7 dicas para economizar com custos de Telecom evitando despesas desnecessárias

7 dicas para economizar com custos de Telecom evitando despesas desnecessárias
7 dicas para economizar com custos de Telecom evitando despesas desnecessárias

Um dos custos mais complexos e difíceis de gerenciar em um negócio, sem dúvidas, é o de Telecom. Muitas informações, contratos com grandes empresas do mercado, uma linguagem técnica que mais atrapalha do que ajuda e um tipo de despesa que está em todos os cantos Da organização. Como reduzir os custos atuais? Existem medidas simples que podem contribuir para otimizar a sua conta de Telecom. Vamos falar de algumas delas.

Aparelhos, linhas, planos, contratos, franquias, produtos e uma despesa pulverizada por toda a empresa: quantas vezes parece impossível reduzir os gastos com Telefonia no seu negócio?

Sabemos que, na hora de montar orçamentos anuais, os custos de Telecom são previstos com base no histórico e assim apenas perpetuamos gastos em excessos que não sabemos como combater e perdemos oportunidades de economizar mais.

Porém, algumas ações para a redução de custos com Telecom podem dar resultados imediatos e muito bons e trazer uma motivação para aprofundar ainda mais o controle.

Vamos falar de 7 dicas para economizar com custos de Telecom evitando despesas desnecessárias no seu negócio.

1 – Revisar periodicamente os planos de telefonia e de dados

Os custos de Telefonia e Dados são diários e constantes e estão sujeitos a toda a dinâmica dos negócios da empresa. Mais vendedores para atender o crescimento de vendas, uma nova filial demandando ligações a distância e uma série de outros fatos.

Tantas mudanças exigem mudanças nos planos para que algumas linhas atendem necessidades sem cair no gasto dos itens excedentes que custam muito caro. Reveja periodicamente se cada plano está atendendo a necessidade do usuário da linha. Muitas vezes o aumento do plano representa uma economia maior do que manter o gasto em excesso acontecendo mensalmente.

Outra forma de ter estes números de perto é definir que serviços e franquias que cada colaborador tem direito e solicitar que ele controle mensalmente, para que você faça uma análise trimestral ou semestral, conforme a sua estrutura – e delegando, claro, este acompanhamento aos gestores de área.

2 – Otimizar o uso das linhas e aparelhos existentes

Á medida que precisamos de novas linhas e aparelhos para novos funcionários, o ativo da empresa cresce, mas o que fazemos com as linhas ociosas?

É importante termos sempre uma visão de inventário que mostre as linhas ociosas para, quando possível, realoca-las para outros colaboradores ou devolver as linhas para as operadoras e cessar os gastos com elas.

Quanto aos aparelhos, podemos avaliar se têm condições de reuso futuro – neste caso o controle é ainda mais importante – ou fazer uma venda de ativos.

3 – Instituir as Boas Práticas da Telecom na empresa

A alta direção da empresa pode ter em mente que a gestão de custos com Telecom precisa ser implementada e gerar economia porque existem espaços para isso.

É bastante saudável, mas não terá  efeito desejado se não for compartilhada como Política com os colaboradores. É importante que eles vejam na gestão de Telecom uma forma perene de administração dos custos e não apenas uma medida de emergência – que muitas vezes acontece quando as contas não fecham.

O ideal é instituir as Boas Práticas da Telecom para que todos participem de alguma forma e, assim, a economia vai acontecer de forma sistêmica, provocando um efeito positivo nos resultados – que devem ser publicados.

Algumas medidas são: horários limites para ligações internacionais, uso maior de tecnologias para substituir ligações, comunicar quando o aparelho/linha deixar de ser usado, controlar o próprio consumo e gerir o próprio plano – se ele está com superestimado ou precisando de upgrade.

4 – Pesquisar fornecedores e renegociar contratos

O setor de Telecom é um dos mais competitivos entre as empresas. São grandes corporações, com custos de operação muito elevados e que precisam fechar contratos a todo instante. Portanto, sua empresa é um cliente de alto interesse para elas.

Então é o momento de fazer uma boa gestão de contratos e capitalizar nas negociações – mas compare com cuidado o que cada uma oferece em termos de cobertura com as suas reais necessidades, do contrário os excedentes vão aparecer na conta.

Exceto se condições para um contrato de longo prazo forem realmente boas, procure contratos de duração menor para que você possa usufruir da concorrência com mais frequência – sabemos que os preços mudam a todo tempo – sem correr o risco de uma multa de rescisão.

5 – Orientar o uso de tecnologias para reduzir custos

As inovações tecnológicas estão literalmente ao alcance da mão para aplicar em um celular corporativo e reduzirmos custos de Telecom. E também colocam a sua empresa na modernidade da forma de comunicação com os clientes e parceiros.

Hoje é possível usar as plataformas de VoIP – transmissão de voz na forma de dado – como o Skype e o Whatsapp, o que representa uma queda acentuada nos gastos com ligações tradicionais. Além disto, a troca de mensagens instantâneas pelo Whatsapp também pode substituir as ligações.

Outra tecnologia que pode reduzir muito os custos de Telecom é o uso de e-mails para todos os assuntos possíveis. Além da economia, ele também é uma forma de documentar o andamento dos assuntos.

6 – Adotar a comunicação digital com os clientes

Este é outro aspecto do mundo tecnológico que pode reduzir muito os custos de Telecom: o investimento nos canais digitas de comunicação com os clientes – site, blog e redes sociais.

Hoje em dia os consumidores estão muito ativos nas redes sociais, conectados o dia todo e isto ajuda muito na divulgação de notícias, conteúdos, atendimento de clientes em postagens de rede social, comentários no blog e página de FAQ no site.

Tudo isto não só reduz o custo de telefonia ativa aos clientes, mas também coloca a sua empresa em uma imagem de modernidade e engajamento com as novas mídias e linguagens que contribui positivamente para o seu negócio.

7 – Implementar um sistema de gestão de Telecom

Como pudemos ver em algumas das nossas dicas, os gastos com Telecom geram uma quantidade muito grande de informações que precisam ser concentrados de uma forma que você e seus gestores possam interpretar e tomar as ações necessárias.

Muitas empresas ainda usam a Telefonia de forma descentralizada, o que perde eficiência pois cada departamento tem necessidades e dificuldades diferentes. Ter um sistema de gestão de custos onde todo o processo pode ser visto por diferentes ângulos é um excelente passo rumo à melhor administração destes custos e gerar resultados ainda mais significativos.

Essas são algumas das medidas que seu negócio deve adotar para reduzir gastos com Telecom. Como podemos ver, são simples. Mas ainda parece complexo para começar?

É natural, mas você pode contar com uma Consultoria em Telecom como a NSB, que tem a experiência e profissionais altamente qualificados para entender as suas questões e propor as soluções.

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2018-12-16T14:49:44+00:00