertos onde não pode haver.

Com contratos revistos e contas auditadas, a empresa terá informação de qualidade para definir o gasto que cada setor pode ter, considerando as sazonalidades, melhorando o nível de gestão financeira.

5 – Implantação de um sistema de gestão

Esta é, sem dúvida, uma medida fundamental para o sucesso da Gestão de Telecom. Com a implantação de uma solução de gestão, todo o controle e visibilidade dos gastos assume um nível profissional.

Uma solução como o TEM (Telecom Expense Management) desenvolvida pela NSB, é ideal para empresas administrarem os fatos e dados relativos à Telecom de forma estruturada, simples e eficiente.

O TEM é um software web, sem a necessidade de instalações em computadores, de uso intuitivo e integrado com as principais operadoras de telefonia e dados do mercado, permitindo a carga automática das faturas, o que evita o trabalho manual e gera dados de comparação imediata com as condições contratadas.

Com ele, sua empresa pode, entre outras atividades:

• Controlar as tarifas e contratos fechados com as operadoras;
• Gerenciar o movimento de consumo de cada linha e a relação dele com o plano contratado, o perfil do usuário e o histórico, permitindo tomar decisões rápidas e assertivas e evitar desperdícios;
• Visualizar o inventário atualizado de Telecom – aparelhos, linhas e planos – e gerenciar linhas e aparelhos ociosos e idade dos equipamentos;
• Usar a auditoria automatizada, que compara continuamente as cobranças com a condições contratadas e gera os processos de contestação;
• Executar o rateio de contas entre departamentos, conforme definido pela empresa.

Outro aspecto importante do TEM é a sua riqueza de visões e relatórios para diversas análises dos custos, contribuindo para a eficácia do fluxo de caixa, e também da performance dos ativos e dos contratos.

É informação de qualidade permitindo a tomada das melhores decisões.

Conforme podemos ver neste artigo, é fundamental que os custos de Telecom sejam acompanhados e controlados de perto, para transformar desperdícios e erros em receita extra para o negócio.

A NSB é especialista em apresentar resultados e tecnologias que dão visibilidade e proporcionam maior performance de gestão para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.

Quer conhecer as boas ideias da NSB para esta gestão? Marque uma reunião e veja como ter o controle total dos custos de Telecom da sua empresa.

[related_posts_by_tax format=”thumbnails” image_size=”large” posts_per_page=”3″ link_caption=”true” ]