Como a tecnologia em gestão de telecom pode deixar sua empresa mais produtiva

O controle dos gastos com telefonia em empresas sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, não é fácil de ser praticado. Principalmente para as empresas maiores, gerenciar cobranças telefônicas muitas vezes é um desafio, uma vez que o fluxo de telefonemas fixos e celulares corporativos é muito intenso e, geralmente, os gestores não dão a importância devida que esses gastos merecem.

Além disso, muitas operadoras telefônicas acabam errando nas cobranças mensais, o que acaba por gerar gastos desnecessários e injustos para a empresa. Por isso, as soluções de gestão de telefonia devem ser incorporadas para uma administração correta, nesse sentido e para gerar economia.

Essa gestão tem como objetivo principal reduzir os custos com telefonia de uma empresa. Apesar de não ser a maior despesa financeira de um negócio, os gastos com telefonia podem ser reduzidos de maneira rápida, graças a uma gestão inteligente.

Como iniciar uma boa gestão?

Para dar início a esse processo, os gestores e a equipe responsável pela manutenção dos telefones, devem se fazer algumas perguntas básicas. Saber qual é a real demanda telefônica da empresa, se todos os funcionários usam o telefone ou apenas os que lidam diretamente com fornecedores ou clientes, se a empresa entra em contanto constantemente com outros estados e até mesmo países, se as tarifas e planos usados atualmente são mesmo os mais em conta no momento, entre outras questões.

Após respondê-las é possível ter um panorama da realidade da empresa para começar a traçar um plano de gestão telefônica efetivo. E para reduzir os custos de fato, é necessário fazer uma coleta de dados, com um controle de todos os gastos com telefonemas da empresa, de maneira sempre atualizada.

É necessário começar pela coleta, identificação, análise e organização das faturas e contratos realizados de telefonia fixa, móvel e todos os pagamentos realizados pelos clientes para os fornecedores de telecomunicações. Atualmente, existem algumas ferramentas de gestão telefônica que são essenciais para que a redução de custos ocorra mais facilmente. É o caso do tarifador telefônico e dos softwares de gestão e consultoria em telecom.

Tarifador telefônico

Um sistema de tarifador telefônico é essencial para o controle das chamadas de telefone fixo realizadas na empresa. Ele faz a coleta dos bilhetes que a central gera, registrando todas as ligações realizadas durante o dia e de onde elas foram realizadas, permitindo para a área responsável e para os gestores, saber de quais setores vêm os principais gastos telefônicos da empresa e em quais é mais necessário o uso do mesmo.

Além disso, todas as informações registradas pelo tarifador podem ser acessadas a qualquer momento, para se ter um balanço da conta a ser paga no mês seguinte, para poder analisar se haverá quebra de limites de ligação, ou se está ocorrendo algum abuso do uso, por parte dos funcionários.

Outro detalhe importante oferecido pelo tarifador é a revisão e auditoria na gestão de contratos. A auditoria é possível graças a esse sistema, no qual se consegue “bater” os dados registrados no tarifador, com a tarifa cobrada pela empresa de telefonia.

A partir desse controle, é possível também que as empresas revejam os contratos estabelecidos com as empresas, adequando-os ou mudando os pacotes para atender suas demandas corretamente. Muitas empresas acabam pagando por um plano, que acaba nem sendo utilizado por inteiro, gerando um gasto desnecessário.

Quando constatada irregularidades junto às telefonias, as mesmas podem ser contestadas através de uma Auditoria Retroativa, buscando o ressarcimento dos valores pagos indevidamente pela empresa e/ou que estejam em desacordo com o contratado.

Aliado à economia gerada pelo tarifador, a gestão consegue estabelecer normas para o gasto e adotar políticas de uso da telefonia. A partir do momento em que não há regras estabelecidas para o uso telefônico, existe a possibilidade de “abusos” serem cometidos pelos funcionários quanto ao uso do telefone no ambiente de trabalho para usos pessoais.

Saiba mais sobre como gerir corretamente esse setor em nosso artigo.

Muitas vezes, isso ocorre até de maneira não proposital, uma vez que muitos funcionários não têm a dimensão de quanto o gasto telefônico é relevante para a empresa. Por isso, estabelecer regras quanto ao tempo limite de uso, e a definição que esse é apenas para fins de trabalho, muitas vezes torna-se necessário.

A implantação de um sistema como esse, tem um retorno rápido. O investimento gasto em sua implantação é quase sempre pago em um tempo curto. Em casos de sucesso, é possível reduzir o valor da conta telefônica em mais de 50%.

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Softwares de gestão em telecom

Antes, o uso de planilhas para o controle da telefonia era comum nas empresas. De maneira maçante e arcaica, o uso das planilhas era manual, o que abria margem ao erro de dados inseridos; era mais trabalho para o funcionário responsável; e o custo também acabava sendo mais alto, uma vez que era preciso um ou mais funcionários focados nisso.

Atualmente, os softwares de gestão em telecom TEM (Telecom Expense Management), são as alternativas para essa questão. Aliados ao uso eficiente dos tarifadores é possível realizar a inserção automática dos dados de faturas e inventário, gerar relatórios e gráficos, e fazer as devidas análises necessárias para controlar e ratear o consumo para indicar soluções de economia.

Com o uso desses softwares, as faturas em formato digital, conseguem ser analisadas e são gerados gráficos relatórios mensais. O controle dos custos com telefonia é facilitado, pois todas as informações estão dispostas num mesmo local, evitando erros de cálculo e de inserção de números incorretos em planilhas.

A economia, como já mencionado, é o resultado principal da implantação desses softwares, uma vez que o gasto com o mesmo é apenas em sua implantação e manutenção quando necessário. Com as planilhas antigas, era necessário pagar todo mês um funcionário apenas para esse controle telefônico.

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