O que fazer com a economia gerada com os custos de Telefonia

Sua empresa conseguiu atingir um objetivo de grande importância na política de redução de custos: economizar com a Telefonia. É uma vitória que deve ser muito comemorada, pois estamos falando de um custo complexo, presente em toda a organização, com cuidados diferentes de acordo com a importância que ele tem em cada área e um volume grande de informação de difícil entendimento em contratos, planos e nas faturas.

Podemos alcançar ótimos resultados com a gestão de custos de Telefonia adotando medidas simples e eficientes, que independem do porte e do segmento da empresa.

As mais importantes são:

• Levantar e controlar o inventário de Telefonia;
• Revisar todos os planos de telefonia em relação ao perfil de cada funcionário;
• Renegociar os contratos com as operadoras;
• Analisar mensalmente as faturas;
• Instituir as normas de uso entre os funcionários;
• Levantar cobranças indevidas e reclamar junto às operadoras.

Essas ações garantem uma economia substancial, mas deixam você e seus gestores com a mesma dúvida: e agora, como ir mais além?

Existem algumas boas ideias para que os ganhos atuais sejam reinvestidos e gerem resultados maiores e permanentes, elevando o profissionalismo da gestão. Vamos falar de algumas delas.

1 – Acelerar a migração da empresa para a telefonia móvel

Como vimos entre as ações de redução de custos de Telefonia, os aparelhos móveis, em especial os smartphones, podem ajudar muito a economizar, por alguns motivos:

• A mobilidade é um grande diferencial para aumentar a disponibilidade e a velocidade de atendimento e de decisões de vários profissionais dentro das empresas – principalmente as equipes de vendas;
• As operadoras investem continuamente em expansão e melhorias tecnológicas para as redes móveis e, em contrapartida, o número de linhas fixas vem caindo anualmente.
• A versatilidade dos smartphones é um ponto forte, com ferramentas que reduzem o consumo de ligações tradicionais – navegação na internet, aplicativos de áudio, vídeo e mensagens instantâneas.

Com a crescente relevância da telefonia móvel em todos os negócios, aumentar a presença dela em sua empresa pode ser uma vantagem competitiva para atender o mercado com mais agilidade e um custo progressivamente menor.

2 – Reavaliar os planos de telefonia fixa e móvel

Parece uma contradição que, depois de todo um planejamento de redução de custos, você faça uma revisão de upgrade dos planos.

Porém, o motivo para isso está justamente nas faturas: as intermináveis cobranças extras por serviços não incluídos nos planos contratados.

Se o serviço está se tornando necessário e frequente para o funcionário, é o momento de incluí-lo em um plano que fique mais em conta do que as cobranças extras. Ou seja: é um gasto novo e fixo que elimina os gastos variáveis e sempre imprevisíveis, principalmente nos valores.

Além disso, é um trabalho contínuo de melhoria também no sinal contrário: a concorrência acirrada entre as operadoras está sempre criando planos melhores e de custo mais baixo.

3 – Investir em um Tarifador Telefônico

Mesmo com os bons resultados de redução de custos, sabemos como é difícil monitorar o consumo de cada linha fixa para entender erros de uso – contra a política da empresa – ou necessidades especiais.

Como saber se ainda há potencial de economia? Uma ótima dica é contar com um Tarifador Telefônico, um sistema que é interligado ao PABX da empresa e instalado em computadores onde o consumo de cada linha fixa pode ser monitorado em tempo real.

O gestor poderá verificar a origem e o destino, o tipo de tarifação, a duração e o custo de cada ligação e avaliar se existe cobrança indevida da operadora, se o plano atual está bem dimensionado e se há erro de conduta do usuário.

Com o Tarifador Telefônico, sua empresa toma decisões mais rápidas e impede custos indesejados.

4 – Contratar uma consultoria em Telecom

Certamente você está aplicando uma série de ações efetivas – todas ou parte das que abordamos neste artigo – e obtendo uma boa redução de custos de Telefonia.

É um motivo de satisfação transformar custos em rentabilidade. E sabemos que economizar é algo onde nunca se esgotam as possibilidades.

Porém, nem sempre temos, dentro da organização, o conhecimento que pode ajudar a dar um novo passo e uma ajuda profissional com grande experiência em diversos projetos idênticos ao da sua empresa, pode aumentar os resultados.

Uma Consultoria em Telecom pode ser essa parceria na busca de mais soluções, algumas pouco conhecidas, outras com alguma complexidade e possui a metodologia e o planejamento certos para fazer acontecer.

Um dos processos de grande retorno financeiro dentro de um projeto de consultoria é a auditoria de faturas, recuperando cobranças indevidas das operadoras.

A Consultoria em Telecom estuda profundamente o seu negócio, mapeia as reais necessidades e os pontos onde há potencial de redução e aponta o projeto mais assertivo, com medidas que trarão ganhos permanentes.

5 – Você já tem um sistema de gestão de Telefonia?

Apenas com as medidas certeiras que sua empresa tomou até agora, foi possível perceber que ela precisa visualizar e controlar corretamente a cadeia de processos que gera os gastos de Telefonia, não é mesmo?

A gestão se desdobra em estratégias, procedimentos, políticas e métricas para ativos, contratos, planos, histórico de gastos, revisão de faturas e investimentos. Mas como reunir tantas informações, geradas por várias fontes e sem usar planilhas sujeitas à prioridade e o cuidado de cada setor?

É possível automatizar a gestão de toda essa informação? Sim. Para isso, é essencial investir em uma ferramenta como o ITSM CM360 TEM da NSB, construída para entender a linguagem e as necessidades da gestão de Telefonia.

Ela reúne a facilidade de uso – sendo um sistema web – com a riqueza de dados distribuídos em diversos módulos e visões e relatórios de alta qualidade que vão ajudar na tomada de decisões na administração de um custo tão estratégico para os seus negócios

Como vimos nesse artigo, o trabalho estruturado de gestão de Telefonia pode ir mais além, criando um processo contínuo onde a economia gerada em um momento se transforma em mais redução de gastos com melhorias na qualidade dos serviços.

A NSB é especialista em apresentar resultados e tecnologias que dão visibilidade e proporcionam maior performance de gestão para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.

Quer conhecer as boas ideias da NSB para esta gestão? Marque uma reunião e leve a gestão da sua empresa a um nível mais alto.

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