8 dicas de como reduzir custos na gestão de telecom

O mundo moderno exige expertise das empresas. E, entre as principais características das maiores organizações em seus segmentos de atuação, está o controle de custos.

Um problema encontrado nesta área é a gestão de telecomunicações internas do empreendimento – muitos gastam mais do que o orçado para o serviço e não conseguem sair desta roda. Foi pensando nisso que a NSB, especialista em desenvolver soluções e tecnologias, traz oito dicas de como reduzir os custos na gestão de telecom. Confira.

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1. Atente-se ao plano

Um dos principais erros cometidos pela empresa é não avaliar o plano contratado quando o assunto é gestão de telecom. Isto porque há inúmeros serviços que a organização não utiliza e que comprometem o orçamento simplesmente pela falta de atenção no momento de contratar, renovar ou manter o plano adquirido anteriormente.

O segredo é buscar serviços que se adéquem ao perfil da sua empresa – sem mais e nem menos recursos. Um exemplo claro são planos que oferecem inúmeras possibilidades, mas não são compatíveis com o mobile empresarial ou que dificultam a portabilidade – que, como sabemos, passou a ser obrigatório para todas as operadoras e empresas do ramo de telecom.

2. A importância do inventário

Dez em cada dez especialistas em gestão de telecom afirmam a necessidade de possuir um inventário que dê um panorama de como está o funcionamento da planta de telefonia móvel, fixa e dados. É possível, em poucos passos, mesmo se sua empresa tiver diversos setores, analisar quais linhas estão sendo utilizadas e aquelas que já estão obsoletas.

Perceba que aqui falamos não apenas de gestão de telecom, mas também de comunicação empresarial: desativando o que não utiliza, além de gastar menos, a empresa fará com que os seus clientes não caiam em linhas ‘mudas’ – o que gera contratempos e, consequentemente, prejuízos.

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3. Gestão departamental

Os departamentos, setores ou áreas da empresa precisam ter autonomia nas próprias linhas telefônicas – e isto é sinônimo de redução de custos. Você deve estar se perguntando: dividir a gestão de telecom em várias partes não seria mais caro? Pelo contrário: é possível ter controle dos gastos de cada setor e impedir abusos na conta de telefone.

Pensamos num caso bem prático, onde uma empresa conta com os departamentos administrativo, comercial e de produção. No primeiro e terceiro casos, quando há mais gastos que os vendedores, é possível observar que a prioridade de ligações está invertida – e aí é possível definir parâmetros para que isso não aconteça.

4. Invista na cultura da mensagem

Os aplicativos de bate-papo e o e-mail são ferramentas que podem ajudar e muito na gestão de telecom para as empresas. Isto porque muitos fazem ligações que poderiam ser resolvidas através de pequenos textos por meios de comunicação gratuitos – como os dois exemplos citados no começo deste parágrafo.

É possível trazer menos gastos através do investimento em celulares que comportem o WhatsApp, por exemplo, e um e-mail corporativo, como o Outlook. O gasto será apenas no aparelho, sendo um investimento a médio prazo muito mais rentável para a sua empresa. Mas, é bom lembrar: não abdique das linhas telefônicas, elas continuam fundamentais no relacionamento com clientes e fornecedores.

5. Conscientize os colaboradores

Ter campanhas internas que mostrem a importância da utilização correta das linhas telefônicas é compromisso de qualquer gestor. Muitos empresários fazem vista grossa para ligações particulares, o que pode acarretar num tremendo prejuízo no final do mês. Não tenha medo de ser gestor neste ponto: os processos empresariais devem ter total prioridade.

Desta forma, demonstre, de forma prática e através de orçamentos – físicos ou projetados – quais são as consequências da utilização das linhas para situações que fujam da rotina interna produtiva. Assim, além de gastar menos, você terá um aumento efetivo na produtividade.

Um termo que parece muito técnico, mas que é uma solução em gestão de telecom para reduzir custos. O co-biling, de maneira resumida, é integrar a portabilidade em todos os números da empresa, principalmente de funcionários. É importante estar atento a este ponto para não arcar mais do que o devido com os códigos de diversas operadoras.

Quando há a padronização de todos os setores, é possível reduzir e muitos os custos com a gestão de telecom interna. Com uma empresa especializada no assunto, muito do que você pagava adicionalmente para ligar para outras operadoras ou arcar com o deslocamento da área é eliminado.

7. A estratégia do BYOD

BYOD é uma sigla, advinda da língua inglesa, que significa BringYourOwnDevice – ‘Traga Seu Próprio Dispositivo’ em tradução literal. Esta estratégia visa que os colaboradores utilizem de seus próprios dispositivos tecnológicos – de computadores a celulares – reduzindo (e muito) os gastos com infraestrutura.

Contudo, o BYOD precisa ser aplicado junto a uma empresa especialista em gestão de telecom, impedindo que se gere mais custos no contato com colaboradores, fornecedores e clientes, além de se preocupar com a segurança das informações e processos internos empresariais. Se bem aplicada, essa estratégia pode ser um dos principais cortes nos gastos com telefonia.

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8. A importância de profissionais na gestão de telecom

A última dica – e talvez mais importante – é a contratação de uma empresa especializada em gestão de telecom. Com experiência e conhecimento sobre a área de telefonia, organizações deste gênero conseguem identificar os problemas que geram custos – como os que foram apresentados nos sete tópicos anteriores.

Empresas como a NSB, com mais de uma década de atuação neste segmento, podem ser a solução que você procurava para, efetivamente, reduzir os custos com gestão de telecom e, claro, aumentar a produtividade dos colaboradores através de práticas consolidadas na área. Com conhecimento de infraestrutura e TI, é possível obter os melhores resultados do mercado.

Cresça com a gestão de telecom
Conhecendo as principais dicas de como reduzir custos na gestão de telecom, chegou a hora de você fazer uma consultoria na sua empresa. A NSB disponibiliza contato rápido e fácil com consultores que apontarão os serviços ideais para a sua empresa. Fale conosco e agende uma reunião para comprovar: a gestão de telecom com a NSB é muito mais rápida, prática e barata.

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