Conheça as boas atitudes para a Gestão de Contas eficiente!

Conheça as boas atitudes para a Gestão de Contas eficiente!
Conheça as boas atitudes para a Gestão de Contas eficiente!

Reduzir despesas e custos da empresa é uma decisão que normalmente
surge quando as vendas estão baixas ou há um descontrole nos gastos mais importantes, gerando as tradicionais medidas de contenção.

Porém, existem atitudes simples e eficientes que produzem resultados
contínuos, sem esperar o momento de apertar o cinto. Vamos falar de algumas delas.

Os gastos se avolumam no dia a dia, os gestores estão focados em inúmeras atividades essenciais para que o negócio alcance seu principal objetivo – ser lucrativo – e boa parte do controle das despesas acaba ficando em segundo plano.

O resultado é uma rentabilidade menor, independente do quanto ela tinha sido positiva. Afinal, deixamos dinheiro pelo caminho que poderia ser economizado e transformado em lucro.

A Gestão de Contas é sempre um grande desafio para todas as empresas, não importando o tamanho e o ramo de atividades delas.

São estratégias, planos, prazos e ferramentas voltados a gastar melhor, um instrumento fundamental para a performance financeira da empresa. Porém, em meio a tantos recursos, muitas vezes esquecemos um dos principais: as boas práticas.

São atitudes que engajam funcionários, promovem a importância do gasto consciente. Movimentos que que vão sustentar as estratégias adotadas.

Vamos falar de algumas delas e certamente outras surgirão no seu dia a dia.

Conheça as características de cada conta da empresa

Aqui a questão vai mais além da (fundamental) classificação de cada gasto em custo, despesa, investimento ou gasto não operacional. É entender profundamente como cada um se comporta.

  • A sazonalidade: por exemplo, um gasto maior com propaganda em épocas de alta de vendas;
  • Grau de importância: a telefonia tem graus de importância entre as áreas da empresa, porém é comum que tenha volumes de gastos incompatíveis;
  • Fatores de influência: que processos impactam no aumento do gasto.

Outros pontos vão surgir à medida que avaliamos o que cada despesa e custo representa na organização, como ela deve se comportar e assim avaliar de uma forma mais abrangente e não apenas números que parecem altos, mas podem estar dentro da normalidade.

Esse conhecimento ajuda a colocar esforços mas também otimizá-los ao entender o quando, o como e o quem que move cada gasto.

Existem muitas ideias de comportamento, de processo e de ferramentas eficazes para diversos pontos onde sua empresa pode economizar com telefonia e dados.

Uma delas é conversar com quem tem grande experiência no assunto, como uma Consultoria em Telecom e reduzir ainda seus custos. Clique ao lado e conheça!

Consultoria em Telecom

Mutas empresas costumam implementar um programa de redução de custos a partir de situações específicas: um período de vendas baixas, crise de preço com matérias-primas ou quando as principais despesas estão muito altas.

Porém, sabemos que essas ações perdem fôlego à medida que as causas se resolvem, o que é um erro, pois gastar com qualidade deveria ser uma cultura e não apenas uma solução emergencial.

Mais do que criar um conjunto de medidas para reduzir gastos, é importante criar uma cultura de gastar bem, perene e traga resultados pequenos e pontuais que, ao longo dos meses, resultem em economia estrutural e não apenas reativa às conjunturas.

E essa cultura pode existir em todos os momentos, como alguns exemplos bem conhecidos:

  • Desligar a iluminação em áreas não usadas do departamento;
  • Uso de copos não descartáveis;
  • Digitalização de documentos, reduzindo ao máximo os custos com impressão;
  • Uso de recursos de tecnologia para reduzir gastos com visitas e viagens.

Essas são apenas algumas das muitas boas ideias que gestores e equipes podem implementar para melhorar os números e permitir que a gestão estratégica de contas se concentre nos pontos mais críticos.

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Busque ferramentas específicas de controle

Algumas despesas constantes que geram valores altos a cada fatura – como energia e água – podem contar com sistemas que monitoram o consumo e permitem que os gestores analisem os dados específicos que são gerados e tomem decisões mais rápidas e eficientes.

Muitas vezes o controle podem ser em tempo real, como por exemplo o tarifador telefônico, que registra, controla e gera informações em tempo real de cada ligação feita (em telefone fixo ou móvel).

Essas ferramentas poupam bastante tempo e esforço para coletar diversos dados que são gerados em grande volume.

Dessa forma, você e seus gestores obtêm mais qualidade de análise e decisão e melhores resultados para as contas da empresa.

O RPA pode ser um grande parceiro na gestão de despesas

Outro recurso muito eficaz para diversos processos internos e que pode trazer economia e melhorar a gestão de despesas é o RPA (Robotic Process Automation).

Através dele, é possível automatizar rotinas e, com isso, utilizar a força dos colaboradores em projetos e processos estratégicos e principalmente evitar o erro humano e os prejuízos financeiros que podem decorrer dele.

Sua empresa está aumentando o uso de celulares e smartphones e não sabe bem como controlar tantas faturas, planos e perfis de?

O sistema MDM da NSB permite a gestão em tempo real desse gasto.

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MDM NSB

Incentive e ouça seus colaboradores

Como gestor, você sabe do quão fundamental é a motivação dos seus colaboradores para que todas as ações e estratégias da empresa tenham sucesso. E não falamos apenas do incentivo financeiro ou salarial.

As pessoas querem se sentir parte de um movimento bem sucedido de saúde financeira que pode, por fim, beneficiar com uma melhoria profissional ou a tranquilidade de não ver os gastos pressionando a empresa a tomar decisões críticas.

Todos têm ótimas ideias de redução de custos em empresas, muitas são simples e até surgem das experiências em casa e podem produzir resultados permanentes e consistentes.

Por exemplo, priorizar o uso de e-mail e de aplicativos para reduzir o gasto com as ligações telefônicas tradicionais é um deles. Prático e moderno.

Incentivar a participação de todos e, principalmente, ouvir as sugestões, pode trazer mais eficiência para a Gestão de Contas e contribuir para o clima organizacional.

Pesquise fornecedores e negocie constantemente

Vivemos tempos em que a concorrência é grande, qualificada e acirrada em todos os segmentos de mercado e os negócios digitais possibilitaram esse cenário com um custo mais baixo.

O setor de telefonia e dados é o melhor exemplo, chegando a 30 bilhões de investimentos em 2018 para entregar os melhores serviços. Entre os efeitos, é comum vermos novos planos e promoções a todo instante e as empresas têm um poder de negociação maior, pelo volume e a garantia de adimplência.

Então, por que não tirar o melhor proveito? A dica aqui é simples e infelizmente muitas empresas não focam o suficiente: sempre pesquisar as condições do mercado.

É possível encontrar propostas melhores e ter moeda para discutir uma revisão com o fornecedor atual ou trocar e aumentar a economia. As condições atuais com cada fornecedor e o movimento do mercado devem morar na mesa do gestor.

Invista em alta tecnologia para a gestão de contas

Para gerir com qualidade as contas de uma organização, precisamos chegar no menor tempo possível à mais completa visibilidade do que gastamos, com clareza e riqueza de dados para decidirmos da melhor forma.

Velocidade, transparência e qualidade. São princípios para os quais é fundamental ter um sistema de alta performance, com recursos que possibilitem alcançá-los com segurança.

Soluções como o CM360 ITSM Facilities da NSB permitem que gestores e equipes trabalhem com dados confiáveis, em tempo real e com inúmeras visões para encontrar as causas de desperdícios.

A tecnologia é a grande aliada para controlar todos os custos e despesas, decidir mais rápido e melhor e ter mais tempo para o que realmente importa: conquistar clientes e fechar vendas!

Gestão de contas eficiente

Agora, a decisão por mais produtividade, menos custos e mais lucro é sua!

NSB é especialista em tecnologias que proporcionam visibilidade e maior performance financeira para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.

Venha nos conhecer e criar uma parceria para o seu sucesso!

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2020-02-26T10:47:20-03:00
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