5 atitudes que reduzem o custo de Telecom da sua empresa

5 atitudes que reduzem o custo de Telecom da sua empresa
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O custo de Telecom é um dos mais desafiadores custos operacionais no dia a dia das empresas. É o conjunto de muita quantidade de itens (linhas e planos para os funcionários), cobranças das operadoras que sempre têm valores incorretos e números orçados sempre superados. Mas algumas medidas simples podem trazer uma redução de custos considerável no fim do mês. Vamos falar de algumas delas.

Com um mercado cada vez mais competitivo em todos os segmentos, nem sempre é possível atingir as metas de vendas imaginadas. Em crises econômicas, este momento pode se estender por meses e criar um cenário difícil dentro da empresa.

Por este motivo, é fundamental olhar cada vez mais para dentro do negócio e descobrir formas de reduzir os custos e despesas, de vendas e operacionais, sem que isto prejudique a qualidade dos produtos e serviços vendidos.

Nos custos de Telecom o desafio é grande pela complexidade de fatores, é um custo presente em toda a empresa e quase sempre proporcional ao crescimento dela. E sempre traz números assustadores no final do mês.

No entanto, é possível adotar algumas que podem gerar uma redução significativa dos custos. São medidas simples na grande maioria e que podem dar resultados imediatos.

Separamos 5 atitudes que reduzem o custo de Telecom da sua empresa.

1 – Faça um inventário de Telecom da sua empresa

Você sabe quantos telefones fixos e móveis, linhas, aparelhos de dados e planos a sua empresa tem? Caso a resposta seja não, você está entre a maioria das empresas.

Certamente é um ativo que uma empresa pode iniciar principalmente para a visibilidade de seus equipamentos, mas também é o ponto inicial de todo trabalho para a redução de custos de Telecom.

Faça um levantamento de todos os equipamentos, linhas e planos da telefonia e de dados, solicitando às suas áreas. É importante saber para que perfil de trabalho cada linha é usada (vendedor, cobrador, almoxarife) para entender se o plano atual é adequado, sem gastar em itens que não são usados.

Os contratos de fornecimento, se existirem, são importantes, pois estarão associados às linhas. Enfim, um grande inventário onde você poderá descobrir:

  • Aparelhos ociosos.
  • Linhas ociosas.
  • Aparelhos de modelos defasados (falaremos mais adiante).
  • Planos incompatíveis com as necessidades (você pode descobrir linhas subdimensionadas, aproveite para otimizar e ganhar em eficiência).

Com essas informações, você pode: remanejar aparelhos ociosos em vez de comprar novos, atualizar o parque de aparelhos para modelos mais eficientes, renegociar os planos.

Certamente é um trabalho que demandará um tempo, porém os resultados costumam ser substanciais.

2 – Avalie e renegocie cada plano de telefonia e dados da sua empresa

Este é um ponto onde você poderá criar um comitê de gestão de Telecom para que algumas pessoas conduzam a análise de todos os planos, verificando se o atual atende o usuário sem gastos desnecessários e comparando com alternativas de menor custo (e até de outro fornecedor).

É importante segmentar este estudo por área ou perfil (vendedores internos externos, por exemplo), pois uma das opções na mesa para a redução de custos é renegociar ou trocar de fornecedor, e isto pode ser feito por áreas/perfil para que cada uma tenha o plano mais adequado e não perca recursos importantes.

3 – Implemente um processo de controle e gerenciamento dos custos de Telecom

Um dos grandes problemas para a gestão dos custos de Telecom nas empresas é a pulverização deles por todas as áreas e pessoas. São muitas faturas de telefonia e de dados, o que dificulta bastante o controle, o gerenciamento e as ações necessárias.

O ideal é criar um Processo para que os gestores de áreas controlem suas contas, tomando medidas imediatas com os fornecedores em caso de divergências.

É preciso levar em conta que todas as informações – linhas, planos, valores mensais e possíveis créditos – devem ser mantidas em um sistema para que a empresa possa avaliar os gastos por área/perfil e cobrar ações. Existem ótimas soluções de sistemas para gerenciar custos de Telecom, como o TEM – Telecom Expense Management, uma das melhores ferramentas do mercado.

4 – Crie uma cultura saudável de uso de Telecom na empresa

Muitas vezes os custos de Telecom, por não terem um controle efetivo, estão sujeitos a práticas que criam custos indesejados. Uma mudança de cultura pode ajudar muito.

Vamos falar de algumas das melhores maneiras:

  • O uso de telefone corporativo em ligações internacionais deve ser restrito a determinados perfis e com bloqueio de horários para o uso quando a tarifa é menor (considerando quando não possa gerar horas extras).
  • O uso do celular corporativo em programas e aplicativos de comunicação de áudio e vídeo, o custo de tráfego de dados é menor que o tráfego de voz. Esta medida também ajuda a reduzir o custo com viagens para reuniões e algumas visitas a clientes.
  • Reforçar o uso do e-mail no lugar das ligações é outra medida importante.
  • Os cuidados com os aparelhos celulares para que eles tenham uma vida útil maior e menos custos de reparo – uso consciente da bateria, não instalar aplicativos pessoais e o cuidado com o manuseio e a segurança.

É importante divulgar entre os colaboradores uma cartilha de boas práticas e mostrar os benefícios financeiros que a empresa obtém quando gasta menos com Telecom.

5 – Reveja e renegocie periodicamente os contratos de Telecom da empresa

Uma gestão de longo prazo de contratos eficiente é a chave para grande ganhos financeiros.

O mercado de empresas de telefonia e dados é altamente competitivo, elas buscam oferecer soluções cada vez mais abrangentes em serviços e com um custo menor – mas aqui reside o segredo da gestão de contratos.

Tenha os contratos controlados de forma a saber as datas de vencimento com antecedência e poder pesquisar as opções concorrentes. Pode ser uma ótima oportunidade, dentro do prazo onde não haja mais multa por rescisão ou compense ser paga.

É essencial buscar a opção que reúna qualidade e preço e as empresas estão sempre dispostas a preservar uma conta empresarial. Um instrumento que pode usado nesta negociação é uma auditoria de faturas, com os valores incorretos, para focar também na qualidade que evite este retrabalho e processos.

Essas são algumas das medidas que sua empresa deve adotar para reduzir gastos com Telecom. Como podemos ver, são simples.

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2019-11-21T16:08:38-02:00