5 medidas eficientes na gestão dos gastos com Telefonia

Nossa mente empreendedora está sempre focada em resultados, metas de vendas, rentabilidade e sucesso. Tudo isso com inúmeras rotinas como estratégias de atendimento, marketing, logística e produção. Sabemos que gerenciar custos nunca é uma tarefa prazerosa, principalmente quando o momento do mercado é difícil e é prioritário concentrar todos os esforços na conquista de clientes. Por outro lado, controlar os gastos é ainda mais importante nesse contexto.

Em momentos de crise econômica – e temos a impressão que sempre vivemos dentro de uma – ou de dificuldades do setor do nosso negócio, conhecer e controlar os gastos é fundamental e pode representar uma receita adicional importante.

Afinal, a concorrência hoje em dia é cada vez maior, principalmente com o crescimento de empresas no mundo digital, onde podem escalar mercados, alcançar milhões de clientes e a um custo menor.

Gerir gastos com eficiência é o melhor caminho para gerar lucro

A base de potenciais clientes não cresce na mesma proporção da oferta de tantas empresas ao redor do mundo e aí entra o grande desafio de empreender nos dias de hoje:

Como manter e aumentar a rentabilidade e o crescimento do negócio em um mercado cada dia mais disputado e ainda enfrentando eventuais dificuldades?

A gestão de custos operacionais é uma alternativa eficaz para transformar descontrole e desperdício em um lucro extra a qualquer momento financeiro da empresa, mas especialmente quando as vendas estão estagnadas ou caem.

E com uma grande vantagem: a redução de custos é um fato permanente, pois existe a política de controle, longe de ações emergenciais que se perdem ao longo do tempo ou quando as vendas dos produtos ou serviços voltam a crescer.

É possível obter ganhos em cada tipo de despesa ou custo e o melhor: basta aplicarmos medidas simples e, principalmente, obter o comprometimento de toda a organização, e os resultados virão mais rápidos do que imaginamos.

Como implementar uma gestão de custos eficiente na sua empresa?

Gerir os custos deve ser uma política da empresa e não apenas um recurso para os tempos em que os gastos parecem fora de controle ou de vendas baixas, quando a redução prioriza o volume e sacrifica a qualidade dos trabalhos.

Algumas ações são fundamentais para que você alcance o sucesso e gere lucros potenciais reduzindo gastos.

Implemente a gestão de custos como um processo contínuo

Mais do que ganhar relevância nos momentos difíceis – a gestão de custos deve ser um processo contínuo.

• Estudar o momento atual e histórico de cada custo;
• Estabelecer ações, metas e prazos de alcance;
• Monitorar e rever o planejamento, se necessário;
• Avaliar resultados e criar uma base para as ações do próximo período.

Somente dessa forma, a organização terá dados em uma linha do tempo que permitirá aperfeiçoar as estratégias e melhorar seus resultados.

Não crie processos como alternativa de emergência

O caráter emergencial apressa as análises, tende a olhar apenas o que é superficial e fácil de criar uma solução em curto prazo.

Impede de aprofundar as análises e encontrar as soluções para além um problema pontual de gasto excessivo e ver o que realmente está abrindo um caminho para o excesso – processos mal definidos, por exemplo.

Defina metas realistas

Com um plano permanente, a tendência é sermos otimistas e estabelecermos metas agressivas. Porém, o ótimo pode ser inimigo do bom: define metas que criem um desafio, mas que também seja possíveis para criar uma motivação de continuar após alcançá-las.

Crie uma comunicação objetiva e eficiente

O melhor plano de gestão pode sucumbir se a empresa não estiver totalmente envolvida e com o mesmo nível de informação sobre a redução dos gastos.

Nesse aspecto, o patrocínio do nível mais alto da organização é decisivo, focando a importância a curto, médio e longo prazo e os benefícios do trabalho contínuo. Divulgar resultados, mostrando os ganhos significativos e o impacto na rentabilidade de setores e da empresa, ajuda a motivar e reforçar o caráter permanente da gestão de custos.

Comece com uma lista de contas mais críticas

Nada melhor do que todas as áreas gerando economia em cada linha de despesa e custo, não é mesmo? Porém, atacar todas as linhas podem prejudicar mais do que ajudar.

O ideal é cada setor escolher as mais importantes e implementar a gestão para elas, com todas as ferramentas e análises. Dessa forma, o processo natural de tentativa e erro tem um impacto menor, os resultados serão mais significativos e será mais fácil rever ações – e após um período, replicar o modelo ideal para os demais gastos.

Uma alternativa interessante é atuar em poucos custos, mas que envolvem o setor como um todo, como o de Telefonia, por exemplo. Assim, os ganhos começam imediatamente e geram uma motivação maior em todos os colaboradores.

Quais são as dificuldades na gestão de gastos com Telefonia?

A Telefonia Corporativa está presente em todos os setores e mesas de trabalho e, por esse motivo, pode gerar uma grande economia se aplicarmos uma gestão eficiente sobre ela.

• Na área comercial, os gastos com telefonia são substanciais e obrigatórios;
• Em um call center, são um insumo para a entrega do produto atendimento;
• No financeiro, é um gasto administrativo, mas relevante.

Não é um custo que podemos simplesmente zerar no orçamento: ele é estratégico para todas as operações e está na base do relacionamento da empresa com seus clientes e parceiros. O grande desafio é gastar com Telefonia em níveis mínimos de necessidade sem perder a qualidade dela nas atividades.

São justamente essas características – a onipresença e a importância estratégica – que também contribuem para que os gastos não sejam geridos com a atenção que exigem e a Telefonia, muitas vezes, é vista como um custo necessário e difícil de controlar e perde sua urgência no dia a dia dos setores, mais focados com os custos de produção, logística e marketing.

Essa é uma visão equivocada, em tempos de muita concorrência para disputar as vendas; é essencial que custos sejam controlados de perto para que a empresa evite as perdas financeiras e produza ganhos adicionais.

Mas, como podemos enfrentar o desafio de enquadrar os custos de Telefonia?

E como enfrentar as dificuldades em gerenciar os gastos com Telefonia?

Algumas ações e instrumentos podem ser muito eficazes no trabalho de gestão dos custos de Telefonia. Vamos falar um pouco a respeito do que a sua empresa pode fazer e gerar economia.

1 – Atualize o inventário de Telefonia da empresa

Se vamos gerir com eficiência, precisamos saber o que vamos gerir.

Essa é a primeira etapa e também uma rotina que poucas empresas usam. Mas é no inventário que podemos sentir os primeiros ganhos financeiros – e nos prepararmos para outros.

Faça um levantamento detalhado de todos os telefones corporativos, celulares corporativos, as linhas, os planos de telefonia, a área e colaborador associados à linha, as datas de aquisição de última manutenção e outros dados que possam qualificar ainda mais os itens.

Com este inventário, você poderá identificar:

• Aparelhos ociosos: podem ser remanejados ou vendidos;
• Linhas ociosas: podem ser canceladas e devolvidas para as operadoras.

Outro aspecto importante são os aparelhos obsoletos, que não possuem suporte para aplicativos de mensagens e vídeos – recursos que reduzem muito o gasto com ligações de voz e visitas a clientes, por exemplo. Substituí-los por modelos modernos pode representar um custo inicial, mas que se paga rapidamente com a economia do uso de tecnologias – que por sua vez será permanente.

Com este levantamento, vamos aprofundar análises que trazem mais e maiores ganhos. E com uma ferramenta de gestão de alta qualidade, esta etapa acontecerá naturalmente e sempre a favor do seu negócio.

2 – Reavalie o perfil de uso de todas as linhas e aparelhos

Essa é uma etapa das mais produtivas, quando vão surgir diversas perguntas importantes a partir do inventário:

• Se o colaborador precisa de um aparelho móvel, trabalhando internamente;
• Quem possui mais de uma linha e se é necessário;
• Quem deve ter um smartphone para usar aplicativos e gastar menos com ligações;
• Se os grupos de trabalho usam o mesmo perfil de aparelho e plano (por exemplo, vendedores);
• Se cada plano é compatível com o trabalho do usuário.

É muito comum a empresa padronizar planos para todos os colaboradores e, com isso, ter dois prejuízos: pagar por planos superdimensionados ou gastar demais com planos subdimensionados que geram cobranças excedentes com frequência.

Um bom exemplo é a empresa exigir o uso de aplicativos em um setor, mas não contratar planos de dados adequados. Ou entregar smartphones de última geração aos vendedores e eles não usufruírem dos aplicativos de vídeo e áudio e gastando com visitas que podem ser evitadas.

Essas e muitas outras situações surgirão a partir das análises e a empresa se surpreenderá com o potencial de economia que está escondido em cada uma delas.

3 – Faça uma gestão de contratos das operadoras

Sabemos como é complexo administrar os contratos com as operadoras. São muitos termos técnicos e nomenclaturas para designar itens simples.

Porém, uma boa gestão de contratos é simples e permite economizar evitando gastos desnecessários e, principalmente, ganhar competitividade. Mas como? Tendo controle absoluto dos termos do contrato. Prazos de vigência, previsões de aumentos, multas rescisórias e que linhas e planos estão cobertos por eles.

Um ponto que exige uma atenção especial é a vigência: a competição no mercado de telefonia é muito agressiva e bons negócios surgem a todo instante para os clientes. Mas com um contrato longo, a multa por rescisão pode ser maior que a economia de trocar de operadora por planos mais baratos.

Contratos mais curtos possíveis – que não interfiram demais nos preços – são uma boa opção para ganhar em uma troca mais frequente de fornecedor e ter mais poder de negociação na renovação.

Com tantos fatores, que mexem até com o planejamento de atendimento das áreas, uma Consultoria em Telecom pode ser uma grande aliada do gestor de contratos para começar este trabalho.

4 – Estabeleça políticas claras e gestão de processos

A Telefonia é um tipo de gasto que, pela sua onipresença e volume (principalmente para conferir), está sujeita a casos de mau uso individual ou setorial.

Ligações internacionais e interurbanas fora de horários de baixo custo, ligações pessoais não permitidas e o consumo de pacote de dados para uso pessoal. Infelizmente, são situações comuns e que precisam ser evitadas através de políticas internas claras.

Cada colaborador deve perceber claramente a gravidade do gasto em excesso, nos resultados do setor, da empresa e, consequentemente, na vida de todos.

Criar processos para as situações – por exemplo, normas para fazer uma ligação internacional – é uma boa forma de orientar os colaboradores e facilitar a atuação deles através de caminhos que a empresa definiu, evitando mal-entendidos.

Isso reduz bastante o volume de erros e também permite que decisões urgentes tenham argumentos que justifiquem a exceção e ratifiquem a regra. Enfim, um ambiente onde haja espaço para situações excepcionais sem se tornarem rotineiras.

5 – Implemente uma ferramenta de gestão de alta performance

Como fazer para que tantos dados, estudos, análises e normas se falem e ajudem a produzir resultados confiáveis e decisões eficientes?

• Um inventário sempre atualizado;
• Planos adequados aos perfis de consumo;
• Históricos de consumo;
• Contratos detalhados e controlados;
• Políticas claras;
• Processos definidos.

Um sistema de gestão com excelência, como o TEM, desenvolvido pela NSB, é uma ferramenta essencial para que a organização consiga ter toda a visibilidade possível da presença e dos impactos dos custos de Telefonia nos setores e em seus resultados.

Com um sistema de gestão de alta performance, você consegue gerir os custos de Telefonia em tempo real, monitorar os consumos por área e por colaborador, estudar o movimento histórico de cada linha e usar diversos dados para avaliar os contratos e discutir mudanças.

Também é possível, a partir de vários dados coletados, definir mudanças nas políticas e nos processos e auditar as faturas, encontrar erros de cobrança das operadoras – que representam, em média, 7% do volume total de gastos – e solicitar o ressarcimento de valores.

É impossível imaginar que tanto conteúdo a serviço da gestão de Telefonia possa ficar espalhado em documentos ou planilhas compartilhadas, prejudicando muito a velocidade de análise e decisão, que são fundamentais para economizar e gerar lucro em um mundo onde as mudanças podem ocorrer em dois ou três cliques.

Como vimos nesse artigo, uma gestão estruturada de custos de Telefonia é essencial para a saúde financeira da empresa, controlando e definindo ações que visam reduzir custos e melhorar o resultado do negócio.

A NSB é especialista em apresentar resultados e tecnologias que dão visibilidade e proporcionam maior performance de gestão para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.

Quer conhecer as boas ideias da NSB  para esta gestão? Marque uma reunião e leve a gestão dos gastos com telefonia da sua empresa a um nível mais eficiente.

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