Segurança e eficiência: como automatizar a gestão de telecom?

A automatização da gestão de telecom é altamente necessária e ajuda a sua empresa na redução de custos. Quer saber como? Então confira o que separamos para você.

As despesas telefônicas ainda são as principais preocupações de boa parte das empresas, mas, nos tempos atuais, com a tecnologia presente em todos os lugares, é possível reverter essa situação.

Custos em excesso e cobranças impróprias são fatores que contribuem para a redução das chances de economizar em uma empresa, resultando em riscos e dificuldades na administração do próprio sistema de telecomunicações. É importante ressaltar que o contato e o relacionamento entre a empresa e o cliente é fundamental, e por essa razão, a redução de custos e o aumento da produtividade devem ser executados de maneira automatizada.

A automatização da gestão de telecom é um serviço eficaz e seguro. Além de contar com a inclusão automática de dados, trata-se de uma solução completa, capaz de realizar avaliações necessárias para o controle dos gastos, bem como a indicação de dissoluções de economia.

Atualmente, as corporações vêm buscando o serviço da automatização da gestão telecom. Um dos principais motivos é diminuir a perda de tempo com o cadastramento de ramais, retrabalho e linhas, a cada vez que precisarem incluir um novo dado no programa de administração.

Também se pode citar como operação que ocasiona uma alta demanda de trabalho a geração de fatores, que em determinadas companhias, passam por vários departamentos. Esse é um método executado para controlar os valores. Quando esse não está em perfeita ordem, a fatura corre o risco de se perder em determinados setores da corporação, criando uma preocupação extra para o profissional responsável, além da cobrança de multas e taxas de telefonia.

Com isso, percebe-se que a tecnologia se faz cada vez mais presente e participativa nas empresas, tornando-se uma grande aliada de gestão de custos e de suporte às tomadas de decisões, criando um diferencial no mercado. No entanto, para que a gestão de telecom seja executada de forma bem-sucedida, é imprescindível fazer uso de equipamentos de alta qualidade, que apresentem todas as funcionalidades necessárias, bem como o suporte adequado.

Automatizando a gestão de telecom

A seguir, confira sete dicas para a sua empresa diminuir os gastos com gestão de telecom e assegurar definitivamente que isso não seja um problema no seu negócio.

1. Ordene seu inventário: O passo inicial no processo de redução de custos é realizar um inventário que contenha as linhas totais, móveis e fixas, disponíveis na sua companhia. O objetivo neste caso é elaborar um cenário geral, para que posteriormente seja ordenado e compreendido quanto cada departamento consome com o serviço de telefonia.

2. Pague apenas pelo que você deve: Pode ser que os valores das suas contas mensais não estejam certos. Isso se dá ao fato de que a maioria das faturas eletrônicas acaba fazendo a cobranças erroneamente. Se você não utilizar um software próprio ou o suporte de uma companhia especializada em gestão de telecom, você jamais descobrirá isso. Sendo assim, a contratação de uma firma para o controle de gastos de telecom representa uma grande economia no fim do mês.

3. O bom uso do celular corporativo: Outra questão muito importante relacionada à economia dos gastos calculados no fim do mês é o celular corporativo. Embora seja de grande importância, é válido ressaltar que seus colaboradores não precisam de aparelhos caros.

Ou seja, a compra de um telefone corporativo caro exclusivo para uso comercial é completamente desnecessária. Invista em modelos simples, visto que a utilização do aparelho é, basicamente, para a realização e recebimento de ligações, envio e troca de mensagens e uso de softwares específicos.

4. Co-billing: Outro fator que impacta as despesas no fim do mês são os custos extras da empresa (conhecidos como Co-billing), que ocorre, por exemplo, quando seus funcionários possuem celulares de operadoras distintas ao da companhia. Quando é necessário ligar para um dos colaboradores, a empresa pode gastar mais pela simples razão de ser para uma operadora diferente da qual se está fazendo a ligação. Portanto, obter chips para ligações, de todas as operadoras, é uma boa maneira de diminuir os gastos.

5. Estabelecendo regras no uso de telefonia: Toda empresa deve conter regras, em todos os departamentos. Quando não existem normas e campanhas voltadas à educação do uso das linhas telefônicas isso pode ser visto por alguns colaboradores como um benefício a ser desfrutado.

Com isso, alguns funcionários fazem uso da telefonia para efetuar ligações pessoais . Essa situação só pode ser revertida com a criação de regras, campanhas e conscientização. É importante esclarecer que não se trata de punição ao empregado, mas conscientizar a respeito do impacto que esse tipo de uso do telefone pode acarretar às despesas da empresa. Essa ação também é importante na percepção de quais departamentos da companhia estão fazendo uso incorreto dos serviços telefônicos.

6. Busque um plano de telefonia adequado: Um equívoco comum entre as empresas está em pagar por planos inadequados ao seu negócio – e consequentemente, mais caros.

É comum acreditar que os planos mais caros oferecem mais benefícios. Em teoria, isso é fato. No entanto, estas vantagens acabam não compensando, se tal bonificação não é utilizada pela companhia.

7. Invista em serviços especializados na gestão de telecomunicações: De todas as medidas que a empresa pode utilizar para reduzir os custos de telefonia , a principal é o investimento no serviço de empresas especializadas na gestão de telecomunicações.

A NSBé uma companhia especialista no desenvolvimento de soluções e recursos que automatizam e oferecem maior performance para o seu negócio, seja para efetuar a gestão de telecomunicações ou para administrar e suportar o setor de TI.

O serviço possibilita que o administrador da rede de telefonia tenha total controle sobre cada ligação efetuada na empresa, além de poder acompanhar a performance em tempo real.

Se a sua empresa está em busca da economia nas despesas de telecomunicações, entre em contato com a NSB e agende uma reunião conosco!

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