É possível controlar gastos com Telefonia em tempo real?

Todo mês é sempre a mesma rotina: sua empresa recebe as faturas telefônicas e cada área, depois do susto, se pergunta: como podemos gastar tanto? Olhando para os números friamente, nem podemos dizer que o consumo foi além do necessário, vai depender de algo que é essencial: ter o controle real do que cada setor gasta para identificar desperdícios. E por que não tirar essas conclusões em tempo real? Vamos falar dessa possibilidade.

Mas antes: por que a Telefonia é tão difícil de gerir?

A Telefonia, ao lado da Energia e da Impressão, costumam ser exemplos de despesas que as empresas têm grande dificuldade de gerenciar. E os motivos são muitos.

Telefonia é uma despesa onipresente

Podemos dizer que essa é a primeira dificuldade na gestão da Telefonia: como controlar uma despesa que está em todas as mesas da empresa, além dos muitos celulares e smartphones funcionando externamente?

Mesmo nas pequenas empresas, se pensarmos nas faturas mensais, nos planos e nos erros das operadoras que são infelizmente comuns, para cada linha, e com os setores sempre focados em metas ligadas ao negócio, conseguimos entender porque poucas organizações dedicam um tempo para controlar a Telefonia.

Telefonia pode ser uma despesa administrativa ou estratégica

Os gastos telefônicos podem ser apenas de suporte aos setores, como acontece no financeiro ou na contabilidade, ou podem ser altamente estratégicos, como é o caso do setor de vendas.

Em empresas de call center ou que usam equipes de vendas internas, controlar os gastos com telefonia é uma tarefa tão importante quanto o controle de negociações e descontos. Afinal, o consumo é elevado e qualquer distorção tem impactos realmente grandes nos resultados.

Porém, essa diferenciação de importância dentro da empresa dificulta a criação de uma gestão dedicada, que terá de lidar com interesses e cobranças em níveis diferentes.

Telefonia é uma despesa difícil de interpretar

A não ser que a empresa tenha profissionais com experiência em gestão de contas, entender as faturas, os códigos de serviços, os itens extras e os infalíveis erros de cobrança é sempre um grande desafio, que acaba desestimulando a conferência e as ideias de gestão.

Outro ponto que conhecemos bem é a relação com as operadoras, grandes corporações com muita burocracia no atendimento.

Com milhões de clientes nas suas carteiras, são poucos aqueles que conseguem ter um poder real de negociação com as operadoras. Partindo de valores que sempre parecem altos nos contratos, é comum a acomodação em números que, muitas vezes, têm uma gordura que pode ser retirada.

Telefonia é uma despesa difícil de orçar

Essa definição é uma consequência dos fatores anteriores: se não conseguimos controlar e saber quais os níveis reais de consumo, dificilmente conseguiremos ter dados confiáveis para orçar e gerar mecanismos de controle de uso.

Com vemos, gerir a Telefonia da empresa é realmente uma missão difícil, mas nem de longe é impossível. Focando nas medidas mais eficazes, é possível ter ganhos consideráveis e o melhor: controlar em tempo real, reduzindo ainda mais os custos. Vamos falar de algumas delas.

Gestão eficaz de Telefonia: conhecer e otimizar seu inventário

Nos dias de hoje, onde os smartphones estão cada vez mais presentes nas atividades das empresas e muito além do uso de vendedores e técnicos, o controle de inventário de Telefonia se torna ainda mais complexo.

Porém, uma gestão eficaz passa por saber em detalhes todos os aparelhos que a empresa possui – telefones fixos e móveis – e identificar o setor, o funcionário responsável e o plano de consumo de cada um deles. Isso permitirá definir:

O inventário ocioso

São os aparelhos sem linha associada e sem funcionário usando ou até mesmo com uma linha ativa que paga o valor do plano sem uso – exemplo típico de desperdício.

Nas empresas, os dois casos são comuns. Conhecendo esse universo, podemos:

• Cancelar os planos que existirem;
• Descartar ou doar os aparelhos obsoletos;
• Criar um estoque de reposição para os setores que demandarem aparelhos.

Dessa forma, é possível economizar com gastos de contas e nas compras de telefones.

O inventário obsoleto

Aqui estão os aparelhos ativos mas tecnicamente defasados para o uso das tecnologias embarcadas que ajudam a economizar na fatura – aplicativos de mensagens, áudios e vídeos.

O recomendado é substitui-los por modelos mais modernos, o que pode representar um custo na compra, mas trará uma economia permanente nas faturas.

Gestão eficaz de Telefonia: negociar seus contratos

Sim, a relação com as empresas nunca é simples, como falamos anteriormente. Porém, o setor de Telefonia tem grandes players que formam numa das concorrências mais acirradas do mercado.

Basta lembrarmos da sensação de que o nosso plano pessoal sempre é mais caro do que um plano melhor que a operadora está oferecendo.

No segmento da telefonia corporativa não é diferente, principalmente pelos prazos contratuais mais longos, que fazem a empresa perder muito poder de redução de custos. O ideal aqui é:

• Segmentar os funcionários por perfis de consumo (mais ligações, mais dados, franquias, recursos extras como ligações internacionais);
• Pesquisar em todas as operadoras os planos adequados a cada perfil;
• Negociar propostas com os melhores preços.

Eventualmente, você pode fechar com mais de uma operadora, pois o importante é o ganho financeiro com cada uma, sem perder a qualidade dos serviços que serão oferecidos.

E também importante: renegocie periodicamente, fazendo o mesmo trabalho, para obter ganhos constantes com a guerra de tarifas. Uma consultoria especializada em Telecom pode apoiar muito no levantamento e na negociação.

Gestão eficaz de Telefonia: criar uma política corporativa

Em meio a tantas mudanças importantes para controlar uma despesa tão importante como a Telefonia, é preciso engajar os usuários dela.

Criar uma política corporativa, com normas e boas práticas é uma medida fundamental não só para que todos entendam os limites de uso, mas entendem que os níveis mais altos estão focados no controle e patrocinando as medidas adotadas.

Também é uma boa forma de ouvir os funcionários nas sugestões e implementar alternativas individualizadas, como o uso da tecnologia nos aparelhos e o foco no e-mail como substituto dos contatos telefônicos.

Com os ganhos que destacamos nesses artigos e outros, a política corporativa voltada à Telefonia pode proporcionar uma redução de custos entre 15% e 40% sobre os valores atuais das contas, o que traz resultados melhores, ajudando a aliviar pressões em momentos difíceis do negócio.

Gestão eficaz de Telefonia: usar uma ferramenta de gestão (e em tempo real)

Sua empresa fez o levantamento e a otimização do inventário, renegociou todos os contratos e implementou uma política de uso, obtendo uma economia importante nessas etapas.

Porém, as planilhas usadas durante esses trabalhos não são a forma mais indicada de gerir permanentemente essas despesas, principalmente o consumo diário, as faturas e o atingimento de metas.

Sua empresa vai correr o risco de perder as conquistas por não existir uma forma eficaz de controle constante e que vai dar o tom profissional ao trabalho desenvolvido até aqui.

Com um sistema especializado em gestão de Telefonia, como o TEM desenvolvido pela NSB, sua empresa pode administrar todas as informações relativas a essa despesa:

• Inventário: registro de entradas e saídas de aparelhos e movimentos entre setores;
• Planos e funcionários responsáveis por cada aparelho;
• Contratos com as operadoras;
• Acompanhamento de consumo por linha;
• Faturas recebidas eletronicamente e conferidas com as condições contratadas;
• Auditorias de cobranças indevidas e os valores recuperados;
• Acompanhamento de orçado e realizado por setor e grupo de trabalho.

Uma característica importante no TEM é que todas as informações são geradas em tempo real, o que permite que cada área possa:

• Acompanhar os seus gastos enquanto eles acontecem;
• Tomar decisões mais rápidas e mais assertivas para impedir gastos excessivos;
• Coibir práticas indevidas de uso;
• Identificar cobranças indevidas e gerar processos de contestação ágeis e consistentes.

Como podemos ver – e falamos apenas de algumas ações – a mudança de filosofia da empresa para dar um foco às despesas de Telecom é um trabalho longo e complexo, mas também com muitos ganhos em cada etapa, o que acaba motivando os gestores e os funcionários e buscar resultados melhores.

A NSB é especialista em tecnologias que proporcionam visibilidade e maior performance financeira para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.

Venha nos conhecer e criar uma parceria para o seu sucesso!

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