Gestão de Facilities: gere lucro com o controle de despesas

Um negócio do sucesso está relacionado às vendas, à eficiência no atendimento e à qualidade dos produtos e serviços. Mas e quando a lucratividade no fim do mês não traduz todo o trabalho bem-sucedido com os clientes? Então é mais do que urgente olhar o pesadelo de muitos administradores: as despesas. Não importa o tamanho da empresa, o impacto das despesas nos resultados sempre existirá, é preciso encontrar formas de controlá-lo e preservar os lucros.

Podemos dizer que uma gestão de qualidade dos custos e despesas em uma empresa focada na qualidade dos resultados, passa obrigatoriamente, pelos pilares que vamos abordar a seguir.

Processos definidos e constantemente validados

Só conseguimos extrair o melhor resultado daquilo que controlamos, não é mesmo?

O mapeamento, a análise e a proposição da forma mais eficiente de executar os processos ligados à administração de custos é uma etapa fundamental para que todos os pilares seguintes funcionem de forma adequada.

Patrocinadores atuantes

Quem patrocina um controle estruturado de despesas deve ser ninguém menos que a alta gestão da empresa. Afinal, é algo que trespassa por toda a organização e vai impactando, em cada ponto da cadeia de valor, nos resultados do negócio.

Portanto, o carimbo da diretoria geral, do dono ou dos sócios – conforme o porte da empresa – é fundamental para gerar o comprometimento de todos.

Instrumentos de controle eficazes e seguros

Os processos e as estratégias da empresa com o controle de despesas devem se apoiar em ferramentas com qualidade, abrangência e alto nível de automação.

Um sistema de gestão de contas é essencial para produzir, de forma segura e continuada, as informações necessárias para avaliar se os resultados previstos estão sendo atingidos.

Além disso, ele permite que haja a previsão correta de gastos e o acompanhamento centralizado, sem precisar recorrer a planilhas em cada setor, onde cada gestor controla de uma forma diferente.

Quais são os maiores obstáculos para uma gestão eficiente de despesas?

Se a empresa não investir nos pilares que abordamos anteriormente, as dificuldades serão ainda maiores – e elas não são pequenas até mesmo onde a cartilha é seguida à risca.

Afinal, as despesas envolvem os mais variados processos, cada fornecedor opera de uma forma diferente e tudo funciona através de pessoas – com suas atitudes próprias, o que torna a gestão ainda mais difícil.

E onde estão os maiores obstáculos para implementar uma gestão que reduza desperdícios e promova a eficiência?

Processos manuais

Certamente, fechar uma carta com um boleto e entregar ao correio ainda é uma tarefa manual – mas quem ainda usa cartas, num mundo onde concessionárias públicas enviam as faturas por e-mail ou arquivos eletrônicos diretamente aos sistemas de seus clientes?

Processos manuais quase inexistem nas organizações modernas, pois prejudicam a agilidade e a comunicação entre setores e da empresa com clientes, além de impedem a gestão unificada e segura.

Excesso de pessoal

Uma das consequências de uma rotina de custos e despesas sem uma gestão eficiente é precisar de mais recursos humanos para executar processos que podem ser simplificados ou automatizados.

O custo é elevado e os resultados não melhoram, apenas são mantidos em níveis básicos para que as rotinas não travem – o que acaba sendo prejudicial para a performance dos colaboradores e, por consequência, da atividade fim da empresa.

Processos burocratizados

Baixa automatização e muitas pessoas geram processos inseguros – o resultado é o excesso de passos, de arquivos físicos e muitos pontos de controle apenas para assegurar a execução, sem que haja uma gestão focada em metas e resultados.

Falta de visibilidade

Todo momento anual – ou em meio a crises – de analisar os gastos e definir metas para o ano seguinte é aquela correria: juntar documentos para extrair dados, colocar em planilhas (que não têm o mesmo padrão) e tentar consolidar todas de uma forma segura.

O resultado dos gastos sem a visibilidade necessária:

• Falta de confiança nas previsões;
• Perda dos maiores ativos do negócio – tempo e dinheiro.

Por esses motivos, é importante investir em uma solução de Gestão de Contas eficiente, que pode mudar completamente esse cenário e levar a empresa a outro patamar.

Como uma ferramenta de Gestão de Facilities pode contribuir para o seu negócio?

Imagine que todas as suas despesas podem ser:

• Analisadas a qualquer momento, incluindo os gastos do dia anterior;
• Limitadas por valores mínimo e máximo e com alertas;
• Comparadas com as previsões e ter as projeções revistas a qualquer momento.

E que tudo isso seja gerado por processos simples, muito automáticos, usando uma ferramenta de controle, sem precisar juntar controles paralelos e sem desconfiar da qualidade das informações.

Quantas vezes isso pareceu um sonho na sua empresa? Um software de alta qualidade para a Gestão de Contas como CM360 ITSM Facilites da NSB permite tudo isso!

Vamos falar de alguns benefícios que essa gestão profissional pode proporcionar ao negócio.

Visibilidade total das despesas

Todos os registros de gastos são centralizados em um sistema, com as informações necessárias, permitindo a visibilidade completa do histórico, comportamentos sazonais e fazer as análises de tendência de gastos.

Outro benefício é o rateio: a empresa pode definir quais setores devem arcar mensalmente com o gasto. E o melhor para os gestores e equipes: reduzir o trabalho manual da digitação de faturas ou a programação das transferências entre áreas.

Gestão eletrônica de documentos

Em uma administração tradicional, o setor de pagamentos digita alguns dados das faturas em um controle ou sistema, visando apenas o controle dos pagamentos, o que acaba desperdiçando informações valiosas para a gestão profunda dos gastos.

Com uma ferramenta como o CM360 ITSM NSB, as faturas são eletronicamente carregadas, dos sites dos fornecedores nas bases de dados do sistema.

Com isso, a quantidade de dados disponíveis é maior e o principal: eliminar a digitação, de onde surgem muitos erros, até mesmo de valores a serem pagos.

Outro ponto a destacar é a boa gestão de contratos: cada acordo com concessionárias públicas, empresas terceirizadas e outros serviços, é registrado no sistema. Com isso é possível:

• Comparar as condições contratadas com os gastos reais;
• Renegociar os contratos e substituir fornecedores.

Integração com outros sistemas

Um dos maiores benefícios em soluções de controle de despesas deve ser a integração com os demais sistemas da empresa.

Por exemplo, o setor comercial pode visualizar o consumo com transporte, que é uma despesa crítica no seu desempenho; TI pode analisar os gastos com licenças e contratos de serviços. E tudo isso sem que a área-fim precise redigitar documentos.

Administração corporativa ágil e eficiente

Outro ganho importante é a rapidez nas decisões a respeito dos gastos: cada gestor pode ver seus resultados em tempo real e, principalmente, confiar neles.

As reuniões de revisão ou projeção de despesas fluem melhor, com maior segurança dos escalões superiores e geram decisões estratégicas consistentes e duradouras.

Redução contínua de gastos

Independente do porte da empresa, todas vivem em meio a pagamentos diários que vão de despesas fáceis de controlar, como os contratos de serviços, às de consumo variável e muito afetadas pelo uso pessoal, como as de telefonia e dados.

O objetivo final é sempre um só: gastar menos e ganhar lucratividade. Com uma gestão completa – desde a negociação com fornecedores ao pagamento e análises – podemos atingi-lo da melhor forma possível.

Aumento da competitividade do negócio

Uma gestão de contas não é fundamental apenas para otimizar resultados onde parecia não existir essa possibilidade; também aumenta a produtividade das áreas, que podem focar mais nas rotinas que apoiem o negócio.

Empresas saudáveis do ponto de vista de suas despesas – com consumos controlados e visíveis, processos eficientes, agilidade com facilidade para analisar resultados e tomar decisões seguras – se sentem mais seguras para projetar investimentos e crescer.

A NSB é especialista em apresentar resultados e tecnologias que dão visibilidade e proporcionam maior performance de gestão para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.

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