Por que o controle e o planejamento do orçamento telefônico são importantes para a sua empresa?

Gerir uma empresa, seja ela de qualquer ramo e porte, não é uma tarefa fácil. Para os empreendedores, a rentabilidade é um dos objetivos mais importantes como decorrência dos serviços ou produtos ofertados. Porém, além das ações de vendas, o orçamento de uma empresa influencia em todo resultado.

Apesar de ser uma área totalmente importante para a empresa, muitos gestores não dão a devida importância para a área de telefonia. Porém, todo negócio necessita se comunicar, entre os próprios funcionários, com seus clientes e com outras empresas relacionadas.

Essa falta de atenção por essa área acaba por gerar gastos desnecessários para a empresa, que tanto necessita desse serviço para suas operações. Por isso, é imprescindível que os escritórios contem com um planejamento do orçamento telefônico e uma gestão eficaz dessa área, para poder utilizar esse serviço com economia e sabedoria. Saiba mais sobre as melhores práticas de gestão em telecomunicações.

Para entender a importância dessa medida e como ela deve ser aplicada, separamos algumas dicas que podem ajudar sua empresa nesse orçamento. Confira!

Analise as necessidades da sua empresa

Antes de praticar o controle do orçamento telefônico, é preciso planejar esse serviço e definir como ele será aplicado em sua empresa. Assim, essa etapa visa estabelecer, anteriormente, quais serão as atividades a serem executadas, prevendo quais serão os recursos necessários para que elas aconteçam.

Analisar qual é a demanda da sua empresa é o primeiro passo. Para as que ainda irão implantar um sistema de telefonia, é preciso mensurar quais áreas mais irão necessitar de telefones, quantos serão necessários para toda a empresa e quantos profissionais irão usá-los.

Além disso, é preciso saber quais serão os tipos de ligações efetuadas pelos funcionários, se serão locais, nacionais ou internacionais. Isso irá ajudar a definir o plano ideal para as atividades.

Para as empresas que já consolidaram sua telefonia, é importante saber se os planos contratados estão suprindo as demandas, se estão sendo muito caros, se precisam de outro tipo de plano, quais setores mais necessitam desse serviço, entre outros aspectos de planejamento.

Analise seu orçamento total

Após definir quais são as necessidades do setor de telefonia, é preciso que os gestores, junto com as áreas administrativas e financeiras, analisem o orçamento geral da empresa para o ano. Para uma empresa que esteja sendo montada, é importante mensurar quanto ela irá dispor para investir na telefonia, tendo como base as necessidades prévias e em longo prazo desse serviço.

Para as consolidadas, também é preciso analisar o orçamento para o ano em questão, a fim de saber se os gastos com a telefonia estão sendo exorbitantes, quanto do orçamento ainda pode ser investido em novas tecnologias telefônicas, quanto está sendo gasto a mais do que o necessário para isso etc.

Escolha o plano certo

Como já mencionado anteriormente, a definição das necessidades da empresa e do orçamento disponível para esse investimento, é que irão servir de norte para a escolha do melhor plano e da operadora. É preciso verificar quais são as opções de planos oferecidas pelas empresas de telefonia e suas respectivas tarifas. Pesquise e solicite orçamentos para elas, explicando as necessidades de sua empresa naquele momento, e após isso, analise qual oferece melhores condições, tanto de serviços, como financeiras.

Sabendo se serão realizadas mais ligações locais, interurbanas ou internacionais, busque as operadoras que melhor ofertam nesse sentido, mesmo que não sejam no todo as mais baratas.

Outra questão importante, além do uso do telefone, é se você irá precisar de outros serviços que são oferecidos nos pacotes de telefonia, como internet, TV e identificador de chamadas, por exemplo. Muitas operadoras oferecem pacotes com todos os serviços e optar por eles, sem que todos sejam utilizados pela empresa, é um gasto totalmente desnecessário.

Estabeleça uma política de uso

Os gestores devem estabelecer, junto aos seus funcionários, como as ligações devem ser efetuadas, tendo como base o plano contratado. Um exemplo disso é firmar uma quantidade fixa por dia para ligações interurbanas, por exemplo, uma margem para ligações pessoais, entre outras medidas.

Tanto para os telefonemas fixos, quanto para os móveis, é importantíssimo haver uma política de uso e monitorar sua aplicabilidade. Ao adotar um software de gestão telefônica, será possível avaliar as ligações feitas e analisar as que não estão seguindo as regras estipuladas.

Controle a telefonia

Esse é o momento em que a tecnologia mais se alia ao empresário no setor de telefonia e quando o controle do orçamento mais se aplica. Uma medida que consegue ajudar é adotar um tarifador telefônico, que é essencial para o controle. Um tarifador de chamadas é um software que gerencia as ligações recebidas e realizadas, por meio de uma PABX.

É possível organizar e gerir os custos de cada ligação, dividir os custos e rateá-los por setores e unidades da empresa, saber o tempo que cada ligação durou, quais setores mais realizaram ligações num dia, entre outras funcionalidades. Isso ajuda o empresário a controlar todos os gastos e tomar decisões necessárias.

Além disso, é possível realizar a auditoria da telefonia. Geralmente, as empresas de telefonia cometem erros nas cobranças das faturas mensais. Com o tarifador é possível auditar e analisar se a cobrança está errada ou não. Com automatização desse controle, que antes era feito através de planilhas e edições manuais nas mesmas, permite-se uma melhor precisão dos dados.

O Optmize TEM — Telecom Expense Management, software criado pela NSB, realiza essa função analítica completa para você. Saiba mais.

Outro benefício é analisar se o que está sendo oferecido pela operadora, de fato, está sendo cumprido. Por exemplo: você contratou um plano, onde as ligações locais seriam gratuitas entre telefones fixos. Caso haja alguma cobrança a mais na conta, é possível perceber.

Encontre opções mais econômicas

Para que você possa economizar ainda mais e tenha um melhor orçamento para ser direcionado para outras funcionalidades telefônicas, é possível implementar tecnologias mais em conta que funcionam para a comunicação, como é o caso do sistema VOIP (Voice over Internet Protocol).

Ele transforma chamadas de voz em dados, possibilitando que ligações internas e externas, sejam feitas utilizando o Internet Protocal (IP). A ligação ocorre normalmente, mas o VOIP a faz pela internet, o que é muito mais barato.

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