Saiba como funciona a auditoria de faturas telefônicas nas empresas

Saiba como funciona a auditoria de faturas telefônicas nas empresas
Saiba como funciona a auditoria de faturas telefônicas nas empresas

O sistema de telecomunicações é uma parte indispensável em qualquer negócio. É o principal meio pelo qual você e seus funcionários estabelecem contato com clientes e representantes, seja por telefone, e-mail, internet móvel ou celular corporativo. Por outro lado, é quase impossível ter o controle de todas as operações e seus custos. Então, como garantir que as tarifas foram devidamente cobradas ou que os planos contratados estão sendo cumpridos? Uma auditoria de faturas telefônicas pode ser a solução para esse tipo de problema. Veja com a gente como funciona e de que maneira pode representar uma redução de custos.

Apesar de a privatização do ramo de telefonia ter gerado uma concorrência entre empresas, isso não se refletiu na melhoria dos serviços e preços oferecidos ao consumidor, seja ele físico ou jurídico. Elas são responsáveis por até 20% das reclamações diárias recebidas pelo Procon em todo o país, a maior taxa entre setores.

Por isso, é cada vez mais comum a contratação de negócios especializados em gestão e consultoria em telecom. Elas possuem a expertise em acompanhar e analisar os gastos a fim de gerenciar todas as despesas de telefonia de uma empresa (fixa, móvel e internet). Em média, é possível recuperar até 15% em valores cobrados indevidamente, sendo que, em alguns casos, podem chegar a receber um ressarcimento de 60%.

Isso é feito porque geralmente são feitas cobranças indevidas nas faturas telefônicas, com serviços que não foram realizados ou com tarifas acima do valor combinado em contrato. Além disso, mesmo com a mudança de planos a fim de reduzir tarifações ou cortar serviços que não são mais utilizados, os sistemas das empresas de telefonia podem ignorar a atualização e manter valores antigos – ou seja, mais altos.

E por que isso acontece? Você provavelmente recebeu uma ligação de um atendente de marketing de uma empresa de telefonia nos últimos dias. Apesar de o departamento de vendas ser agressivo, ele costuma ser mais ágil do que o setor de tarifação e contratos. Então, o plano pode ter sido adquirido, mas a atualização talvez tenha esbarrado em algum problema.

A consequência dessas falhas é conhecida: um gasto alto com serviços de telefonia e que terão impacto no fechamento mensal da sua empresa. E é exatamente nesse ponto em que a auditoria atua: identificação de divergências entre o que foi proposto e o que foi cobrado, ressarcimento de valores e aplicação efetiva do plano contratado.

Como é feita a auditoria

Quando a consultoria telecom é contratada, o primeiro passo está relacionado à gestão de contratos. Nesse ponto, é importante ressaltar que existem basicamente dois tipos. O primeiro é uma forma de negociação em que as empresas de telefonia oferecem planos padronizados, ou seja, que atendem a certa demanda das instituições, mas muito pouco personalizado. Apesar de ser mais simples, está sujeito a alguns erros de cobrança.

O segundo tipo de contrato oferece planos customizados, que atendem às necessidades pontuais de cada empresa. Geralmente, são negociações baseadas em maior número de detalhes de oferta de dados e minutos e tarifações específicas. Apesar de isso ser feito justamente para diminuir os gastos, também pode gerar falhas na geração da fatura telefônica.

Depois da análise contratual, é feita a auditoria das faturas telefônicas. As empresas de gestão em telecomunicação possuem sistemas desenvolvidos especialmente para automatizar o processo. Todas as contas recebidas são analisadas eletronicamente, de modo que cada uma das despesas seja analisada e documentada.

A partir da análise desses dados, um relatório é gerado apontando cada uma das inconsistências encontradas – mesmo as diferenças com valores de um centavo são aplicadas. Normalmente, as divergências se referem às cobranças fora do acordo com o que está em contrato ou relacionados a itens cancelados, alterados ou não contratados.

Nos casos em que a situação perdura há mais tempo, a empresa pode fazer uma auditoria retroativa. Contas já pagas (na maioria dos casos, até o período de dois anos) são analisadas a fim de reconhecer se elas foram cobradas de acordo com o contrato vigente à época. O levantamento das faturas pode abranger até os últimos 36 meses de cobrança. Esse é o prazo retroativo estabelecido pela Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) para contestação e reclamação de valores indevidos.

Com todos os dados em mãos, a empresa de gestão de telecomunicação realiza a contestação junto à instituição telefônica. Ela apresenta as informações do relatório e acompanha todo o processo até o final. O resultado mais comum desse processo é o ressarcimento dos valores cobrados indevidamente em até seis meses. Caso o serviço de telefonia não esteja de acordo ou se negue a pagar, ela pode ser acionada judicialmente.

Além das cobranças indevidas e das falhas de execução dos contratos, a auditoria pode realizar outros tipos de análises, como:

  • Comparação do plano atual com outros oferecidos pela mesma empresa de telefonia ou concorrentes, a fim de mostrar qual o mais vantajoso;
  • Identificação dos gastos por setor da empresa ou por meio utilizado (dados de internet, telefone corporativo), que pode avaliar quais deles precisam ser alterados;
  • Indicação da maneira mais eficiente de utilizar cada plano.

A auditoria em tarifas telefônicas é importante para todas as empresas que utilizam serviços de telefonia frequentemente ou possuem uma base de dados grande. Neste caso específico, o tráfego de informações pode estar comprometido por causa do pacote de dados em vigência – mais lento do que o atual, por exemplo.

Se a sua empresa nunca utilizou esse tipo de serviço, é uma oportunidade de otimizar a gestão de custos, evitando o desperdício de dinheiro e mantendo os gastos em dia. É importante que se faça a auditoria periodicamente, pois é muito difícil que uma única análise consiga zerar a taxa de erros e cobranças indevidas.

Vale ressaltar que qualquer empresa pode realizar uma auditoria por conta própria, mas esse processo geralmente é manual, toma muito tempo e certamente não vai apontar todos os erros. Ainda mais com o alto volume de ligações e dados, essa missão se torna impossível. Com apoio especializado, você tem respaldo e segurança em todas as etapas.

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2019-11-21T15:12:25-02:00