Auditoria de contas: por que esse processo é importante para reduzir custos na sua empresa

Visualize a seguinte situação: as contas de casa estão pesando mais no orçamento mensal do que o esperado. O caminho natural a seguir é descobrir onde estão os maiores gastos e o que pode ser dispensado. É o que se conhece popularmente como “colocar as contas no lápis”.

Com uma empresa, o processo não é muito diferente. Ao ser mencionada a palavra auditoria, no entanto, muitos gestores sentem-se intimidados. A despeito disso, podemos dizer que, salvas as devidas proporções, a auditoria de contas não difere do exemplo domiciliar.

Abordaremos a seguir por que esse processo é importante para reduzir custos na sua empresa.

Você está entre aqueles que ficam receosos só de ouvir o termo? Continue a leitura para descobrir os benefícios que esta ferramenta pode trazer para as finanças do seu negócio. Para desfazer enganos comuns, é fundamental entender primeiro o conceito de auditoria, comumente associado a um contexto jurídico e negativo. A palavra derivada do latim AUDIRE designa aquele que tem a qualidade de ouvir. Na prática da profissão, trocamos a tradição oral da origem latina pela ideia de um profissional, ou processo, de averiguação.

Portanto, uma auditoria é pura e simplesmente a revisão de demonstrações de origem financeira ou operacional. Para o nosso exemplo, interessam as verificações do sistema financeiro, com registros, transações e demais operações. O que temos como resultado é que por meio deste processo, os registros e relatórios da organização adquirem maior fidelidade. A auditoria de contas é importante para reduzir custos na empresa na medida em que ajuda a identificar deficiências.

A sua própria adoção já ajuda a minimizar algumas fraquezas. Por terem de lidar com exigências diversas no funcionamento diário da empresa, os colaboradores podem acabar falhando no controle interno de contas. Em virtude disso, é que se recomenda que a atividade aqui tratada seja feita por parcerias externas à organização. Por não estar subordinado à empresa e não ter de lidar com os processos internos, o auditor externo tem maior independência. Um olhar crítico e a completa dedicação na averiguação de despesas estão assegurados desta forma.

Dentre os serviços que comumente precisam de revisão está a telefonia. Não são poucas as organizações que perdem um tempo precioso tentando se entender com as operadoras. Sabe-se que o percentual de erro nas faturas pode chegar a 7%. Uma variação que só tende a aumentar se considerarmos que em uma empresa existem diversas linhas telefônicas. Com o tempo, as divergências podem somar gastos até 40% superiores ao que deveria ser pago pelo seu negócio.

Porém, não é apenas para contestar cobranças indevidas que uma boa auditoria irá servir. Quando este processo, além de interno, é conduzido de forma manual, a tendência é que ele se torne improdutivo. Novamente os parceiros externos possuem experiência e ferramentas mais adequadas para lidar com esta atividade. É possível recorrer aos especialistas de forma pontual ou recorrente, de acordo com a necessidade e orçamento do seu negócio.

Ainda assim, muitos gestores podem sentir-se intimidados pela ideia de alguém exterior à empresa fazendo escrutínio de contas e processos. Devemos esclarecer, contudo, que não é objetivo da auditoria julgar a sua organização, tampouco condenar a administração. A finalidade é, com auxílio de softwares automatizados de auditoria, classificar e diagnosticar as suas despesas. Além do mais, uma gestão de custos feita de forma correta aponta caminhos que levam à performance ideal das finanças.

O que mais a auditoria de contas pode fazer para reduzir custos na sua empresa

A eficácia da auditoria de contas pode ser resumida em três verbos: controlar, medir e mensurar. São estes os benefícios que serão agregados na relação da empresa com as contas e despesas. A forma unificada como estas informações podem ser apresentadas é outro detalhe que faz toda a diferença. Afinal, muitos gestores têm problemas para reunir os detalhes disponibilizados por diferentes serviços e operadoras em um único lugar. As etapas do processo de auditoria são as seguintes:

• As faturas e contratos da sua empresa serão solicitados. O objetivo é criar uma base de dados para alimentar o software responsável pela auditoria;
• A segunda tapa é a auditoria propriamente dita. Neste processo, pode ser feita uma análise conta a conta, comparando os gastos efetivos com os valores contratados originalmente. As informações geradas são completamente automatizadas e podem servir de base para contestação de cobranças e otimização dos recursos utilizados. Alguns dos sistemas podem até mesmo enviar a memória de cálculo para as empresas de telecom para iniciar uma refutação;
• A partir daí, é iniciado um processo de gestão de contestações. Com o registro do protocolo no sistema, todo o acompanhamento da reivindicação torna-se mais simples. Os parceiros podem atualizar a empresa do status deste pedido através de e-mails, reuniões e por intermédio do próprio software.

Ao automatizar e terceirizar processos de contestação, muito do tempo e da energia dos seus colaboradores serão redirecionados para atividades produtivas. Com isso, a sua empresa não precisa dedicar forças para um processo que desvia a atenção de atividades prioritárias. Em função disso, esta é também uma forma indireta de reduzir custos, liberando os seus funcionários para produzir mais.

Condensando então os benefícios de uma auditoria, a visibilidade de gastos aumenta. Com isso, mudanças em processos e serviços internos e contratados podem acontecer. A comparação entre valores de contrato e cobranças efetuadas pelas operadoras é outra possibilidade, o que resulta em devolução do que foi exigido indevidamente. Além, é claro, de colaborar para uma renegociação de contratos mais vantajosa.

Como você pode ver, não é preciso se assustar com o conceito de auditoria de contas. Afinal, esse processo é importante para reduzir custos na sua empresa. Atualmente, é algo que acontece de modo automatizado e inteligente, o que é por si só mais uma forma de economia. Pronto para aproveitar esta ferramenta e promover a saúde financeira da sua organização? Pois se você quer otimizar os seus gastos com eficácia e sem complicação, nós podemos ajudar.

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